STAN PRAWNY NA 26 MARCA 2025

Zdarzają się w przedszkolu sytuacje, w których takie czynności, jak podpisywanie pism wychodzących z placówki, trzeba wykonać za dyrektora. Tymczasem instrukcja kancelaryjna obowiązująca w jednostce, regulująca tego rodzaju sprawy, nie musi wskazywać dokładnie, w jakich sytuacjach należy stosować oznaczenia typu „w zastępstwie” czy „z upoważnienia”. Czy obowiązujące prawo pozwala doprecyzować tę kwestię?

Zasady podpisywania pism wychodzących z przedszkola powinny zostać opisane w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w placówce. Wynika to z treści art. 6 ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, oraz dokumentacji nadsyłanej i składanej do placówki.

Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji jest również samorządowe przedszkole, a sposób wykonywania przywołanego zadania określa ust. 2 przedmiotowej regulacji, stosownie do którego kierownicy jednostek organizacyjnych, więc także dyrektorzy przedszkoli, w porozumieniu z naczelnym dyrektorem archiwów państwowych określają:

• instrukcję kancelaryjną wskazującą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
• sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), który określa klasy, według których w placówce grupuje się jednolicie (w systemie dziesiętnym) dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną (JRWA stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji),
• instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Instrukcja kancelaryjna jest zatem przyjmowana przez dyrektora danego przedszkola w porozumieniu z naczelnym dyrektorem archiwów państwowych. Ponieważ określa ona również zasady podpisywania pism wychodzących z przedszkola, powinna zawierać w tym zakresie stosowne regulacje. Kłopot w tym, że mogą one być zbyt ogólnikowe i brzmieć np. tak:

1. Pisma przedkłada się podpisującemu do podpisu w teczce „Do podpisu” w sposób i w terminach przez niego ustalonych.