STAN PRAWNY NA 5 LIPCA 2023 Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), • Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), • Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 912), • Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2023 r. poz. 471), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927), • Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 maja 2021 r. (V CSKP 83/21). W związku z wejściem w życie 26 kwietnia 2023 r. nowelizacji Kodeksu pracy pojawia się w polskim ustawodawstwie nowe uprawnienie pracownicze, czyli zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Komu przysługuje i na jakich zasadach można z niego skorzystać? Zgodnie z art. 1481 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej przysługuje w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Przepisy Kodeksu pracy nie określiły pojęcia siły wyższej, dlatego też należy posiłkować się definicją stosowaną w orzecznictwie lub w nauce prawa. W Wyroku z dnia 13 maja 2021 r. Sąd Najwyższy zdefiniował siłę wyższą jako „(…) zdarzenie zewnętrzne w stosunku do uprawnionego, a zarazem nadzwyczajne i w konsekwencji nieuchronne oraz w danym układzie stosunków niemożliwe do przewidzenia, czyli o «przemożnej» mocy oddziaływania, przed którego skutkami nie było żadnej obrony”. Wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej Zwolnienie z powodu siły wyższej przysługuje w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym. O sposobie jego wykorzystania decyduje pracownik w pierwszym złożonym w danym roku kalendarzowym wniosku o udzielenie zwolnienia. Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Brzmienie przepisu oraz praktyka pozwalają domniemywać, iż pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy na możliwość skorzystania z tego zwolnienia. Zwrot użyty w przepisie świadczy o pozostawieniu w tym zakresie pewnej decyzyjności pracodawcy, co prawda mocno ograniczonej (pracodawca będzie mógł odmówić wyłącznie w wyjątkowych przypadkach), ale jednak warunkującej możliwość skorzystania ze zwolnienia od pracy od zgody pracodawcy. Jeśli ze zwolnienia w wymiarze godzinowym korzysta pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar zwolnienia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Przykładowo, jeżeli pracownik pracuje w ¼ wymiaru czasu pracy, to w roku kalendarzowym przysługuje mu prawo do 4 godzin zwolnienia. Ważne! Przepisy nie określają ani wzoru wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy na siłę wyższą, ani nie wskazują, jakie informacje i dane powinny być zawarte w takim wniosku. Z tego powodu wydaje się, że pracodawca nie powinien wymagać od pracownika szczegółowego określania przyczyny zwolnienia od pracy. Może jednak wymagać, aby pracownik podał, czy zwolnienie od pracy jest konieczne ze względu na chorobę, czy wypadek (rodzaj siły wyższej). Może także wymagać oświadczenia od pracownika (w treści wniosku), że natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna. Wynagrodzenie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej W okresie zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. Wynagrodzenie oblicza się jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, zgodnie z zasadami zawartymi w § 5 Rozporządzenia z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Na podstawie art. 1864 k.p. pracodawca – po zakończeniu zwolnienia z powodu siły wyższej – ma obowiązek dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeśli nie jest to możliwe – na stanowisku równorzędnym i na nie mniej korzystnych warunkach niż obowiązujące przed nieobecnością z powodu siły wyższej. Siła wyższa a dokumentacja pracownicza Zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 9 maja 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wnioski pracownika dotyczące ubiegania się o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej i korzystania z niego należy przechowywać w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Informację o wykorzystanym zwolnieniu z powodu siły wyższej trzeba zawrzeć w świadectwie pracy, w ust. 6 pkt 1, wskazując liczbę dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Ważne! Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej przysługuje każdemu pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym. W jego okresie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.