Regulamin kontroli zarządczej (szkoła publiczna) Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.) wprowadza się w Szkole ....................................... Nr .......... w ....................................................... Regulamin kontroli zarządczej. Postanowienia ogólne § 1 Niniejszy regulamin określa sposób organizacji i zasady przeprowadzania kontroli zarządczej w Publicznej Szkole nr .......... w .......................................... § 2 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów oraz zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest dostarczenie racjonalnego zapewnienia realizacji celów w następujących obszarach: 1) zgodności działalności szkoły z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania szkoły, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 2. Standardy kontroli zarządczej odnoszą się do: 1) środowiska wewnętrznego (przestrzegania wartości etycznych, kompetencji zawodowych, struktury organizacyjnej, delegowania uprawnień), 2) celów i zarządzania ryzykiem (misja, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko), 3) mechanizmów kontroli (dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych), 4) informacji i komunikacji (bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna, komunikacja zewnętrzna), 5) monitorowania i oceny (monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej). Środowisko wewnętrzne § 3 1. Osoby zarządzające, nauczyciele oraz pracownicy administracji i obsługi szkoły są świadomi wartości etycznych przyjętych w szkole i zobowiązani do ich przestrzegania przy wykonywaniu powierzonych im zadań. 2. Osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 3. Zasady etyczne i wymagania formalnoprawne dla nauczycieli określają Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 986) i Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 750 ze zm.). 4. Zasady etyczne i wymagania formalnoprawne dla innych pracowników szkoły określa Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). § 4 1. Rekrutacja nowych pracowników do szkoły przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 2. Rekrutację nowych pracowników przeprowadza dyrektor szkoły, kierując się odpowiednimi kwalifikacjami kandydatów i potrzebami szkoły. 3. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji nauczycieli zawiera Rozporządzenie MEiN z dnia 14 września 2023 r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli (Dz.U. z 2023 r. poz. 2102). 4. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1960 ze zm.). 5. W przypadku pracowników na stanowiskach wymagających dodatkowych uprawnień wynikających z ustaw, przepisów resortowych i innych (jak np. dyrektora, głównego księgowego), wymagania te weryfikowane są na etapie rekrutacji przez organ prowadzący szkołę. 6. Pełna dokumentacja personalna przechowywana jest u dyrektora szkoły / sekretarza / specjalisty ds. kadr. 7. Pracownicy szkoły poszerzają wiedzę i umiejętności poprzez uczestnictwo w systematycznych szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych organizowanych i nadzorowanych przez dyrektora szkoły. 8. Praca nauczycieli podlega okresowej ocenie, zgodnie z zapisami Karty nauczyciela oraz na podstawie Rozporządzenia MEiN z dnia 25 sierpnia 2022 r. w sprawie oceny pracy nauczycieli (Dz.U. z 2022 r. poz. 1822). 9. Ocenie podlega również praca pracownika samorządowego zatrudnionego w szkole zgodnie z zapisami Kodeksu pracy. Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen pracowników samorządowych określa Zarządzenie Dyrektora Szkoły ....................... ......................... Nr ......... w ................................ § 5 Zasady organizacji pracy szkoły regulują zapisy Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 737 ze zm.). § 6 1. Strukturę organizacyjną szkoły, jej cele i zadania precyzuje Statut szkoły nadany uchwałą organu prowadzącego – Rady Gminy ........................................................ nr .......... z dnia ............................ w sprawie nadania statutu .............................................. w .................................................................., zmienionego uchwałami Rady Pedagogicznej ........................................................... 2. Dla każdego pracownika zatrudnionego w szkole określony jest w formie pisemnej aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Zakresy obowiązków przechowuje się w aktach osobowych pracownika szkoły. § 7 1. Zasady obiegu dokumentów finansowych oraz zakresy kompetencyjne do ich tworzenia, sprawdzania, akceptacji i realizacji zostały określone w Instrukcji kontroli dokumentów księgowych. Instrukcja wskazuje poszczególne rodzaje dokumentów w zależności od ich rodzaju i ważności. 2. Uprawnienia delegowane poszczególnym osobom zarządzającym w szkole mają pisemny charakter i są potwierdzane podpisem przez osobę przyjmującą. Dokumenty z delegacjami uprawnień załączane są do akt osobowych pracownika (dokumentację tę przechowuje się w aktach osobowych pracownika). Cele i zarządzanie ryzykiem § 8 Procedura wyznaczania celów, ustalania ryzyk i określania reakcji na ryzyko określona została Zarządzeniem Dyrektora Szkoły ............................. Nr ........ w ............................. § 9 1. Raz w roku, w terminie wyznaczonym przez dyrektora szkoły, dokonywana jest identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów. 2. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje szkoła, dyrektor szkoły wyznacza dodatkowe terminy identyfikacji ryzyka. 3. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli. 4. Identyfikacji ryzyka dokonuje powołany odrębnym zarządzeniem dyrektora szkoły zespół, w skład którego wchodzą: 1) główny księgowy szkoły, 2) wyznaczeni przez dyrektora szkoły nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni szkoły, 3) dyrektor szkoły jako przewodniczący. 5. Zidentyfikowane rodzaje ryzyka poddawane są analizie pod kątem stwarzanego przez nie zagrożenia dla funkcjonowania szkoły i przyjętych do realizacji celów. 6. Każdy ze zidentyfikowanych rodzajów ryzyka jest szacowany w następującej skali określającej poziom stwarzanego przez nie zagrożenia: 1) niski poziom zagrożenia, 2) średni poziom zagrożenia, 3) wysoki poziom zagrożenia. 7. W odniesieniu do ryzyka oszacowanego na wysoki poziom zagrożenia zespół, o którym mowa w ust. 4, ustala sposób reakcji spośród następujących możliwości: 1) tolerowanie, 2) przeniesienie, 3) wycofanie się, 4) działanie. 8. W przypadku gdy sposób reakcji został określony jako działanie, zespół, o którym mowa w ust. 4, określa rodzaj działania. 9. Cele szkoły, zidentyfikowane rodzaje ryzyka, sposób reakcji na ryzyko oraz opis działań w reakcji na ryzyko są dokumentowane w rejestrze celów i rodzajów ryzyka. § 10 1. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie. Analiza ma na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka. 2. Członkowie zespołu określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. 3. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponoszą dyrektor szkoły oraz główny księgowy / pracownik ds. kadr w zakresie działalności finansowo-kadrowej. Mechanizmy kontroli § 11 1. Kontrolę finansową sprawują dyrektor szkoły lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.). 2. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: 1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. 3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są: 1) dyrektor szkoły, który przez kontrolę na etapie wstępnym realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej, 2) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby (np. intendent). 4. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie – dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 5. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane, a dotyczące kosztów, są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły. 6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: 1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień, 2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 7. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, instrukcją kancelaryjną, regulaminami itp. 8. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa Instrukcja kancelaryjna. 9. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej (tj. procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne) wprowadzana jest zarządzeniami dyrektora szkoły. Pracownicy zapoznają się z powyższą dokumentacją, potwierdzając ten fakt podpisem. 10. Źródłowe dokumenty rejestrowane i przechowywane są u dyrektora szkoły. 11. Instrukcja kancelaryjna określona została Zarządzeniem nr ............... § 12 1. Nadzór pedagogiczny w szkole sprawowany jest według zasad określonych w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 15). 2. Nadzór administracyjny i finansowy nad szkołą sprawuje organ prowadzący, Miasto/Gmina ................................................. 3. Nadzór pedagogiczny sprawuje ........................................................., Kurator Oświaty w ..............................................., jako przedstawiciel Ministra Edukacji w Warszawie. 4. Bezpośredni nadzór pedagogiczny i dydaktyczny w szkole sprawuje dyrektor. Informacja i komunikacja § 13 Ciągłość działalności szkoły gwarantują: 1) odpowiedni dobór kadr do zajmowanych stanowisk i osób zastępujących, 2) aktualna, rzetelna, kompletna i zrozumiała, a jednocześnie pomocna w realizowaniu nałożonych zadań, informacja dostarczana pracownikom, 3) system komunikacji wewnętrznej zapewniający przepływ informacji, 4) efektywny i sprawny system komunikacji szkoły z organem prowadzącym oraz nadzorującym, 5) system ochrony zasobów, w tym stosowanie Instrukcji w sprawie zarządzania systemem informatycznym oraz zasad ochrony i warunków przetwarzania danych, 6) stosowanie procedur i instrukcji dotyczących rachunkowości i finansów, 7) bezpośredni nadzór organu prowadzącego (sprawowany w zakresie finansowym). Kontrola i ocena systemu kontroli zarządczej § 14 Procedura kontroli i oceny ustalona została Zarządzeniem Dyrektora Szkoły nr .................. w ...................................................... z dnia ............................. § 15 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły, przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Dyrektor szkoły odrębnym zarządzeniem wyznacza zespół odpowiedzialny za przeprowadzenie samooceny. 3. W skład zespołu odpowiedzialnego za przeprowadzenie samooceny wchodzą: 1) główny księgowy szkoły, 2) wyznaczeni przez dyrektora szkoły nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni szkoły, 3) dyrektor szkoły jako przewodniczący. 4. Zespół wyznaczony zgodnie z ust. 3 informuje pracowników szkoły o terminie przeprowadzenia samooceny. 5. Dyrektor szkoły może wyznaczyć dodatkowe terminy przeprowadzenia samooceny. 6. Samoocena obejmuje obszary wskazane w ankietach samooceny, zawartych w załączniku nr .......... § 16 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. (data i podpis dyrektora szkoły)