Oceny pracownicze - tworzenie ankiety

Opracowała: Marta Pogorzelska

Narzędzie służące do dokonania oceny pracowniczej bywa nazywane zamiennie ankietą, arkuszem lub kwestionariuszem oceny. Niezależnie od przyjętej nazwy jest to zwykle zestaw pytań lub stwierdzeń na temat działań pracowników w ściśle określonym zakresie. Osoba dokonująca oceny musi odpowiedzieć na pytania lub ustosunkować się do każdego ze stwierdzeń. W poniższym komentarzu przybliżymy temat konstruowania ankiety.

Po przemyśleniu wprowadzenia systemu ocen pracowniczych jednym z pierwszych zadań będzie właśnie przygotowanie ankiety oceniającej. Ma ona na celu zebranie informacji o zachowaniu i działaniach każdego z pracowników. Przygotowanie ankiety jest zadaniem trudnym, ale też bardzo istotnym w procesie oceniania. Ankieta jest bowiem głównym źródłem wiedzy na temat pracownika i jedynym dokumentem archiwizującym stan obecny.

Przed stworzeniem ankiety należy przemyśleć kilka związanych z nią kwestii, takich jak jej funkcje, cele i ewentualne trudności towarzyszące jej konstruowaniu i przeprowadzaniu procesu oceny.

Funkcje ankiety oceniającej:

- zebranie maksymalnie obiektywnych i miarodajnych informacji na temat pracy i zachowań ocenianego
- zwiększenie w pracownikach poczucia, że przełożony interesuje się ich pracą
- zwiększenie samoświadomości pracowników dotyczącej ich działań zawodowych

Cele ankiety

- dokonanie bezstronnej, obiektywnej oceny pracy każdego z ocenianych
- zmotywowanie pracowników do lepszej (w rozumieniu potrzeb placówki) pracy
- określenie planu zmian w przyszłości

Tworzenie ankiety i przygotowanie procesu oceny pracowniczej

Proces przygotowania ocen pracowniczych możemy podzielić na następujące etapy:

1. decyzja o tym, kto opracuje ankietę oceniającą
2. określenie obszarów poddawanych ocenie
3. opracowanie kryteriów oceny
4. wybranie metody
5. skonstruowanie ankiety
6. opracowanie logistyki procesu oceny

1. Wybór osób do przygotowania ankiety

Dyrektor nie powinien przygotowywać ankiety w pojedynkę. Pomimo bowiem całej swojej wiedzy i doświadczenia może być mu ciężko uniknąć częstych w takiej sytuacji błędów, takich jak niejednoznaczne formułowanie pytań czy nieprawidłowe określenie kryteriów oceny. Oczywiście - powinien aktywnie uczestniczyć w opracowaniu ankiety i mieć moc decyzyjną.

Jeśli w placówce jest zatrudniona osoba posiadająca wiedzę z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, w tym, między innymi, przeprowadzania ocen pracowniczych, to ona powinna nadzorować przygotowanie ankiety. Jednak również w tym przypadku powinna ona współpracować zarówno z dyrektorem, jak i pozostałymi pracownikami szkoły.

W sytuacji, gdy takiej osoby w placówce nie ma i niemożliwe jest opracowanie ankiety wspólnie z całym zespołem, warto wytypować do tego zadania kilka (3-4) osób spośród pracowników. Przede wszystkim, powinny to być osoby cieszące się zaufaniem współpracowników i przełożonego. Warto też by były to osoby, które już wcześniej wykazały się troską o realizację celów szkoły a także obiektywizmem. Oczywiście, ich udział w przygotowaniu ankiety musi być dobrowolny.

Główną zasadą tworzenia zespołu do pracy nad ankietą jest zróżnicowanie jego członków pod względem płci, wieku, stażu pracy, podejścia do pracy, stanowiska w szkole. Powinniśmy dbać, by każda z ewentualnych grup pracowniczych w naszej placówce miała w zespole reprezentanta zwracającego uwagę na aspekty istotne dla tej grupy.

2. Określenie obszarów do oceny

Rozpoczynając ten etap tworzenia systemu ocen musimy przygotować zestawienie celów szkoły wraz z możliwymi sposobami ich osiągnięcia, ale tylko tymi, które zależą od naszych pracowników.

Można to opisać w formie tabeli (w treści hipotetyczne przykłady):