Instrukcja kancelaryjna uwzględniająca e-Doręczenia – wzór Instrukcja kancelaryjna Szkoły ………………….……………… w …………………………… Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole ………………..………………………………….. (dalej „szkoła”) oraz reguluje postępowanie z dokumentacją: 1) od momentu wpływu dokumentacji do Szkoły w ………………….………….… lub powstania dokumentacji, 2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych. 2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w Systemie Zarządzania Dokumentami (dalej jako „system EZD”). Dyrektor szkoły, dalej „Dyrektor”, określa, który z systemów kancelaryjnych jest systemem podstawowym stosowanym do załatwiania spraw w jednostce. 3. W przypadku wskazania systemu EZD jako systemu podstawowego powrót do systemu tradycyjnego jest niedopuszczalny. 4. Dopuszczalne jest wskazanie przez Dyrektora wyjątków od podstawowego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. 5. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, w szczególności, jeżeli istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego systemu kancelaryjnego. 6. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków Dyrektora. 7. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych Dyrektor może wyznaczyć koordynatora czynności kancelaryjnych. § 2 1. W szkole obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt. 2. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta spraw, 2) nietworzącą akt spraw. 3. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 4. Znak sprawy zawiera następujące elementy: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej, 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw, 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 5. Dokumentację, o której mowa w ust. 2, mogą stanowić w szczególności: 1) niezamawiane przez szkołę oferty, które nie zostały wykorzystane, 2) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe, 3) listy obecności, 4) karty urlopowe, 5) dokumentacja magazynowa, 6) środki ewidencyjne archiwum zakładowego, 7) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych. § 3 Określenia użyte w instrukcji oznaczają: 1) akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma, 2) dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, 3) dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo, 4) komórka merytoryczna – komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie, 5) naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej, 6) pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników, 7) punkt kancelaryjny – oznacza sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek, w tym dokonywania e-doręczeń, 8) rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu albo rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport, 9) rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego podmiotu, 10) rejestr przesyłek wychodzących – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot; w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu, 11) rejestr pism wewnętrznych – raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu, 12) spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w szkole. § 4 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracując przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom. 2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy. Rozdział 2 Czynności kancelaryjne w systemie EZD § 5 1. Prowadzenie w systemie EZD dotyczy następujących czynności kancelaryjnych: 1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, 2) wykonywania dekretacji, 3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma, 4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD, 5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw. 2. Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych na podstawie posiadanego upoważnienia, tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych. 3. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności. § 6 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające. 2. Za rejestrowanie przesyłem wpływających na adres do doręczeń elektronicznych odpowiedzialny jest administrator skrzynki doręczeń. 3. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania. 4. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. 5. Metadane mogą być dodawane automatycznie. 6. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy. 7. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego. 8. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą: Lp. Nazwa elementu Sposób zapisu Wymagalność* Powtarzalność 1. Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym: Tak 1a Nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną Tekst Wymagane, jeżeli nie określono 1b Nie 1b Nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) Tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion Wymagane, jeżeli nie określono 1a Nie 2. Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym: Nie 2a Kod pocztowy Tekst Opcjonalne Nie 2b Miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) Tekst Wymagane Nie 2c Ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) Tekst Opcjonalne Nie 2d Budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) Tekst Opcjonalne Nie 2e Lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) Tekst Opcjonalne Nie 2f Skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym) Tekst Opcjonalne Nie 2g Kraj Tekst Wymagane Nie 2h e-mail (adres poczty elektronicznej) Tekst Opcjonalne Tak 3. Data widniejąca na piśmie Data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, np. tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana Wymagane Nie 4. Data nadania przesyłki Data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, np. tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana Opcjonalne Nie § 7 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie Dyrektora. 5. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata. 6. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma, 2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. § 8 1. Dyrektor określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny. 2. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. 3. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator. 4. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych. 5. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na: 1) rozmiar strony (np. A3 i większe), 2) dużą liczbę stron, 3) treść, formę lub postać. 6. W przypadkach, o których mowa w ust. 5, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tę przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki. 7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe: 1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty, 2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata, 3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę. 8. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych. 9. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego. 10. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone. 11. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych: Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna liczba bitów na piksel Zalecany format Kompresja Teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3 150 dpi 1 bit (czarno-białe) Wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF CCITT G4 lub inna bezstratna Rękopisy A4 do A3 200 dpi 8-bitowa skala szarości Wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF LZW lub inna bezstratna Fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno) 2500 pikseli na dłuższym boku 8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit JPG ł50% Teksty drukowane czarno-białe, mniejsze niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) 1 bit Wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF CCITT G4 lub inna bezstratna Rękopisy mniejsze niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) 8-bitowa skala szarości Wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF LZW lub inna bezstratna Materiały wielkoformatowe większe od A3 (np. plakaty, mapy) 200 dpi Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości JPG DJVU ł50% Teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**) 200 dpi 8 bit – kolor Wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF LZW lub inna bezstratna Fotografia kolorowa 2500 pikseli na dłuższym boku 24 bit – kolor JPG ł50% § 9 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane. 3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak, jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych. 4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (np. materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych. 5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują. 6. Dyrektor, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD. 7. Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie. 8. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego. 9. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego. 10. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane: 1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz 2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD. § 10 1. Po zakończeniu sprawy: 1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego, 2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych. 2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez: 1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu albo 2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy. § 11 1. Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD. 2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji. 3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. 4. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący. 5. System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego: 1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej: a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt, b) datę utworzenia raportu, c) oznaczenie komórki organizacyjnej, d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; 2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej: a) liczbę porządkową, b) kolejny numer sprawy, c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, g) datę wszczęcia sprawy, h) datę ostatecznego załatwienia sprawy, i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę, j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne. 6. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla: 1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych, 2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa. § 12 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. 3. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę: 1) sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz 2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD. § 13 1. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism włączonych do akt sprawy, w tym: 1) nadaje sprawie tytuł, 2) wpisuje do systemu EZD metadane dla przesyłek lub pism, jeżeli nie zostały określone automatycznie, 3) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, 4) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki. 2. Zestaw metadanych opisujących sprawę: Lp. Nazwa elementu Sposób zapisu Wymagalność* Powtarzalność 1. Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść Tak 1a Imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę Tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) Wymagane, jeżeli nie określono 1b Nie 1b Imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę Tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) Wymagane, jeżeli nie określono 1a Tak 2. Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) Data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, np. 1997-07-16T19:20:30 Wymagane Nie 3. Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika) Data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, np. 1997-07-16 Wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c Ustawy Nie 4. Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt) Zgodnie z zasadami określonymi w § 5 Wymagane Nie 5. Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (np. przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Warszawy na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości) Tekst Wymagane Nie 6. Dostęp – określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy) Możliwe wartości: publiczny – dostępny w całości, publiczny – dostępny częściowo, niepubliczny Wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c Ustawy Nie 7. Format Ustalona wartość „Multipart/Header-Set” Wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c Ustawy Nie 8. Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a Ustawy Ustalona wartość: Collection (nieuporządkowany zbiór danych) Wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c Ustawy Nie § 14 1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD. 2. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo. 3. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: 1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu, 2) ustnie, 3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma. 4. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez: 1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki, 2) podpisanie odręczne wydruku. 5. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną. 6. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane: 1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym, 2) przez punkt kancelaryjny, 3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń. 7. Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki: 1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (np. list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę, 2) przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu, 3) wysyłki za pomocą elektronicznej skrzynki doręczeń dokonuje administrator skrzynki. Rozdział 3 Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym § 15 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: 1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych, 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej, 3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 2. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające. 3. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania. 4. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej: 1) liczby porządkowej, 2) daty wpływu przesyłki do podmiotu, 3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki, 4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna, 5) daty widniejącej na przesyłce, 6) znaku występującego na przesyłce, 7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat, 8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, 9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne. 5. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia: 1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 4, 2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 4, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku, 3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 4. § 16 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. 3. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie Dyrektora § 17 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma, 2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. 2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. 3. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. 4. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata. 5. Przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem, 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c) pozostałe. 6. Przesyłki, o których mowa w ust. 5 pkt 1 i ust. 5 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 7. Przesyłki, o których mowa w ust. 5 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 8. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy. 9. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 10. Przesyłki, o których mowa w ust. 9 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 11. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 9 pkt 2, rejestruje się, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych. 12. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 13. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających. 14. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. 15. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. 16. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji. 17. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma, na jego pierwszej stronie. § 18 1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane: 1) odnoszące się do całego spisu: a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, b) oznaczenie komórki organizacyjnej, c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; 2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie: a) liczbę porządkową, b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, f) datę wszczęcia sprawy, g) datę ostatecznego załatwienia sprawy, h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. 2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. 3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki. 4. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 5. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa. 6. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę: 1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy, 2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy, 3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. § 19 1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności: 1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących, 2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, 3) pisma przesłane za pomocą telefaksu, 4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji oraz uwagi i adnotacje odnoszące się do projektów pism. 2. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: 1) w postaci papierowej albo 2) w postaci elektronicznej. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis i datę jego złożenia. 4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. 5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: 1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma, 2) ustnie. 6. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie mogą dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma. 7. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. 8. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej, 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). 9. Pisma są wysyłane przez punkt kancelaryjny. 10. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. 11. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy. § 20 1. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje: 1) liczbę porządkową, 2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu, 3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (np. urzędy gmin, szkoły podstawowe), 4) znak sprawy wysyłanego pisma, 5) sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP). 2. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana. 3. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów: 1) pełnej nazwy szkoły na środku u góry, 2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru sprawy, 3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej, 4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku, 5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce – rokiem najpóźniejszego pisma w teczce – pod tytułem, 6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi.