Rodzaje systemów kancelaryjnych i pism

Opracowały: Jolanta Smuniewska – wizytator Kuratorium Oświaty w Warszawie, nauczyciel akademicki WSSE w Gdańsku, wykładowca MSCDN w Ostrołęce i Siedlcach, Jolanta Milczuk-Walczewska – wizytator Kuratorium Oświaty w Warszawie, wykładowca MSCDN w Siedlcach

Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania szkoły ma obieg dokumentacji. Obieg pisma to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:

• przyjmowanie pism,
• rozdział i załatwianie pism,
• wysyłanie odpowiedzi.

W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności. W każdej jednostce organizacyjnej powinny być prowadzone analizy obiegu pism.