STAN PRAWNY NA 18 GRUDNIA 2022 Archiwizacja w szkole Opracowała: Elżbieta Rzepecka-Roszak, dyrektor szkoły podstawowej, ekspert ds. awansu zawodowego oraz edukator ośrodka doskonalenia nauczycieli, laureatka Ogólnopolskiego Programu „Twórczy nauczyciel – Twórcza Edukacja” Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67), • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 21 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 2474). Dokumentacja, która jest gromadzona w szkole, podlega archiwizacji. W Rozporządzeniu w sprawie postępowania z dokumentacją dokonano podziału na materiały archiwalne z symbolem A i niearchiwalne z symbolem B. Dokumentacja tworzona oraz przechowywana w szkołach jest niearchiwalna, oznaczona symbolem B i nie wchodzi do państwowego zasobu archiwalnego. Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie postępowania z dokumentacją w każdej szkole powinien być stworzony jednolity wykaz akt, który pozwoli sklasyfikować szkolną dokumentację według symboli zawartych w Rozporządzeniu. Dzięki temu wykazowi będziemy wiedzieli, jak długo należy przechowywać szkolną dokumentację. Poza tym w rzeczowym wykazie akt określa się klasy, według których grupujemy dokumentację w systemie dziesiętnym oraz ustalamy kwalifikację archiwalną. Jednolity wykaz akt to rzeczowa klasyfikacja dokumentacji, która powstaje w szkole. Zawarte są w niej wszystkie sprawy szkoły, które podlegają rejestracji i zasadom przechowywania dokumentacji. Dyrektor szkoły powinien wydać zarządzenie w sprawie wprowadzenia jednolitego wykazu akt oraz w sprawie instrukcji kancelaryjnej, która pozwoli uporządkować kwestię odpowiedzialności za funkcjonowanie obiegu dokumentów i ich przechowywania. WAŻNE! Istotne są ewidencja dokumentacji, przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ochrona przed uszkodzeniem lub zniszczeniem – to również reguluje instrukcja kancelaryjna. Dyrektor, tworząc instrukcję kancelaryjną, może wzorować się na rozwiązaniach ustalonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Najważniejsze czynności w zakresie archiwizacji Przystępując do archiwizacji, należy dokładnie przyjrzeć się dokumentacji szkolnej, sprawdzić jej przydatność i bieżące potrzeby wykorzystania jej w codziennej pracy. Ponadto trzeba zwrócić uwagę na kompletność dokumentów i stan załatwianej sprawy. Jeśli odnotowano jej zakończenie, warto zebrać dokumentację np. według dat wpływu czy czasu załatwiania sprawy. Należy uzupełnić ewentualne braki i uporządkować dokumenty, przygotowując je do odesłania do archiwum szkolnego. Ważne jest prawidłowe uporządkowanie dokumentacji. Najlepiej ułożyć akta spraw chronologicznie, od najstarszych po najnowsze. Czasami posiadamy po dwie lub więcej kopii tego samego dokumentu, zatem warto usunąć niepotrzebne kopie. Składając dokumenty do archiwum, pamiętajmy, by usunąć niepotrzebne „koszulki”, spinacze, zszywki lub inne materiały i części plastikowe i metalowe. Dobrze byłoby zapakować dokumenty w wiązane papierowe teczki lub koperty, opisane i ponumerowane. Warto te informacje umieścić w instrukcji kancelaryjnej. Gdy już uporządkujemy akta, przekazujemy je w formie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum państwowego. Oczywiście chodzi o dokumenty podlegające archiwizacji. Jeśli jest to dokumentacja niearchiwalna, mająca wartość dla konkretnej szkoły, wówczas oznaczamy ją symbolem B, do którego dodaje się cyfry arabskie, np. B2, B5, B6, B50 itp. Liczby oznaczają okres przechowywania dokumentacji w szkolnym archiwum, mierzony w latach. Przykłady: • ewidencja uczniów w szkole, arkusze ocen, decyzje o skreśleniu z listy oraz dokumentacja pracownicza, w tym zatrudnienie pracowników – klasyfikacja B50, • zarządzenia dyrektora, uchwały i protokoły z zebrań rady pedagogicznej – klasyfikacja B25, • dokumentacja szkolnych wypadków, decyzje o wcześniejszym przyjęciu do szkoły oraz inne decyzje administracyjne – klasyfikacja B10, • dzienniki lekcyjne, dzienniki zajęć – klasyfikacja B10.   Kontrola zbiorów archiwalnych Dobrą praktyką byłoby monitorowanie czasu przechowywania dokumentacji archiwalnej. Dzięki systematycznemu sprawdzaniu okresu obowiązkowego przechowywania np. dzienników szkolnych, łatwiej będzie je wybrakować, gdy minie czas ich „ważności”. Jednym z zadań dotyczących funkcjonowania szkolnego archiwum jest właśnie kontrola zbiorów archiwalnych, przeprowadzana w oparciu o istniejący inwentarz, który ma na celu ustalenie stanu faktycznego i wskazanie braków. Czynności takie nazywamy skontrum dokumentacji. Poza tym należy prowadzić ewidencję dokumentacji, zabezpieczać ją i porządkować. W razie potrzeby możemy udostępniać dokumentację według zasad ustalonych w szkole. Szczególnie jest to ważne w sytuacji np. potrzeby odtworzenia przebiegu nauczania absolwenta szkoły lub w sprawach kadrowych. Dobry plan działań Dla uporządkowania czynności związanych z archiwizowaniem dokumentacji warto opracować harmonogram działań. Przykłady: • w styczniu, na początku roku, sprawdzamy ważność terminów przechowywania dokumentów, akt w klasyfikacji B, • w lutym dyrektor powołuje komisję ds. brakowania akt, kieruje wniosek do archiwum państwowego z prośbą o wyrażenie zgody na wybrakowanie i przekazanie na makulaturę akt, które podlegają likwidacji ze względu na czas przechowywania i klasyfikację B, • od marca do maja następuje opracowanie i przygotowanie dokumentacji oraz spisów zdawczo-odbiorczych do szkolnego archiwum, • w czerwcu dokonanie odbioru, np. od nauczycieli, przygotowanej i uporządkowanej dokumentacji nauczania oraz akt do szkolnego archiwum, • od lipca do października w szkolnym archiwum następują porządkowanie akt i konserwacja, • w listopadzie przygotowanie dokumentów do archiwum państwowego, układanie i porządkowanie, • w grudniu przeprowadzenie skontrum w archiwum szkolnym, przygotowanie miejsc na ubytki, zaktualizowanie ewidencji akt. WAŻNE! Obowiązkiem każdego dyrektora jest zapewnienie ochrony przed zniszczeniem, kradzieżą, utratą dokumentacji gromadzonej w szkolnym archiwum. Dobrą praktyką jest nawet zatrudnienie osoby kompetentnej, pracownika archiwum państwowego, który podpowie, jakie dokumenty wymagają szczególnej ochrony, a które możemy spokojnie zniszczyć, bez żadnych prawnych konsekwencji. Zdarza się, że przechowywanie szkolnych dokumentów wzbudza nasze wątpliwości i zastanawiamy się, czy dany dokument musi znaleźć się w szkolnym archiwum, Czy w ogóle mamy go przechowywać? W ten sposób gromadzimy w szkole stosy dokumentów, które niekoniecznie muszą być przechowywane. Dlatego warto przemyśleć wsparcie się w tym zakresie wiedzą specjalisty. Będziemy wtedy mieli pewność, że w naszym archiwum mamy porządek, a wszystkie dokumenty są zabezpieczone.