STAN PRAWNY NA 19 MAJA 2023 Wystawianie świadectwa pracy przez placówkę oświatową – informacje ogólne Opracowała: Marta Olkowicz, prawnik, autorka wielu publikacji związanych z tematyką prawa pracy, prelegentka na kongresach z zakresu prawa pracy, absolwentka Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie; zawodowo związana z jedną ze znanych warszawskich kancelarii prawnych, chętnie udziela wsparcia pro bono, gdyż wierzy, że wykonuje zawód z misją Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862), • Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 912). Wystawienie świadectwa pracy jest jednym z obowiązków pracodawcy uregulowanym prawnie, a jego niewydanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może spowodować nałożenie na daną placówkę kary grzywny nawet 30 000 zł. Co jeszcze warto wiedzieć o świadectwie pracy? Wystawienie świadectwa pracy jest jednym z obowiązków pracodawcy regulowanym przez art. 97 Kodeksu pracy. Obowiązek ten dotyczy także placówek oświatowych, które zatrudniają pracowników na podstawie umowy o pracę. Świadectwo pracy wydawane jest w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Ważne! Niewydanie świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może spowodować nałożenie na daną placówkę kary grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Dlatego tak ważne, by pamiętać o wydaniu świadectwa pracy pracownikowi, który odchodzi z pracy.   Informacje zawarte we wzorze Wzór świadectwa pracy oraz kwestię tego, jakie informacje powinny się w nim znaleźć, reguluje Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Świadectwo pracy powinno zawierać informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Do tych informacji należą m.in. następujące dane: • okres lub okresy zatrudnienia, • wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy, • rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk, lub pełnionych funkcji, • tryb i podstawy prawne rozwiązania lub podstawy prawne wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia, • wykorzystany urlop rodzicielski i podstawy prawne jego udzielenia, • wykorzystany urlop wychowawczy i podstawy prawne jego udzielenia, • liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, • zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym, • okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty, • zwolnienia od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Sprostowanie w świadectwie pracy Istotnym elementem świadectwa pracy jest pouczenie o prawie pracownika do wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. W przypadku złożenia przez pracownika placówki wniosku o sprostowanie świadectwa pracy placówka ma obowiązek zawiadomić pracownika w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku (w postaci papierowej lub elektronicznej) o negatywnej decyzji. Natomiast w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wyżej wymienionego wniosku placówka ma obowiązek wydać nowe świadectwo pracy, także w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku pracownika. W przypadku zaś gdy sprawa w zakresie sprostowania świadectwa pracy będzie rozstrzygana przez sąd i dojdzie do uwzględnienia wniosku pracownika, placówka będzie miała obowiązek wydania nowego świadectwa pracy w ciągu siedmiu dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu. W sytuacji wydania nowego świadectwa pracy należy pamiętać o tym, by najpóźniej w dniu jego wydania pracownikowi usunąć z akt osobowych i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy. Ważne! Obowiązek wydania świadectwa pracy zachodzi także w sytuacji śmierci pracownika. Wówczas po wystawieniu świadectwa pracy należy je załączyć do akt osobowych zmarłego pracownika. Wydanie świadectwa Świadectwo pracy co do zasady wydaje się pracownikowi. Natomiast może on upoważnić (pisemnie lub elektronicznie) inną osobą do jego odbioru i wtedy placówka ma obowiązek wydania świadectwa pracy tej osobie. Placówka może także wysłać pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwo pracy pocztą. Jest to zasadne, gdy wydanie świadectwa pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe w terminie siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Warto też pamiętać, iż nie można warunkować wydania świadectwa pracy od rozliczenia pracownika z pracodawcą. Nawet jeśli pracownik nie rozliczył się z pewnych rzeczy z placówką, to niezależnie od tego ma ona obowiązek wydać mu świadectwo pracy. W praktyce może zdarzyć się też sytuacja, gdy z tym samym pracownikiem zostanie nawiązany kolejny stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Co w takiej sytuacji? Wtedy placówka ma obowiązek wydać świadectwo pracy wyłącznie na wniosek pracownika. Takowy wniosek powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W świadectwie pracy zamieszcza się informację o sposobie rozwiązania stosunku pracy. W przypadku tzw. zwolnienia dyscyplinarnego, czyli rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, odwołania się od tego oświadczenia i wygrania sprawy przez pracownika, placówka będzie miała obowiązek zamieszczenia w świadectwie pracy informacji, iż rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Podsumowanie Placówki oświatowe z uwagi na fakt, że są pracodawcami, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy posiadają obowiązek wystawienia świadectwa pracy pracownikowi, z którym stosunek pracy został rozwiązany bądź wygasł. Należy o tym pamiętać, gdyż po pierwsze Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na placówkę, która nie wypełniła tego obowiązku, karę grzywny do nawet 30 000 zł. Po drugie jest to dokument zawierający wiele informacji o przebiegu zatrudnienia danego pracownika, istotne dla nowego pracodawcy. Co ważne, placówki oświatowe nie muszą same od początku do końca pisać świadectwa pracy, gdyż wspomniane Rozporządzenie zawiera jego wzór. Można je pobrać i jedynie uzupełnić stosowne dane. Ważne! O zmianach, które wprowadza niedawno opublikowane Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy, przeczytają Państwo w materiale: „Zmiany w świadectwach pracy”.