STAN PRAWNY NA 9 PAŹDZIERNIKA 2025

Szkoła kojarzy się przede wszystkim z nauką, ocenami, sprawdzianami i lekcjami. Ale to tylko jedna strona życia szkolnego. Drugą – równie ważną – są wydarzenia, które tworzą wspomnienia na całe życie. Studniówka, bal ósmoklasisty, uroczystości jubileuszowe, spotkania absolwentów czy nawet wieczory integracyjne nauczycieli – to chwile, które łączą ludzi, budują więzi i kształtują wizerunek szkoły w środowisku.

Organizacja takiej imprezy to jednak nie tylko dobór muzyki, dekoracji i menu. To proces, w którym trzeba pogodzić oczekiwania uczestników z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami bezpieczeństwa, a czasem również z ograniczeniami budżetowymi. Wymaga to wiedzy, dobrej komunikacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami i świadomości, kto i za co odpowiada, tak aby impreza okolicznościowa w szkole lub z udziałem szkoły była:

• bezpieczna – zarówno dla uczestników, jak i dla mienia szkoły,
• zgodna z prawem – żeby uniknąć kłopotów dla organizatorów,
• dobrze zorganizowana – z jasnym podziałem ról i obowiązków,
• zapamiętana pozytywnie – bez nieprzyjemnych incydentów.

Czym są imprezy okolicznościowe w środowisku szkolnym?

Pod pojęciem „imprezy okolicznościowe” w szkole kryje się wiele różnych form wydarzeń – od oficjalnych uroczystości, przez bale taneczne, po luźne spotkania integracyjne. Kluczem jest to, że nie są to zwykłe zajęcia dydaktyczne, ale wydarzenia specjalne, wymagające odrębnego przygotowania. Są to takie wydarzenia, jak:

• studniówka – tradycyjny bal dla uczniów ostatnich klas szkół średnich, organizowany ok. 100 dni przed maturą,
• bal ósmoklasisty – popularny w szkołach podstawowych, stanowi symboliczne pożegnanie z placówką,
• uroczystości jubileuszowe szkoły – np. 50-lecie istnienia, połączone często ze zjazdem absolwentów,
• spotkania absolwentów – mniej formalne, ale wciąż wymagające organizacji,
• imprezy integracyjne dla kadry – np. wigilia nauczycielska, piknik czy wyjazd szkoleniowy w formie rekreacyjnej.

Każdy z tych typów wydarzeń ma swoją specyfikę, inną listę uczestników i inny poziom formalności. Specyfika ta determinuje, jakie przepisy mają do danego wydarzenia zastosowanie, jakie dokumenty trzeba przygotować i jakie zasady bezpieczeństwa wdrożyć.

Podmioty odpowiedzialne za organizację wydarzeń szkolnych

Organizator – szkoła

Kwestia organizacji imprezy szkolnej oraz tego, kto pełni funkcję jej organizatora, jest kluczowa, ponieważ od tego zależy zakres odpowiedzialności oraz obowiązków zarówno szkoły, jak i innych podmiotów zaangażowanych w wydarzenie. Gdy organizatorem jest szkoła, formalnie reprezentowana przez dyrektora, ponosi ona pełną odpowiedzialność za przebieg imprezy, niezależnie od tego, czy odbywa się ona w budynku szkoły, czy poza nim. Dyrektor szkoły, działając na podstawie przepisów Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, w tym art. 68 ust. 1 pkt 6, może zawierać umowy z usługodawcami zewnętrznymi, takimi jak firmy cateringowe, firmy wynajmujące sprzęt lub obsługę techniczną, dbając jednocześnie o to, aby wszelkie świadczenia były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym dotyczącymi bezpieczeństwa i odpowiedzialności cywilnej.

Organizator – rada rodziców

Rada rodziców również działa na podstawie przepisów Prawa oświatowego oraz własnego regulaminu, który określa jej kompetencje. Jako organ społeczny o charakterze reprezentacyjnym i doradczym rada może samodzielnie organizować wydarzenia, pozyskiwać fundusze i podpisywać zobowiązania finansowe w ramach własnego budżetu (gromadzenie funduszy z dobrowolnych składek rodziców oraz innych źródeł – art. 84 ust. 6 Prawa oświatowego). Rada rodziców nie posiada jednak uprawnień do zawierania umów w imieniu szkoły.  Nie ma osobowości prawnej, co oznacza, że nie może być stroną umowy cywilnoprawnej ani reprezentować szkoły w czynnościach prawnych. Rada może jednak zawierać umowy we własnym imieniu dotyczące jej działalności statutowej, np. umowy o organizację wydarzeń, zbiórki funduszy czy współpracę z innymi organizacjami – pod warunkiem, że są one zgodne z regulaminem i nie wykraczają poza zakres jej kompetencji. 

W sytuacji, w której impreza organizowana jest przez radę rodziców, szkoła może udostępnić pomieszczenia lub sprzęt, ale odpowiedzialność formalna za przebieg imprezy i zobowiązania wobec usługodawców spoczywają na radzie. W przypadku organizacji imprezy w budynku szkoły warto zdecydować się na zawarcie umowy, np. użyczenia, pomiędzy dyrektorem szkoły a radą rodziców. 

Inni organizatorzy

Inne podmioty, takie jak stowarzyszenia absolwentów, lokalne fundacje czy firmy eventowe, także mogą organizować wydarzenia z wykorzystaniem infrastruktury szkoły – pod warunkiem zawarcia odpowiedniej umowy regulującej prawa i obowiązki stron. Umowa taka powinna określać zakres korzystania z pomieszczeń, odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników, warunki finansowe oraz zasady przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych. Możliwość wynajęcia budynku szkoły przez podmioty zewnętrzne wynika z przepisów Prawa oświatowego oraz Ustawy o finansach publicznych, które pozwalają jednostkom samorządu terytorialnego i ich jednostkom organizacyjnym na udostępnianie mienia publicznego na podstawie umowy cywilnoprawnej, przy zachowaniu zasad odpowiedzialności i bezpieczeństwa uczestników wydarzenia.

Rola samorządu uczniowskiego

Samorząd uczniowski, choć nie odpowiada prawnie za przebieg imprezy, może wnieść znaczący wkład w jej organizację – od proponowania pomysłów i motywów przewodnich, przez pomoc w wyborze muzyki i dekoracji, po udział w promocji wydarzenia. Takie zaangażowanie wzmacnia poczucie wspólnoty i integruje całą społeczność szkolną.

Odpowiedzialność organizatorów

Decyzja o miejscu organizacji imprezy ma strategiczne znaczenie, gdyż wpływa zarówno na koszty i logistykę, jak i na bezpieczeństwo uczestników. Organizacja w budynku szkoły pozwala korzystać ze znanego środowiska i eliminuje koszty wynajmu, jednak wiąże się z koniecznością przestrzegania rygorów BHP, zakazem spożywania alkoholu, ograniczeniami w dekoracjach oraz obowiązkiem utrzymania czystości. Organizacja w lokalu zewnętrznym umożliwia korzystanie z profesjonalnej obsługi, cateringu i lepszego zaplecza technicznego, ale ogranicza kontrolę nad otoczeniem i wymaga szczegółowego ustalenia odpowiedzialności za bezpieczeństwo uczestników.

Ważne!
Niezależnie od tego, czy szkoła jest głównym organizatorem imprezy, czy tylko udostępnia swój budynek, ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom wydarzenia, zarówno uczniom, jak i innym osobom uprawnionym do przebywania na terenie szkoły. Obowiązki te wynikają przede wszystkim z Prawa oświatowego (art. 68 ust. 1 pkt 6), które nakłada na dyrektora obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pobytu uczniów w czasie zajęć i wydarzeń organizowanych w szkole, a także z przepisów Kodeksu cywilnego dotyczących odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez osoby, nad którymi sprawuje się opiekę (art. 415 i nast.).

Zgodnie z tymi regulacjami dyrektor szkoły oraz nauczyciele pełniący funkcje opiekunów muszą dołożyć należytej staranności, aby zapobiec wszelkim zagrożeniom, wypadkom czy sytuacjom mogącym zagrażać zdrowiu uczestników. Obowiązek ten obejmuje m.in. kontrolę stanu technicznego pomieszczeń i sprzętu, zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad uczestnikami, organizację ewentualnych służb porządkowych oraz przygotowanie planu postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Dodatkowo, zgodnie z art. 207 Kodeksu pracy, szkoła odpowiada również za bezpieczeństwo nauczycieli i pracowników podczas pełnienia obowiązków służbowych związanych z organizacją imprezy. Warto też uwzględnić przepisy Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, jeśli wydarzenie ma charakter większego zgromadzenia publicznego, oraz regulacje Ustawy o ochronie przeciwpożarowej czy Rozporządzenia w sprawie BHP w szkołach