STAN PRAWNY NA 20 PAŹDZIERNIKA 2023

Pod pojęciem druków ścisłego zarachowania należy rozumieć formularze powszechnego użytku, w stosunku do których stosuje się specjalną ewidencję. Ma ona na celu wykluczenie ewentualnych nadużyć w związku ze stosowaniem druków w praktyce. Druki ścisłego zarachowania podlegają numeracji, ewidencji, kontroli oraz zabezpieczeniu. Co warto o nich wiedzieć?

Nieobowiązujące już Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków wskazywało w § 5, że drukami ścisłego zarachowania są: świadectwa, certyfikaty, dyplomy, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe, aneksy, zaświadczenia, zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksy, legitymacje szkolne, e-legitymacje szkolne, legitymacje przedszkolne dla dzieci z niepełnosprawnością i e-legitymacje przedszkolne dla dzieci z niepełnosprawnością oraz ich duplikaty.

Nowy akt, czyli Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków nie zawiera już wprost określenia „druki ścisłego zarachowania”, ale wskazuje w § 8, że każdy organ właściwy do wydania duplikatu dokumentu publicznego prowadzi ewidencję blankietów i druków dokumentów publicznych. W praktyce oznacza to dokładnie to samo, co poprzednio, czyli obowiązek ścisłej kontroli druków tych dokumentów.

Ewidencja druków zawiera:

• nazwę producenta blankietu lub druku dokumentu publicznego,
• numer oznaczenia indywidualnego blankietu lub druku dokumentu publicznego.

Ważne!
Poradnia do kategorii takich druków może zaliczyć również inne dokumenty, np. czeki gotówkowe, legitymacje pracownicze, arkusze spisu z natury czy dowody wpłaty do kasy.

Ewidencja

Wyżej opisane regulacje wprowadzają szczególne zasady ewidencjonowania druków, natomiast w pozostałych przypadkach, w których poradnia zaliczyła dany dokument do druków ścisłego zarachowania, zastosowanie mają przepisy Ustawy o rachunkowości, w zakresie dotyczącym m.in. techniki prowadzenia w księgach oznaczeń (art. 13 ust. 4), chronologicznej numeracji (art. 14), korekty błędów (art. 25 ust. 1 pkt 1) lub inwentaryzacji (art. 26).