STAN PRAWNY NA 8 STYCZNIA 2026

Przełom roku to czas dopełnienia wielu obowiązków kadrowych związanych zarówno z zatrudnionymi w placówce oświatowej nauczycielami, jak i pracownikami niepedagogicznymi. Odpowiadają za nie głównie dyrektorzy szkół i przedszkoli, jako osoby kierujące danym zakładem pracy. Przedstawiamy przegląd czynności, o których trzeba pamiętać w najbliższym czasie.

Zlecenie okresowych badań pracowników

Przepis art. 229 § 2 Kodeksu pracy przewiduje, że pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. W związku z tym na początku każdego roku kalendarzowego należy sprawdzić konieczność ich przeprowadzenia. Jest to o tyle istotne, że pracownik bez aktualnych badań nie powinien zostać dopuszczony do pracy. Badania powinny zostać przeprowadzone na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Tryb wydawania skierowania reguluje Rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników. Co do zasady skierowanie powinno zawierać:

1) określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane,

2) w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowisko pracy – określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona (w tym przypadku pracodawca może wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom placówki),

3) w przypadku pracowników – określenie stanowiska pracy, na którym pracownik jest zatrudniony,

4) opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Ważne!
Wykaz czynników szkodliwych i niebezpiecznych dla zdrowia został określony w załączniku nr 1 do Rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników. Przy uwzględnianiu „innych czynników” warto pamiętać o wskazaniu pracy wymagającej stałego i nadmiernego wysiłku głosowego, a także pracy przy obsłudze monitorów ekranowych.

Zakres i częstotliwość badań profilaktycznych określają wskazówki metodyczne w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników, stanowiące załącznik nr 1 do Rozporządzenia. Przykładowo, w przypadku pracy wymagającej stałego i nadmiernego wysiłku głosowego, oprócz badania lekarskiego przeprowadzana jest ocena wydolności narządu głosu (np. za pomocą wskaźnika niepełnosprawności głosowej). W przypadku wyniku wskazującego na zmiany patologiczne w narządzie głosu, konieczna jest konsultacja otolaryngologiczna lub foniatryczna. Pierwsze badanie okresowe powinno być wykonane po 12 miesiącach, a następne co 3–5 lat. Lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne może poszerzyć jego zakres o dodatkowe specjalistyczne badania konsultacyjne, w zależności od wskazań, a także wyznaczyć krótszy termin następnego badania. Badania dodatkowe stanowią część badania profilaktycznego, a w związku z tym koszt ich przeprowadzenia ponosi pracodawca.

Badania należy, w miarę możliwości, przeprowadzać w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. W razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

Ponieważ pracownik nieposiadający aktualnego badania nie powinien zostać dopuszczony do pracy, kwestia zaplanowania badań powinna zostać rozwiązana na samym początku roku kalendarzowego.

Należy przypomnieć, że wykonywanie zaleconych badań to obowiązek pracownika. Przepisy prawa nie pozostawiają w tym zakresie żadnych wątpliwości, wskazując, że jednym z podstawowych obowiązków pracowników (w tym nauczycieli) jest konieczność poddania się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim i stosowanie się do wskazań lekarskich (art. 211 pkt 5 k.p.). Co więcej, pracodawca nie powinien, zgodnie z przepisami, dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Jest to o tyle istotne, że dopuszczenie pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego może być przyczyną późniejszego wypadku przy pracy. W Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 22 czerwca 2015 r. (I PK 235/14) sąd wskazał, że dopuszczenie pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy na określonym stanowisku obciąża pracodawcę ryzykiem, że nawet zwykłe czynności wykonywane w zwykłych warunkach zatrudnienia przez pracownika o zmniejszonej sprawności organizmu mogą być – w okolicznościach konkretnej sprawy – uznane za podjęte przy użyciu nadmiernego dla tego pracownika wysiłku, co może prowadzić ostatecznie do konkluzji, że za przyczynę zewnętrzną takiego wypadku przy pracy może zostać uznany ten wysiłek.

Przeprowadzenie szkoleń okresowych w dziedzinie BHP

Zgodnie z art. 237³ § 2 k.p. pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szczegółowe zasady prowadzenia okresowych szkoleń określa Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Programy szkolenia okresowego, określające szczegółową tematykę, formy realizacji i czas trwania szkolenia, dla poszczególnych grup stanowisk opracowuje pracodawca lub w porozumieniu z pracodawcą – jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, na podstawie ramowych programów szkolenia. Programy szkolenia powinny być dostosowane do rodzajów i warunków prac wykonywanych przez uczestników szkolenia.

Programy szkolenia, na podstawie których były prowadzone aktualne szkolenia pracowników, powinny być przechowywane przez pracodawców. Natomiast ramowe programy szkolenia są określone w załączniku nr 1 do ww. Rozporządzenia.

Należy mieć na uwadze, że szkolenia te powinny zostać przeprowadzone w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Aby uniknąć nieprzyjemności w przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, dyrektor szkoły niepublicznej powinien zadbać o to, aby już na początku roku zaplanowane zostały szkolenia okresowe BHP pracowników, którzy powinni je odbyć. Choć przepisy nie zabraniają wprost dopuszczania do pracy pracownika nieposiadającego aktualnego przeszkolenia w zakresie BHP, w dalszym ciągu okoliczność ta stanowić będzie naruszenie przepisów BHP zagrożone karą grzywny.

Obowiązki związane z PFRON-em

Konieczność dokonywania wpłat na PFRON oraz zadania związane ze sporządzaniem właściwych deklaracji i informacji, które się z tym wiążą, są jednym z obowiązków kadrowych, których realizację powinien zapewnić dyrektor. Jest to tym bardziej istotne, że niedopełnienie obowiązków składania informacji lub deklaracji stanowi wykroczenie podlegające karze grzywny, a dodatkowo zaleganie z wpłatami wobec PFRON-u bywa powodem wszczęcia postępowania przez rzecznika dyscypliny finansów publicznych. Dlatego najlepiej cyklicznie upewniać się, że nałożone na placówkę obowiązki wobec PFRON-u są prawidłowo realizowane przez wyznaczonego do tego pracownika.

Konieczność dokonywania niezbędnych wpłat, a także sporządzania dokumentacji pod postacią deklaracji i informacji, wynika z Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zgodnie z jej art. 21 ust. 1 pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy są obowiązani do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON.