STAN PRAWNY NA 3 GRUDNIA 2024

Archiwizacja jest jednym z ważniejszych zadań dyrektora, wypełniającym ostatni okres roku kalendarzowego. Jakich rodzajów dokumentacji dotyczy archiwizacja? Co możemy powiedzieć o roli i odpowiedzialności dyrektora w procesie archiwizacji? Na te pytania i wiele innych spróbujemy znaleźć odpowiedzi.

Szkoła, tak jak każdy zakład pracy, posiada właściwą dla siebie dokumentację, którą należy archiwizować. Zgodnie z art. 23 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej. Materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności szkoły tworzą państwowy zasób archiwalny. W myśl art. 33 ust. 1 ww. Ustawy w placówce będącej jednostką samorządu terytorialnego tworzy się archiwa zakładowe, przy czym w razie potrzeby można utworzyć więcej niż jedno.

Archiwizacją dokumentów zajmują się pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie i obsługę archiwum zakładowego (składnicy akt) w szkole (np. nauczyciel, sekretarka) albo wynajęty archiwista. Osoba taka powinna mieć przynajmniej wykształcenie średnie i ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia. Odpowiedzialna jest ona za:

• przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego,
• inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,
• sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego/składnicy akt, uwzględniającego/uwzględniającej m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej; sprawozdanie składa dyrektorowi szkoły jako bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości właściwemu miejscowo archiwum państwowemu.

W tym miejscu należy przywołać art. 276 Kodeksu karnego wskazujący na konsekwencje nieodpowiedniego postępowania z dokumentacją – kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Jakiej dokumentacji szkolnej dotyczy archiwizacja?

W szkole należy archiwizować dokumentację:

• kadrową obejmującą akta osobowe i dokumentację emerytalną,
• księgową dotyczącą podatków i rachunkowości,
• przebiegu nauczania.

W odniesieniu do każdego rodzaju dokumentacji powinna więc powstać instrukcja kancelaryjna określająca zasady postępowania z dokumentami.

Akta osobowe pracowników

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest w szczególności zobowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. W myśl § 3 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

• w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² k.p.),
• w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.),
  • zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
  • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy o emeryturach pomostowych,
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
  • z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.),
  • z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 k.p.),
  • z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
• potwierdzenie poinformowania pracownika o:
  • warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 k.p.),
  • celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 k.p.),
  • ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.);
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 k.p.),
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 k.p.),
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p.),
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e k.p.),
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ k.p.),
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ k.p.),
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ k.p.),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
  • wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),
  • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 k.p.);
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 k.p.),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷ § 6 k.p.),
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
• wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29 z ind. 3 § 1 i 3 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29 z ind. 4 § 3 i 4 Kodeksu pracy),
• dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188 z ind. 1 Kodeksu pracy,
• w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, w tym:
  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),
  • kopię wydanego świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 k.p.),