Załącznik do Regulaminu Informacja o przetwarzaniu danych osobowych uczestników imprezy w związku z festynem organizowanym w dniu ............................ przez Przedszkole ....................................... w ........................................... Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), Przedszkole ....................................... w ..........................................., zwane dalej Organizatorem i Administratorem danych osobowych, przekazuje poniższe informacje. 1. Administrator danych osobowych, inspektor ochrony danych i dane kontaktowe: 1) administratorem Państwa danych osobowych jest Przedszkole ....................................... w ............................................ z siedzibą w ............................................................, przy ul. ................................................; tel.: ...................................., e-mail: .......................... (mogą być też współadministratorzy, np. przedszkole i firma prowadząca salę zabaw), 2) Organizator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym mogą Państwo nawiązać kontakt poprzez: tel.: ........................................, e-mail: ................................................. (funkcję taką może pełnić przedszkolny inspektor ochrony danych). 2. Zakres, cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Organizator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe. Zakres, cele i podstawę prawną przetwarzania danych osobowych przedstawiono w poniższej tabeli. Cele przetwarzania danych osobowych przez Organizatora (ogólny i szczegółowe) Podstawa prawna przetwarzania Kategorie danych osobowych(przykłady podane na potrzeby wzoru) Wymóg podania danych osobowych Okres przechowywania/termin usunięcia danych Zapewnienie bezpieczeństwa podczas imprezy za pomocą monitoringu W przypadku przedszkoli publicznych będzie to art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z art. 108a Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe: na terenie przeznaczonym na imprezę zainstalowano monitoring wizyjny jako niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników oraz ochrony mienia. Teren monitorowany oznaczono tablicami informacyjnymi rozmieszczonymi na terenie obiektu. Monitoringiem objęto udostępnione uczestnikom pomieszczenia przedszkola, za wyjątkiem toalet, szatni i przebieralni oraz cały teren między budynkiem przedszkola a ogrodzeniem. W przypadku przedszkoli niepublicznych najczęściej będzie to art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes ADO polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa zakładu pracy, tj. przedszkola, i ochrony mienia, w związku z art. 222 Kodeksu pracy. Jednocześnie przeprowadzono, zgodnie z RODO, test równowagi wskazujący na to, że prawa i wolności osób monitorowanych nie są nadrzędne wobec prawnie uzasadnionego interesu ADO Wizerunek bez głosu Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym (art. 108a Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe), a przebywanie na terenie objętym monitoringiem wiąże się z automatycznym przetwarzaniem wizerunku. Konsekwencje niepodania danych osobowych oznaczają brak możliwości wejścia na teren imprezy. W przedszkolu prywatnym przebywanie na objętym monitoringiem terenie imprezy jest dobrowolne, ale osoba, która nie zamierza przebywać w strefie monitorowanej, nie może uczestniczyć w wydarzeniu na tym terenie Trzy miesiące od dnia nagrania. W przedszkolu prywatnym: trzy miesiące od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Organizator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten zostanie przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania Promocja przedszkola poprzez nagrywanie, rejestrowanie i publikację zdjęć oraz filmów z imprezy Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 81 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – zgoda osoby, której dane dotyczą, w tym zgoda opiekuna prawnego dziecka (np. zgody na tego typu działanie zebrano od zainteresowanych na etapie zapisu do przedszkola). Przetwarzanie wizerunku nie dotyczy osób, które nie wyraziły i nie zamierzają wyrazić takiej zgody lub też taką zgodę wycofają podczas imprezy i po jej zakończeniu Wizerunek i głos Podanie danych jest dobrowolne. Uprzednio udzieloną zgodę można wycofać Do czasu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą. W przypadku braku wycofania zgody Organizator będzie przetwarzał dane osobowe na swojej stronie internetowej (.........................) najpóźniej przez okres (np. trzech lat) od dnia zakończenia imprezy Organizacja konkursów i zabaw, za wyjątkiem loterii fantowej Art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda osoby, której dane dotyczą, w tym zgoda opiekuna prawnego dziecka (np. zgody na tego typu działanie zebrano od zainteresowanych na etapie zapisu do przedszkola). Jednocześnie przetwarzanie danych nie dotyczy osób, które nie wyraziły i nie zamierzają wyrazić takiej zgody lub też taką zgodę wycofają podczas imprezy i po jej zakończeniu Imię i nazwisko dziecka oraz opiekuna, grupa przedszkolna Podanie danych jest dobrowolne. Uprzednio udzieloną zgodę można wycofać Do czasu zakończenia imprezy Organizacja loterii fantowej Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: konieczność zawarcia i wykonania umowy o udział w loterii fantowej Imię i nazwisko uczestnika, data urodzenia Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w loterii Do czasu zakończenia imprezy Rozliczenie loterii fantowej Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1a, 20 ust. 5–7 Ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych: wypełnienie przez Organizatora obowiązku prawnego w zakresie prowadzenia ewidencji wypłaconych/wydanych wygranych Tylko w odniesieniu do zwycięzcy loterii – imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – adres zamieszkania, datę urodzenia i obywatelstwo Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do odebrania wygranej Organizator ma obowiązek przechowywać dane w ewidencji przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uzyskano wygraną lub nastąpiła jej wypłata (wydanie) W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. 3. Odbiorcy danych i inne podmioty: 1) odbiorcy danych: wśród odbiorców danych znajdą się podmioty, którym ADO zlecił utrwalenie materiału fotograficznego oraz audiowizualnego (np. zakład fotograficzny). Ważne! Zapis ten nie ma zastosowania, jeśli fotografią i nagrywaniem zajmie się pracownik przedszkola, który nie jest odbiorcą danych, 2) inne podmioty: Organizator może przekazywać dane osobowe także podmiotom, które zgodnie z przepisami nie są „odbiorcami danych”, tj. organom publicznym, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem unijnym lub krajowym. Takimi podmiotami będą zwłaszcza organy ścigania oraz sądy, a w związku z organizowaną loterią fantową – dyrektorzy izb skarbowych. Dane osobowe Organizator przekaże także podmiotom nie uznawanym przez RODO za odbiorców danych, tj. podmiotom działającym z jego upoważnienia, w jego imieniu i na jego polecenie wewnątrz jego struktury organizacyjnej. Do przetwarzania danych Organizator dopuszcza jednak wyłącznie osoby, którym nadał pisemne upoważnienie do takich czynności. 4. Obowiązek podania danych Dla każdego celu przetwarzania informacje o obowiązku podania danych zamieszczono w tabeli (pkt 2 niniejszej informacji). 5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie Państwa dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. 6. Przekazywanie danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych Organizator nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych do państw trzecich, tj. państw innych niż państwa członkowskie UE, Islandia, Norwegia lub Liechtenstein, ani do organizacji międzynarodowej. 7. Prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą Na podstawie i z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 15–22 RODO przysługuje Państwu: 1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, 2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych, 3) prawo do usunięcia danych osobowych, 4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, 5) prawo do przenoszenia danych, 6) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, 7) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w którego realizacji pomóc mogą zwłaszcza instrukcje zamieszczone pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/526/2464. Prawa opisane w pkt 1–6 można zrealizować przez (np. kontakt z inspektorem ochrony danych / skierowanie wniosku na adres e-mail Organizatora). Państwa uprawnienia wymienione w powyższym punkcie mogą podlegać ograniczeniom przewidzianym w przepisach, np. w RODO, które przewidują szereg rozpatrywanych indywidualnie wyjątków co do realnej możliwości ich dochodzenia. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z Organizatorem pod .............................. .......................................................................................................................................................