Zarządzenie nr ............................. Dyrektora Przedszkola .............................................................. w ......................................................................... z dnia ...................................... w sprawie wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w ......................................................................... Na podstawie art. 68 ust. 1 pkt 1 i 7 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. 2026 r. poz. 820 ze zm.), art. 6 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.) zarządza się, co następuje: § 1 Przedmiot zarządzenia 1. Wdraża się system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwany dalej EZD, służący do wykonywania czynności kancelaryjnych, rejestrowania korespondencji, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. 2. Czynności związane z obsługą kancelaryjną, administracyjną, archiwalną i systemową wykonują dyrektor oraz wicedyrektor w zakresie określonym niniejszym zarządzeniem. 3. System EZD stosuje się z uwzględnieniem obowiązującej w przedszkolu instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej, przepisów o ochronie danych osobowych oraz zasad bezpieczeństwa informacji. § 2 Sposób dokumentowania spraw 1. System EZD stanowi podstawowe narzędzie wspomagające wykonywanie czynności kancelaryjnych w przedszkolu, w szczególności w zakresie rejestracji przesyłek wpływających i wychodzących, dekretacji, prowadzenia spraw, akceptacji pism, tworzenia rejestrów oraz wyszukiwania dokumentacji. 2. W przypadku przyjęcia systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, akta spraw prowadzi się w postaci elektronicznej, z wyjątkiem spraw lub dokumentów, dla których przepisy szczególne wymagają postaci papierowej albo które dyrektor wskaże jako prowadzone tradycyjnie. 3. W przypadku przyjęcia systemu tradycyjnego jako podstawowego sposobu dokumentowania spraw, system EZD stosuje się jako narzędzie wspomagające obieg dokumentacji, rejestrację korespondencji, dekretację, monitorowanie terminów oraz przygotowywanie pism. 4. W systemie tradycyjnym mogą być prowadzone w szczególności sprawy, dla których przepisy wymagają prowadzenia dokumentacji papierowej, dokumentacja kadrowa i płacowa prowadzona przez właściwą jednostkę obsługującą, dokumentacja finansowo-księgowa prowadzona poza przedszkolem oraz dokumenty, których pełne odwzorowanie cyfrowe jest niemożliwe albo niecelowe ze względu na format, objętość lub szczególne wymagania prawne. 5. O kwalifikacji sprawy do prowadzenia poza systemem EZD albo w sposób mieszany decyduje dyrektor, odnotowując tę informację w systemie EZD lub w aktach sprawy. § 3 Podział zadań 1. Dyrektor przedszkola odpowiada za organizację pracy kancelaryjnej oraz nadzór nad prawidłowym postępowaniem z dokumentacją. 2. Dyrektor wykonuje w szczególności zadania administratora systemu EZD, koordynatora czynności kancelaryjnych oraz osoby nadzorującej archiwizację dokumentacji, za wyjątkiem przypadków, gdy odrębnym upoważnieniem powierzy część tych czynności wicedyrektorowi. 3. Wicedyrektor wykonuje czynności punktu kancelaryjnego i kancelarzysty, w szczególności przyjmuje korespondencję, dokonuje jej rejestracji w systemie EZD, wykonuje odwzorowania cyfrowe, przekazuje dokumenty dyrektorowi do dekretacji, prowadzi składy chronologiczne oraz wspiera użytkowników systemu. 4. W przypadku nieobecności dyrektora jego zadania w zakresie bieżącej obsługi systemu EZD i czynności kancelaryjnych wykonuje wicedyrektor, w granicach posiadanych upoważnień. 5. Podział zadań między dyrektorem a wicedyrektorem wskazany jest w załączniku do niniejszego zarządzenia. § 4 Obsługa korespondencji 1. Korespondencję wpływającą do przedszkola, niezależnie od sposobu doręczenia, przyjmują dyrektor lub wicedyrektor. 2. Przesyłki wpływające rejestruje się w systemie EZD niezwłocznie po ich przyjęciu, nadając im właściwy identyfikator, opisując podstawowe metadane oraz dołączając odwzorowanie cyfrowe, o ile nie zachodzą przesłanki wyłączenia z odwzorowania. 3. Przesyłki papierowe po odwzorowaniu cyfrowym odkłada się do składu chronologicznego, prowadzonego przez wicedyrektora lub dyrektora w miejscu zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych. 4. Korespondencję wychodzącą przygotowuje prowadzący sprawę, a zatwierdzają i podpisują dyrektor albo osoba przez niego upoważniona. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzi się w systemie EZD. § 5 Uprawnienia i bezpieczeństwo 1. Dostęp do systemu EZD przysługuje wyłącznie osobom upoważnionym przez dyrektora, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych obowiązków. 2. Dyrektor nadaje, zmienia i odbiera uprawnienia użytkowników systemu EZD oraz prowadzi ewidencję osób upoważnionych do pracy w systemie. 3. Użytkownicy systemu EZD są zobowiązani do zachowania poufności danych, ochrony haseł, wylogowywania się z systemu po zakończeniu pracy oraz nieudostępniania dokumentacji osobom nieuprawnionym. 4. Dokumentacja zawierająca dane osobowe przetwarzana jest zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych dokumentacją ochrony danych obowiązującą w przedszkolu oraz zasadą minimalizacji dostępu. § 6 Skład chronologiczny i dokumentacja papierowa 1. Dla przesyłek papierowych odwzorowanych cyfrowo prowadzi się skład chronologiczny, z podziałem co najmniej na dokumentację wpływającą i wychodzącą, chyba że przyjęta organizacja pracy wymaga dalszego podziału. 2. Skład chronologiczny prowadzi wicedyrektor, a w razie jego nieobecności dyrektor. 3. Dokumentację przechowuje się w sposób zapewniający jej kompletność, integralność, czytelność, ochronę przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych. § 7 Postępowanie w przypadku awarii 1. W przypadku awarii systemu EZD, sieci teleinformatycznej, urządzeń skanujących lub braku zasilania dyrektor albo wicedyrektor prowadzą niezbędne czynności kancelaryjne w sposób zastępczy, zapewniający ciągłość pracy przedszkola. 2. Dyrektor lub wicedyrektor odnotowują czas rozpoczęcia awarii oraz zakres utrudnień. 3. Korespondencję przyjmuje się i zabezpiecza w sposób tradycyjny, nadając jej tymczasowe oznaczenie. 4. 4. Niezwłocznie po przywróceniu działania systemu dane z dokumentacji zastępczej wprowadza się do systemu EZD. 5. Dokumenty wprowadzone po awarii oznacza się tak, aby możliwe było ustalenie rzeczywistej daty wpływu lub wysyłki. 6. Informację o awarii i sposobie jej usunięcia przechowuje dyrektor. 7. Po usunięciu awarii dokumenty i informacje zarejestrowane w sposób zastępczy wprowadza się niezwłocznie do systemu EZD z zachowaniem kolejności wpływu i właściwych metadanych. § 8 Szkolenie i obowiązki użytkowników 1. Dyrektor zapewnia zapoznanie wicedyrektora oraz innych osób wykonujących czynności w systemie EZD z zasadami pracy w systemie, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji oraz postępowania z dokumentacją. 2. Każda osoba korzystająca z systemu EZD jest zobowiązana do wykonywania czynności zgodnie z nadanymi uprawnieniami, instrukcjami wewnętrznymi oraz poleceniami dyrektora. § 9 Postanowienia końcowe 1. Zarządzenie podlega podaniu do wiadomości osób wykonujących czynności kancelaryjne i administracyjne w przedszkolu. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem .................................. (podpis dyrektora) Załącznik do Zarządzenie nr ....................... Podział czynności dyrektora i wicedyrektora Funkcja/czynność Osoba odpowiedzialna Zakres odpowiedzialności Kierownik podmiotu Dyrektor Organizacja i nadzór nad wdrożeniem EZD, zatwierdzanie zasad pracy, podejmowanie rozstrzygnięć Punkt kancelaryjny Wicedyrektor, a w razie potrzeby dyrektor Przyjmowanie, rejestrowanie, skanowanie i przekazywanie korespondencji Administrator systemu EZD Dyrektor lub upoważniony wicedyrektor Nadawanie i odbieranie uprawnień, kontakt z dostawcą systemu, reagowanie na problemy techniczne Koordynator czynności kancelaryjnych Dyrektor Nadzór nad prawidłowym doborem klas JRWA, zakładaniem spraw i kompletnością akt Archiwista / osoba prowadząca skład chronologiczny Wicedyrektor, a w razie potrzeby dyrektor Prowadzenie składu chronologicznego, zabezpieczenie dokumentacji papierowej, przygotowanie dokumentacji do archiwizacji