STAN PRAWNY NA 17 GRUDNIA 2024
Od 1 stycznia 2025 r. szkoły samorządowe mogą wprowadzić system doręczeń elektronicznych. Umożliwi to m.in. wymianę korespondencji z urzędami bez konieczności korzystania z papierowych dokumentów. Do zadań dyrektora szkoły należą uzupełnienie i złożenie wniosku o wpis do bazy adresów elektronicznych. Jak w praktyce spełnić ten obowiązek?
Wpis do bazy adresów elektronicznych
Zgodnie z treścią art. 4 Ustawy o doręczeniach elektronicznych podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Każda szkoła samorządowa (w Ustawie o doręczeniach elektronicznych nazywana podmiotem publicznym) ma obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Ważne!
Według art. 7 ww. Ustawy wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Szkoły korespondujące z podmiotem mającym adres wpisany do bazy adresów elektronicznych mają zatem obowiązek korzystania właśnie z tego adresu strony.
Jak złożyć wniosek o wpis do bazy adresów elektronicznych?
Stosownie do art. 11 utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następują:
- na podstawie wniosku lub
- automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego ds. informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 3a ust. 1 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym albo w art. 3 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
W przypadku szkół systemy teleinformatyczne, o których mowa w pkt 2 przywołanej regulacji, nie mają zastosowania z uwagi na fakt, że prowadzenie szkół (przedszkoli, innych placówek oświatowych) samorządowych nie stanowi działalności gospodarczej. Co za tym idzie, niezbędne jest złożenie wniosku.
Wniosek taki składa się w formie elektronicznej na stronie:
https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen.
Można też wpisać w wyszukiwarce frazę „wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych” i wybrać z uzyskanych wyników domenę rządową (gov.pl). Strona wymaga odpowiedzi na pytanie, jaki podmiot jest składającym wniosek i należy tu wskazać podmiot publiczny.
Ważne!
Ustawa dopuszcza kilka metod uwierzytelniania wniosku, w tym opatrzenie go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu publicznego lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku. Taką osobą uprawnioną do złożenia wniosku jest dyrektor szkoły. Składając wniosek, najprościej wykorzystać profil zaufany.
Zgodnie z art. 12 ust. 2 Ustawy o doręczeniach elektronicznych wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla podmiotu publicznego zawiera następujące dane:
- nazwę, pod którą dany podmiot działa – czyli nazwę szkoły,
- numer identyfikacyjny REGON,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- siedzibę i adres,
- adres do korespondencji,
- imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, adres jego poczty elektronicznej oraz numer PESEL.
