STAN PRAWNY NA 5 GRUDNIA 2023

Koniec roku kalendarzowego oznacza konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji – również w poradniach psychologiczno-pedagogicznych. Inwentaryzacja to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danej jednostki na określony moment. Dzięki jej przeprowadzeniu możemy uzyskać rzetelny obraz sytuacji gospodarczej placówki, co pozwala na skuteczniejsze i wydajniejsze zarządzanie.

Konieczność przeprowadzania inwentaryzacji wynika z przepisów Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 tego aktu jednym z elementów rachunkowości danej jednostki jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Poniżej publikujemy najważniejsze informacje dotyczące zasad przeprowadzania inwentaryzacji wraz ze wskazaniem najczęściej pojawiających się w tym zakresie nieprawidłowości.

Szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały natomiast określone w art. 26 i 27 wspomnianej Ustawy. Należy przy tym zaznaczyć, że inwentaryzację na podstawie Ustawy o rachunkowości mają obowiązek przeprowadzić placówki prowadzące tzw. pełną księgowość, a więc zobowiązane do stosowania Ustawy o rachunkowości zgodnie z jej art. 2. W przypadku mniejszych jednostek, prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pojawia się konieczność przeprowadzenia spisu z natury, zgodnie z przepisami Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Cel i zasady inwentaryzacji

Podstawowym celem inwentaryzacji prowadzonej na podstawie Ustawy o rachunkowości jest ustalenie faktycznie posiadanego przez poradnię majątku, będącego jego własnością bądź znajdującego się w jego użytkowaniu, a także zweryfikowanie źródeł jego uzyskania, nabycia lub pochodzenia. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji poradnia powinna dokonać weryfikacji stanu ewidencyjnego ujętego w jego księgach rachunkowych ze stanem rzeczywistym ustalonym w trakcie inwentaryzacji. Czynności inwentaryzacyjne są także dobrą okazją do dokonania oceny przydatności majątku należącego do jednostki, prawidłowości jego eksploatacji czy rozliczenia osób materialnie za niego odpowiedzialnych. W praktyce, w celu prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji, zaleca się jej dokonywanie z uwzględnieniem kilku podstawowych zasad:

• czynności spisowe i kontrolne powinny być przeprowadzane przez osoby kompetentne,
• prace inwentaryzacyjne powinny być wykonywane w sposób przemyślany i racjonalny,
• czynności inwentaryzacyjne powinny być przeprowadzane według zasady kolegialności – podstawowym organem odpowiedzialnym za przeprowadzenie inwentaryzacji powinna być komisja inwentaryzacyjna,
• inwentaryzacja musi być przeprowadzona w sposób rzetelny i dokładny, w zgodzie z ustalonymi w przepisach terminami,
• należy dążyć do kompletności inwentaryzacji, czyli do spisania i zweryfikowania wszystkich stwierdzonych składników majątkowych,
• z przeprowadzonej inwentaryzacji należy sporządzić pełną dokumentację wykonanych w jej trakcie czynności.

Metody i terminy inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości określa trzy zasadnicze metody inwentaryzacji, stosowane w zależności od rodzaju aktywów lub pasywów podlegających inwentaryzacji:

• spis z natury – polega na przeliczeniu lub zważeniu rzeczywistych stanów materialnych lub pieniężnych składników majątkowych; jest to podstawowy sposób ustalania aktywów jednostki,
• potwierdzanie (uzgadnianie) sald – uzyskanie od kontrahentów i banków potwierdzenia wykazanych sald oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
• weryfikacja sald – porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, a następnie zweryfikowanie wartości tych składników.

Ponadto Ustawa o rachunkowości wskazuje terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów. Biorąc powyższe pod uwagę, poradnie powinny przeprowadzać inwentaryzację w następujących terminach, stosując następujące metody: