STAN PRAWNY NA 4 MARCA 2026

Rozliczanie dotacji oświatowych udzielonych niesamorządowym szkołom następuje zgodnie z postanowieniami uchwały podjętej przez organ stanowiący jednostki samorządu, która dotuje daną szkołę. Podstawą prawną do podjęcia tej uchwały jest art. 38 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, który w ust. 1 określa, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego ustala w drodze uchwały tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania.

Uchwała organu stanowiącego jednostki samorządu

Uchwała określa zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania, termin przekazania informacji o liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, uczniów objętych branżowym szkoleniem zawodowym lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych oraz termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.

Na podstawie art. 38 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych organ prowadzący ma zatem określić:

• tryb udzielania dotacji,
• tryb rozliczania dotacji,
• tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania,
• zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji,
• zakres danych, które powinny być zawarte w rozliczeniu wykorzystania dotacji,
• termin przekazania informacji o liczbie dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków,
• termin przekazania informacji o liczbie uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.

Zwrócić tu również należy uwagę na art. 33 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, zgodnie z którym dotacje są przekazywane pod warunkiem, że:

1) organ prowadzący przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego, szkołę oraz placówkę przekaże organowi dotującemu informację o planowanej liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych nie później niż do 30 września roku bazowego,

2) przedszkole, inna forma wychowania przedszkolnego, szkoła oraz placówka, o której mowa w art. 2 pkt 6–8 Ustawy Prawo oświatowe, przekażą dane do systemu informacji oświatowej według stanu na 15 czerwca roku bazowego oraz na 30 września roku bazowego.

W Wyroku z dnia 29 października 2025 r. WSA w Poznaniu zauważył, że „(…) dotację przekazuje się co miesiąc, a więc z zasady tej wynika konieczność comiesięcznego informowania o liczbie uczniów. Jednocześnie, skoro ustawa przyznaje organom odpowiednich jednostek samorządu terytorialnego kompetencje w zakresie ustalania trybu udzielania i rozliczania dotacji oraz kontroli prawidłowości wykorzystania przyznanych dotacji, to organ jednostki samorządu terytorialnego musi być wyposażony w takie uprawnienia, które zapewnią mu skuteczne i odpowiadające celom ustawy wykonywanie kompetencji. Upoważniając organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego do określenia trybu udzielania i rozliczania dotacji, ustawodawca pozostawił tym organom taki margines swobody regulacyjnej, który jest konieczny dla stworzenia przepisów gwarantujących prawidłowe udzielanie dotacji i skuteczną kontrolę, nieograniczającą przy tym w sposób niedozwolony praw beneficjentów dotacji”.

Z kolei NSA w Wyroku z dnia 10 stycznia 2025 r. stwierdził, że „(…) z przepisu art. 38 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych wynika delegacja kompetencyjna dla organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego w zakresie tego, by w drodze uchwały ustalał tryb udzielania i rozliczania dotacji. Niewątpliwie organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może uregulować w uchwale inne kwestie niż podstawa obliczania dotacji i zakres danych zawartych we wniosku o udzielenie dotacji, jednakże przedmiotem regulacji może być wyłącznie tryb udzielania i rozliczania dotacji. Ustawodawca w omawianym przepisie upoważnił organ jednostki samorządu terytorialnego do określenia jedynie w sposób techniczny zakresu danych, które wniosek musi zawierać. Organ wykonujący kompetencję prawodawczą jest obowiązany działać ściśle w granicach tego upoważnienia. Komentowany przepis nie daje uprawnienia do wskazywania w uchwale dodatkowych kryteriów czy też zmian zasad obliczania dotacji, jak i regulowania tego, co zostało już uregulowane ustawowo, modyfikowania ustawowych zasad ustalania i udzielania dotacji, czy też do wychodzenia poza zakres upoważnienia ustawowego. Uchwała powinna nadto uwzględniać istniejący stan prawny, a także brać pod uwagę istotę dotacji i jej charakter”.

Uchwała reguluje zatem również zasady rozliczania pobranej dotacji. Przykładowo może wskazywać, że osoba prowadząca niesamorządową szkołę składa rozliczenie z pobrania i wykorzystania otrzymanej dotacji w roku ubiegłym w terminie do 15 stycznia roku następującego po roku udzielenia dotacji. Uchwała powinna też wskazywać wzór rozliczenia. Wzór ten może przykładowo wymagać podania kwoty dotacji otrzymanej oraz dotacji wykorzystanej i niewykorzystanej w roku rozliczeniowym. Do rozliczenia dotacji wymagane jest także podanie poszczególnych kategorii wydatków dotowanej szkoły, a zatem wydatków na wynagrodzenia dyrektora i pracowników, wynajem pomieszczeń, wydatków na media, zakup pomocy dydaktycznych itd.

Wydatki, które muszą być wskazane w rozliczeniu dotacji, wynikają z treści art. 35 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych