STAN PRAWNY NA 3 PAŹDZIERNIKA 2023
Żyjemy w czasach elektronicznego przepływu danych. Powszechna digitalizacja dokumentacji nie ominęła zwolnień lekarskich, które należy przedstawić pracodawcy. Do niedawna każdy pracownik przynosił do miejsca pracy zwolnienie na zielonym druku, zawierające informację o czasie trwania zwolnienia. Dokument opatrzony był pieczęcią lekarza i stanowił dowód na usprawiedliwienie nieobecności.
Obecnie lekarze wydają papierowe druki zwolnienia jedynie w kilku przypadkach. Zazwyczaj zwolnienie trafia drogą elektroniczną do pracodawcy, który w efekcie może się dowiedzieć o nieobecności pracownika jeszcze w trakcie jego wizyty lekarskiej. Czy w takim wypadku pracownik ma obowiązek informowania pracodawcy o swojej nieobecności? Chcąc odpowiedzieć na to pytanie, należy przeanalizować istniejące regulacje prawne.
Podstawa prawna wydania zwolnienia w formie elektronicznej
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność są:
- zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
- oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza,
- oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzające niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o jakiej mowa w Ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem,
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zostało wymienione w dwóch punktach przywołanej regulacji jako dowód usprawiedliwiający nieobecność w pracy i to właśnie z art. 55 wynika obowiązek przekazywania zwolnienia lekarskiego w formie cyfrowej. W myśl tego przepisu zaświadczenie lekarskie jest wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS, w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS.
