OPUBLIKOWANO 10 PAŹDZIERNIKA 2022 Zasady redagowania korespondencji biurowej Opracowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą to jeden najważniejszych obowiązków sekretarza placówki oświatowej, w ramach którego przygotowuje także treści korespondencji wychodzącej. Co należy wiedzieć o sporządzaniu pism zewnętrznych oraz wewnętrznych i jakie są podstawowej zasady redagowania korespondencji biurowej? Korespondencja (z łac. correspondens (odpowiadać sobie) – oznacza „wymianę listów; pisanie, zbiór listów; listy; artykuł nadesłany do gazety (czasopisma) z informacjami z terenu” . Podstawowymi formami korespondencji są obecnie: • list, • pismo urzędowe, • e-mail, • fax, • SMS. Rodzaje pism Można wyróżnić następujące rodzaje pism : • ze względu na treść pisma: o informacyjne (np. faktury, zawiadomienia, zaświadczenia, protokoły, awizo), o przekonujące (np. podania, skargi, odwołania, reklamacje), o sprawozdawcze (np. protokoły, sprawozdania, raporty); • z uwagi na formę pisma, w tym także drukowane: o na blankietach specjalnych reprezentacyjnych (np. blankiety drukowane z okazji świąt, jubileuszy, rocznic), o na blankietach korespondencyjnych (tzw. papier firmowy), o na formularzach (np. zamówienia, protokoły kontroli), o na papierze bez nadruków; • ze względu na obieg pisma: o zewnętrzne, o wewnętrzne (np. notatki służbowe, protokoły, ogólniki); • ze względu na stopień pilności spraw: o zwykłe, o pilne, o terminowe; • ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy: o ściśle tajne, o tajne, o poufne, o zastrzeżone, o jawne, o przeznaczone do użytku wewnętrznego; • w zależności od sposobu doręczenia: o pocztą zwykłą, o pocztą poleconą, o pocztą priorytetową, o pocztą kurierską, o drogą lotniczą, o telefaksem, o pocztą elektroniczną; • ze względu na sposób rozmieszczenia elementów: o zaadresowane (np. podania, decyzje), o zatytułowane (np. umowy, deklaracje, protokoły, wnioski), o mieszane (np. niektóre zawiadomienia). Ważne! Jedno pismo dotyczy tylko jednej sprawy. Stwarza to szansę na szybsze jej załatwienie, trafia ono z reguły do osoby lub komórki organizacyjnej prowadzącej tę właśnie sprawę. Zasady redagowania pism Podstawowe zasady redagowania pism dotyczą takich aspektów, jak: • estetyka, • poprawność ortograficzna, gramatyczna i stylistyczna, • przewaga zdań pojedynczych, • zwięzłe i jednoznaczne sformułowania, • brak pierwiastków emocjonalnych (negatywnych), • uprzejma forma, • zwroty grzecznościowe, • stosowanie powszechnie znanych skrótów i skrótowców, • używanie specjalistycznej terminologii, • stosowanie gotowych formuł, • ujmowanie treści w punktach, • unikanie w treści wyrazów w językach obcych, jeżeli występują ich odpowiedniki w języku polskim. Ważne! Treść pisma powinna być podzielona była na akapity, gdyż ułatwia to odbiorcy pisma czytanie i pozwala na lepsze śledzenie biegu myśli autora. Wskazane jest unikanie zbyt długich akapitów. Akapit może się składać nawet z jednowierszowego zdania. Elementy i części składowe pism Prawidłowo sporządzone pismo powinno posiadać następujące części składowe: • nagłówek – najczęściej to pieczęć nagłówkowa szkoły, w użyciu występują w placówkach blankiety korespondencyjne, które w nagłówku zawierają nazwę szkoły, dane adresowe (również poczty elektronicznej), stronę WWW, numer telefonu, faksu oraz logo placówki, • miejscowość i data – zapis powinien być zgodny z zapisem wynikającym z instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w szkole, najczęściej jest to zapis: miejscowość, data (np. Warszawa, 12 września 2022 r.). Przygotowując pismo, które będzie popisywane przez inną osobę (np. dyrektora), wpisujmy tylko nazwę miejscowości, miesiąc i rok (np. Warszawa, ……… września 2022 r.). Jest zasadne, gdyż często przygotowujemy pismo innego dnia niż dzień jego podpisania. Wskazane, aby dyrektor, podpisując pismo, sam wpisał aktualną datę. Ważne! Nazwę miesiąca zapisujemy zawsze w dopełniaczu. • numer pisma – wynikający z dziennika korespondencyjnego bądź akt sprawy, • nazwa i adres odbiorcy – co do zasady pismo należy kierować do konkretnej osoby, lecz praktyka wskazuje, że kierujemy je również do instytucji bądź organu, co powoduje błędy związane z nazewnictwem bądź właściwością kompetencyjną, • zwięzłe określenie przedmiotu sprawy – ta część jest fakultatywna, niekiedy spotykamy się z zapisem: „Sprawa dotyczy: …………………………” lub „Dotyczy: …………………………”, • treść pisma – w przypadku kierowania pisma do osoby fizycznej wypada rozpocząć je zwrotem grzecznościowym; treść pisma co do zasady powinna składać się z kilku części: w praktyce jest to wprowadzenie, przedstawienie problemu, uzasadnienie oraz wnioski. Poszczególne części są fakultatywne. Ważne! Zgodnie z międzynarodowym standardem regulującym format zapisu daty i czasu ISO 8601 (polski odpowiednik to norma PN-EN 28601: 2002) zalecane jest zapisywanie dat w następującej kolejności: pełny rok, miesiąc i dzień, oddzielone od siebie myślnikami, np. 2015-07-01. Przykłady zapisów poszczególnych części pisma Najczęściej spotykane przykłady zapisów dla poszczególnych części pisma: • wprowadzenie: o „Odpowiadając na Państwa pismo nr ……… z dnia ………………”, o „W związku z Pani ofertą z dnia ……………… dotyczącą ………………………… o „Nawiązując do pisma nr ……………… z dnia ………………………… w sprawie …………………………………”, o „W związku z upływającym terminem ……………………………”, o „Nawiązując do rozmowy telefonicznej z dnia ………………………………”; • przedstawienie problemu: o „Zwracam się z (uprzejmą) prośbą ………………………………”, o „Zamawiam ………………………………”, o „Przesyłam sprawozdanie ………………………………”, o „Odpowiadam ………………………………”, o „Informuję, że jestem zainteresowany Państwa ofertą …………………………”, o „Potwierdzam termin spotkania ………………………………”, o „W załączeniu przekazuję dokumentację ………………………………”; • uzasadnienie: o „Jednocześnie informuję, że moja prośba znajduje uzasadnienie w ………………………………”, o „Przedstawione powyżej zestawienie wynika z ………………………………”, o „Odmowa wynika z zapisów zarządzenia ……………………………… o „Możliwość skorzystania z ……………………………… wynika z § ……, ust. …… pkt …… Rozporządzenia ……………………………………………”, o „W związku z Ustawą ………………………………………………”, o „Na podstawie umowy nr …………… z dnia …………………”, o „Informacja znajduje odzwierciedlenie w zapisach ……………………………”; • wnioski: o „W związku z powyższym ………………………………”, o „Mając na uwadze powyższe ………………………………”, o „Licząc na zrozumienie, bardzo proszę o przychylne potraktowanie mojej prośby”, o „Z uwagi na upływający termin bardzo proszę o potraktowanie sprawy jako pilnej”; • formuła zakończeniowa – jest to formuła grzecznościowa lub pożegnalna, np.: o „Z poważaniem”, o „Łączę wyrazy szacunku”, o „Z wyrazami szacunku”, o „Pozdrawiamy”, o „Z wyrazami wdzięczności”, o „Z wyrazami współczucia”, o „Z wyrazami żalu”. Elementy finalne Kończąc przygotowanie pisma, należy pamiętać o: • podpisie – zazwyczaj umieszczamy go po prawej stronie pisma, kilka wierszy poniżej; w przypadku imiennej pieczątki, wystarczy złożyć tylko odręczny podpis, • załącznikach – napis „załączniki” umieszczamy po lewej stronie pisma, nieco niżej niż ostatni wiersz podpisu; wszystkie załączniki wymieniamy pełną nazwą lub podajemy tylko ich liczbę, jeśli nazwy załączników zostały wymienione w treści pisma, • do wiadomości lub otrzymują – w tym miejscu wymieniamy wszystkich odbiorców, do których oprócz adresata ma trafić kopia pisma; stosujemy tu albo hierarchię służbową, albo kolejność alfabetyczną. Jeśli jedna z kopii pisma zostaje dołączona do akt sprawy, wtedy należy na końcu listy osób, które je otrzymują, zapisać adnotację „ad acta” lub jej skrót: „aa”. Układ graficzny treści pisma Wszystkie części pisma powinny być odpowiednio skomponowane w układzie graficznym pisma. Mamy do wyboru dwa rodzaje układów graficznych: blokowy lub a linea, tzn. z wcięciem na początku każdego akapitu. Jeśli zasady pisania pism nie zostały szczegółowo sprecyzowane w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w szkole, wtedy wybór układu graficznego należy do przygotowującego korespondencję. Najczęściej używana czcionka to Times New Roman w rozmiarze 12. W przypadku tworzenia pism o charakterze gratulacyjnym możemy skorzystać z bogatego wzornictwa czcionek. Należy pamiętać o justowaniu tekstu.