STAN PRAWNY NA 12 STYCZNIA 2024

Faksymile to mechaniczne odtworzenie podpisu danej osoby – pieczątka odwzorowująca odręczny podpis. W toku administracyjnej pracy szkoły lub przedszkola możliwość składania faksymile na dokumentach byłaby szczególnie przydatna ze względu na mnogość powstającej tam dokumentacji. Czy stosowanie faksymile przez dyrektora jest jednak zgodne z prawem?

Podpisanie się przez dyrektora na procedurze, zarządzeniu lub decyzji zwykle nie jest dużym problemem. Choć takiej dokumentacji powstaje w szkołach sporo, to nie jest to obowiązek utrudniający codzienne funkcjonowanie. W toku pracy szkoły regularnie pojawiają się jednak okoliczności, w których użycie faksymile wydaje się wręcz koniecznością. Tak jest przykładowo przed zakończeniem roku szkolnego, gdy dyrektor musi podpisać dziesiątki (a nawet setki) świadectw szkolnych w ograniczonym z reguły czasie, co bywa bardzo dużym obciążeniem. Przybicie pieczęci odzwierciedlającej odręczny podpis dyrektora jest w tym wypadku czynnością prostszą, szybszą oraz mniej fizycznie obciążającą przy dziesiątkach podpisywanych dokumentów. Używanie faksymile w przypadku szkół czy przedszkoli nie jest jednak w pełni zgodne z prawem. Z jakich powodów?

Co na to przepisy prawa?

Przede wszystkim trzeba podkreślić, że nie ma jednego obowiązującego powszechnie aktu prawnego, który regulowałby zasady stosowania faksymile w pracy administracyjnej. Pojęcie to pojawia się w przepisach, aczkolwiek nie tych regulujących ogólne zasady stosowania faksymile, tylko tych, które wskazują nie tyle zasady, co konkretne przypadki stosowania faksymile.

Aktami takimi są zarządzenia Prezesa Narodowego Banku Polskiego w sprawie ustalenia wzorów, stopu, próby, masy i wielkości emisji monet. Jako przykład można przywołać Zarządzenie z dnia 5 grudnia 2007 r. w sprawie ustalenia wzorów, stopu, próby, masy i wielkości emisji monet nominalnej wartości 2 zł, 10 zł i 200 zł oraz terminu wprowadzenia ich do obiegu. Zgodnie z tym zarządzeniem moneta o nominale 2 zł zawiera na stronie odwróconej „(…) z lewej strony wizerunek Josepha Conrada, pod nim ukośnie faksymile jego podpisu. Poniżej napis: 1857–1924. Z prawej strony stylizowany wizerunek barku «Otago». U dołu stylizowany wizerunek otwartej książki. W otoku u góry i z prawej strony napis: KONRAD KORZENIOWSKI”.

Pojęcie faksymile pojawia się tu zatem w kontekście odcisku na monecie, więc w żadnej sytuacji nie może być stosowane zamiennie z faktycznym, własnoręcznym podpisem. Można jednak przytoczyć akty prawa powszechnie obowiązującego, które stosowanie faksymile dopuszczają. Przykładowo zgodnie z art. 921¹⁰ § 1 i 2 Kodeksu cywilnego