STAN PRAWNY NA 1 GRUDNIA 2025

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w szkole jest jednym z elementów systemu nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy w instytucjach publicznych. Choć szkoły kojarzą się głównie z nauczaniem i wychowaniem, to z prawnego punktu widzenia są również pracodawcami w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, a więc podlegają takim samym zasadom, jak inne zakłady pracy.

W praktyce oznacza to, że dyrektor szkoły – oprócz funkcji pedagogicznych i organizacyjnych – pełni też funkcję kierownika zakładu pracy, odpowiedzialnego za przestrzeganie przepisów prawa pracy, zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz rzetelne prowadzenie dokumentacji kadrowej.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) jest organem powołanym do nadzoru i kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. Jej działalność reguluje Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: Ustawa). Zgodnie z art. 10 ust. 1 Ustawy inspekcja nadzoruje i kontroluje przestrzeganie prawa pracy, w tym przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Oznacza to, że kontrola może dotyczyć zarówno spraw kadrowych, jak i BHP.

Warto podkreślić, że PIP nie działa wyłącznie po to, by karać. Jednym z jej celów jest także wspieranie pracodawców w przestrzeganiu prawa poprzez doradztwo, szkolenia i upowszechnianie wiedzy o bezpiecznych warunkach pracy. W wielu przypadkach inspektorzy PIP-u, oprócz przeprowadzania kontroli, udzielają dyrektorom szkół wskazówek, jak poprawić organizację pracy lub dokumentację. Z tego względu kontrola PIP-u może być potraktowana jako okazja do usprawnienia funkcjonowania placówki.

Z punktu widzenia dyrektora szkoły warto wiedzieć, że PIP kontroluje nie tylko duże przedsiębiorstwa czy urzędy, ale także placówki oświatowe każdego szczebla – od przedszkoli po szkoły ponadpodstawowe. W ostatnich latach inspektorzy coraz częściej interesują się właśnie sektorem edukacji, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa pracy nauczycieli, czasu pracy, dokumentacji kadrowej oraz ochrony zdrowia pracowników.

PIP działa w sposób niezależny, a jej inspektorzy mają status funkcjonariuszy publicznych. Wszelkie czynności kontrolne są prowadzone na podstawie upoważnienia oraz w granicach przepisów prawa. Warto też wiedzieć, że inspekcja współpracuje z innymi instytucjami – np. z kuratoriami oświaty, sanepidem, Państwową Strażą Pożarną czy ZUS-em – wymieniając informacje i podejmując wspólne działania w zakresie bezpieczeństwa pracy i przestrzegania prawa.

Ważne!
PIP nie kontroluje procesu nauczania – to rola kuratora. Inspekcja sprawdza wyłącznie kwestie zatrudnienia, wynagrodzeń, bezpieczeństwa i warunków pracy.

Zakres kontroli

Podstawowym aktem prawnym regulującym działalność PIP-u jest wspomniana Ustawa, która określa zadania, kompetencje oraz sposób działania inspektorów, a także prawa i obowiązki kontrolowanych podmiotów. Warto zwrócić uwagę, że szkoła jako pracodawca publiczny ma dodatkowe obowiązki wynikające z przepisów szczególnych, takich jak Karta nauczyciela, Prawo oświatowe czy Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny w szkołach i placówkach. Inspektor PIP-u, prowadząc kontrolę, może powoływać się również na te akty, ponieważ są one integralną częścią systemu prawa pracy w sektorze oświaty.

Zgodnie z art. 1 Ustawy do zadań PIP-u należą nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a więc: przepisów o stosunku pracy, wynagrodzeniach, czasie pracy, urlopach, a także zatrudnieniu osób na podstawie umów cywilnoprawnych. Inspekcja sprawdza też legalność zatrudnienia oraz wykonuje działania prewencyjne i edukacyjne.

W odniesieniu do szkół zakres ten obejmuje kilka głównych obszarów. Pierwszym z nich jest sprawdzenie przestrzegania przepisów dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia nauczycieli oraz pracowników obsługi. Inspektor weryfikuje, czy nauczyciele są zatrudnieni na właściwych podstawach prawnych, pracownicy niepedagogiczni mają prawidłowo określone obowiązki oraz czy nie dochodzi do nadużywania umów cywilnoprawnych. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą stanowić nawet wykroczenie – według art. 281 § 1 pkt 1 k.p. – w sytuacji, gdy nawiązywane zobowiązanie posiada cechy stosunku pracy, a zawarta została np. umowa-zlecenie. Przykładowo, w Wyroku SN z dnia 18 maja 2023 r. (II PSKP 25/22) sąd przypomniał, że o rodzaju umowy decyduje faktyczny sposób wykonywania obowiązków, a nie jej tytuł. Jeśli nauczyciel pełni obowiązki pod nadzorem dyrektora, w określonym miejscu i czasie, to jest to stosunek pracy. 

Natomiast w zakresie wypłaty wynagrodzenia istotny jest przepis art. 85 § 1 k.p., który nakazuje terminową wypłatę wynagrodzenia. Szczególne znaczenie ma także Karta nauczyciela, która określa zasady wynagradzania, czas pracy i uprawnienia nauczycieli. Inspektor PIP-u, analizując dokumentację kadrową, często sprawdza, czy nauczycielom prawidłowo naliczane są dodatki, np. motywacyjny, funkcyjny lub za wychowawstwo. W przypadku pracowników niepedagogicznych kontroluje się zgodność wynagrodzenia z przepisami Rozporządzenia RM w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

Kontrole obejmują także ewidencję czasu pracy, plan lekcji i grafiki. W przypadku nauczycieli inspektorzy często analizują zgodność z Kartą nauczyciela, zwłaszcza w zakresie godzin ponadwymiarowych i dyżurów. Stosownie do art. 42 ust. 2 pkt 2 KN liczba godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych nie może przekraczać tygodniowego obowiązkowego wymiaru.

Inspektor może również sprawdzać warunki pracy w salach lekcyjnych, pomieszczeniach socjalnych i technicznych, stan urządzeń, dróg ewakuacyjnych, oświetlenia, wentylacji i wyposażenia stanowisk pracy. PIP zwraca uwagę nie tylko na formalną zgodność z przepisami, ale i na realne warunki pracy — w tym na ergonomię stanowisk i ryzyko zawodowe. Według art. 207 § 2 k.p. pracodawca ma obowiązek reagować na każde zagrożenie. W orzecznictwie podkreśla się, że nawet drobne zaniedbania mogą skutkować odpowiedzialnością. W Wyroku SN z dnia 19 września 2023 r. (II PK 31/22) wskazano, że brak reakcji na zgłoszenia o zagrożeniu życia pracowników jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracodawcy.

Jednym z nowych kierunków kontroli w szkołach jest przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji. Na podstawie art. 94³ k.p. dyrektor szkoły jako pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać takim zjawiskom i prowadzić działania zapobiegawcze, np. szkolenia, procedury zgłaszania nieprawidłowości czy powoływanie komisji antymobbingowych. Brak takich działań może być potraktowany jako naruszenie prawa pracy.

Podstawą wszelkich działań PIP-u jest ochrona praw pracowniczych oraz zapobieganie naruszeniom przepisów. W praktyce szkoły są kontrolowane nie tylko po zgłoszeniach, ale również w ramach planowych działań nadzorczych – PIP corocznie ustala priorytety kontroli w oświacie, często koncentrując się na bezpieczeństwie pracowników niepedagogicznych, legalności zatrudnienia czy przestrzeganiu przepisów BHP w kuchniach i pracowniach technicznych.

Przebieg kontroli PIP-u w szkole i uprawnienia inspektora

Dyrektorzy często pytają, czy PIP ma w ogóle prawo kontrolować szkołę, skoro oświata podlega kuratorowi, a nadzór pedagogiczny wykonuje organ oświatowy. Odpowiedź jest jednoznaczna: tak. PIP nie bada jakości kształcenia, lecz przestrzeganie prawa pracy – a więc zagadnienia kadrowe, organizacyjne i bezpieczeństwo pracy. W tym zakresie jej uprawnienia są niezależne od kuratorium czy organu prowadzącego.

Kontrola PIP-u w szkole to nie tylko rutynowa wizytacja, ale czynność o jasno określonym zakresie i uprawnieniach. Inspektor pracy to funkcjonariusz publiczny działający na podstawie Ustawy. Już w art. 23 tej Ustawy wskazano, że ma on prawo do swobodnego wstępu na teren każdego zakładu pracy, w tym szkoły, o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia i bez obowiązku wcześniejszego uzgodnienia terminu, okazując jedynie legitymację służbową.

Co więcej, zgodnie z art. 24 ust. 1 Ustawy inspektorzy mają prawo prowadzić kontrolę „w każdym czasie i bez uprzedzenia” (kontrola ad hoc). W praktyce oznacza to, że inspektor PIP-u może wejść do szkoły w trakcie lekcji, przerwy, a nawet po godzinach pracy, jeśli zachodzi potrzeba sprawdzenia bezpieczeństwa np. podczas zajęć pozalekcyjnych. 

Podczas kontroli inspektor ma prawo żądać wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników – umów o pracę, ewidencji czasu pracy, list płac, zaświadczeń o badaniach lekarskich, protokołów BHP, regulaminów i zarządzeń dyrektora. W szkołach inspektorzy często proszą również o dzienniki zajęć i harmonogramy dyżurów nauczycieli, aby sprawdzić, czy plan pracy nie narusza norm czasu pracy i odpoczynku określonych w art. 129–134 k.p.

Warto podkreślić, że dyrektor szkoły nie ma prawa odmówić okazania dokumentów. Artykuł 27 Ustawy zobowiązuje kontrolowanego do udostępnienia wszystkich żądanych akt, a także do udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień. Z kolei art. 283 § 2 pkt 8 k.p. przewiduje grzywnę za utrudnianie lub uniemożliwianie kontroli. 

Inspektor ma też prawo rozmawiać z pracownikami szkoły bez obecności dyrektora. Rozmowy te służą ustaleniu faktycznych warunków pracy i są chronione tajemnicą służbową. Pracownicy mają prawo mówić otwarcie, a dyrektor nie może w związku z tym wyciągać wobec nich żadnych konsekwencji. Podczas kontroli inspektor ma również prawo do przeprowadzania rozmów z pracownikami – zarówno nauczycielami, jak i obsługą szkoły – bez obecności dyrektora. Zasada ta wynika z art. 23 ust. 1 pkt 3 oraz art. 44 ust. 3 Ustawy