STAN PRAWNY NA 4 LISTOPADA 2024

Dyrektor przedszkola przyjmuje instrukcję kancelaryjną obowiązującą w placówce, którą kieruje, w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Jakie kroki może poczynić w sytuacji, gdy w ramach realizacji tej procedury nie otrzyma odpowiedzi ze strony archiwum?

Instrukcja kancelaryjna wśród podstawowych dokumentów placówki            

Samorządowe przedszkola są zobowiązane do przyjmowania instrukcji kancelaryjnej na podstawie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sama instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad postępowania z dokumentami wpływającymi do jednostki i powstającymi w niej, określających m.in.:

• zasady wykonywania czynności kancelaryjnych (np. to, jak postępować z pismami wpływającymi do jednostki, jak dokonywać niezbędnej dekretacji, kto otrzymuje daną sprawę i jakie są zasady podpisywania pism, ich numerowania – czynności te składają się na system kancelaryjny obowiązujący w przedszkolu),
• sposób postępowania z dokumentami papierowymi i elektronicznymi,
• system wykonywania czynności kancelaryjnych w zależności od przyjętego przez dyrektora podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu – może to być system tradycyjny, czyli papierowy, lub elektroniczny (EZD),
• zasady sporządzania odwzorowań cyfrowych.

Obowiązujące przepisy Rozporządzenia PRM z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, czyli aktu wykonawczego do Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, nie mają bezpośredniego zastosowania do samorządowych przedszkoli, więc i określona przepisami tego Rozporządzenia instrukcja nie może być stosowana wprost. Jednakże nic nie stoi na przeszkodzie, aby własną instrukcję wzorować właśnie na akcie określonym tym Rozporządzeniem. Nowością, jaką w momencie jego przyjmowania wprowadzał on do systemu kancelaryjnego, było wykonywanie czynności kancelaryjnych za pomocą systemu EZD. Jest to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Pozwala on na zachowanie jednolitości dokumentacji, w przypadku gdy np. prowadzona jest ona częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej. Taką jednolitość można osiągnąć wówczas albo przez zamianę postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną (wykonywanie odwzorowań cyfrowych), albo przez zamianę postaci elektronicznej na papierową (drukowanie).