STAN PRAWNY NA 22 STYCZNIA 2024
Żyjemy w czasach powszechnego elektronicznego przepływu danych. Dotyczy to także zwolnień lekarskich, które należy przedstawić pracodawcy. Dawniej zwolnienie lekarskie należało dostarczyć pracodawcy w formie papierowej. Dziś przekazywane są one z reguły drogą elektroniczną. Czy w związku z tym sam pracownik nadal ma obowiązek informowania pracodawcy o swojej nieobecności?
Jeszcze niedawno na zielonym druku zwolnienia każdy pracownik przynosił do swojego miejsca pracy informację o długości zwolnienia opatrzoną pieczęcią lekarza. Druk ten stanowił podstawę usprawiedliwienia nieobecności w pracy. Obecnie jest inaczej, lekarze wydają papierowe druki zwolnienia jedynie w kilku przypadkach, a zwolnienie lekarskie trafia do pracodawcy zazwyczaj drogą elektroniczną. Teoretycznie pracodawca, jeszcze w trakcie wizyty lekarskiej pracownika, może więc dowiedzieć się, jak długo będzie on nieobecny. Czy w związku z tym sam pracownik nadal ma obowiązek informowania pracodawcy o swojej nieobecności? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy przeanalizować istniejące regulacje prawne.
Usprawiedliwianie nieobecności w pracy
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:
- zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
- oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza,
- oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem (w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą zgodnie z Ustawą o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem),
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zostało zatem wymienione w dwóch z tych przywołanych regulacji jako dowód usprawiedliwiający nieobecność w pracy.
To właśnie z tej regulacji, czyli z art. 55 Ustawy o świadczeniach pieniężnych, wynika obowiązek przekazywania zwolnienia lekarskiego w formie cyfrowej. Według tego przepisu zaświadczenie lekarskie jest wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zwolnienie przekazywane jest w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
