STAN PRAWNY NA 31 STYCZNIA 2024
Liczba pism i dokumentów składanych do szkół czy przedszkoli jest duża i zazwyczaj nie można odpowiedzieć na wszystkie z nich natychmiast. Termin udzielania odpowiedzi zależy najczęściej od rodzaju pisma. Ile dni ma dyrektor na odpowiedź na skargę na nauczyciela, a ile w przypadku prośby o udostępnienie informacji publicznej?
O tym, jak traktować poszczególne dokumenty wpływające do szkół czy przedszkoli, decydują regulacje instrukcji kancelaryjnych w tych placówkach. Zgodnie z art. 6 ust. 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
- powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
- nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji.
Szkoła i przedszkole jako samorządowe jednostki organizacyjne
Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji są również samorządowa szkoła lub przedszkole, co oznacza, że do ich dyrektora należy zapewnienie odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony dokumentacji tam powstającej. Sposób wykonywania tego zadania określa ust. 2 przywołanej regulacji, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych, a zatem także dyrektorzy szkół i przedszkoli, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
- instrukcję kancelaryjną wskazującą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
- sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji określający kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji,
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Ważna rola instrukcji kancelaryjnej szkoły lub przedszkola
Instrukcję kancelaryjną w szkole tworzy jej dyrektor. Co do zasady nie zawiera ona jednak terminów załatwienia poszczególnych spraw, ograniczając się przykładowo do następujących zapisów:
„1. Dyrektor przegląda korespondencję, a następnie decyduje, którą korespondencję załatwia sam, oraz przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia innym osobom.
2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby, umieszcza dyspozycje obejmujące:
- nazwisko pracownika, któremu została przydzielona sprawa,
- sposób załatwienia sprawy,
- termin załatwienia sprawy”.
Instrukcja kancelaryjna nie określa terminów załatwienia poszczególnych spraw. Jedynie dyrektor wskazać może taki konkretny dla danej sprawy termin, jeżeli instrukcja to przewiduje. Takie działanie jest całkowicie zgodne z prawem. Wynika to z faktu, że terminy udzielania odpowiedzi na pisma są już określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Do tego spektrum spraw, którymi zajmują się szkoły czy przedszkola, jest tak rozległe, że określenie terminów w samej instrukcji kancelaryjnej wymagałoby skopiowania do niej regulacji przykładowo Kodeksu postępowania administracyjnego czy Ustawy o dostępie do informacji publicznej. Nie jest to dopuszczalne, bowiem co do zasady w aktach niższego rzędu, a takim jest instrukcja w stosunku do ustaw i rozporządzeń, nie powinno się powielać zapisów aktów wyższego rzędu, natomiast należy je bezpośrednio stosować. Warto zatem wiedzieć, jakie terminy odpowiedzi obowiązują w przypadku konkretnych spraw.
Postępowanie administracyjne w pracy szkoły i przedszkola
Wszystkie sprawy, w których dyrektor w ramach swoich kompetencji wydaje decyzje administracyjne, będą rozpatrywane zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, co oznacza m.in. konieczność respektowania terminów wskazanych w tym akcie prawnym.
Przepisy prawa oświatowego przewidują wydawanie szeregu decyzji przez dyrektora szkoły lub przedszkola. Przykładowo można tu przywołać decyzję w sprawie skreślenia ucznia z listy. Zgodnie z Uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 18 października 1995 r. (III AZP 28/95) decyzja o skreśleniu ucznia z listy uczniów może być zaskarżona do sądu administracyjnego.
