OPUBLIKOWANIE 30 WRZEŚNIA 2022 Savoir-vivre w sekretariacie placówki oświatowej. Cz. I Opracowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Savoir-vivre – rozumiany jako znajomość obyczajów i form towarzyskich, reguł grzeczności oraz jako umiejętność postępowania w życiu i radzenia sobie w różnych trudnych sytuacjach – jest bardzo istotny w sekretariatach placówek oświatowych. Jedną z popularniejszych definicji pojęcia savoir-vivre’u, przydatną również na potrzeby tego artykułu, jest definicja zaczerpnięta z internetowej Wikipedii: „Savoir-vivre (fr. savoir – wiedzieć, vivre – żyć; «znajomość życia») – to ogłada, dobre maniery, bon-ton, konwenans towarzyski, znajomość obowiązujących zwyczajów, form towarzyskich i reguł grzeczności funkcjonujących w danej grupie. Wyrażenie «savoir-vivre» pochodzi z języka francuskiego i jest złożeniem dwóch czasowników w formie bezokolicznika. Savoir znaczy wiedzieć, vivre znaczy żyć. Stąd «savoir-vivre» przetłumaczyć można jako «sztuka życia». Ten splot słów można rozumieć jako znajomość obyczajów i form towarzyskich, reguł grzeczności oraz jako umiejętność postępowania w życiu i radzenia sobie w różnych trudnych sytuacjach. Zasady savoir-vivre’u dotyczą przede wszystkim: • zachowania się w szczególnych sytuacjach, • form towarzyskich (np. w miejscu pracy, w rodzinie, na przyjęciach, w restauracji), • komunikacji (także telefonicznej i internetowej), • nakrywania i podawania do stołu, sposobów jedzenia oraz picia, • wyglądu, prezencji (np. postawy, higieny) i właściwego ubioru (dress code). (…) Znajomość zasad savoir-vivre’u jest jednym z wyznaczników kultury osobistej człowieka” . Zasady savoir-vivre’u dotyczą następujących przestrzeni: • postępowanie w kontaktach międzyludzkich, takie jak: pozdrowienia, przedstawianie, tytułowanie, zachowanie przy stole, • przyjmowanie gości i interesantów, • ubiór, czystość, higiena, • zachowanie się w pracy, w urzędzie lub innym miejscu, • umiejętność prowadzenia konwersacji, • organizacja miejsca pracy, • mowa ciała, • umiejętność opanowania niechęci i uprzedzeń, • nieujawnianie złego humoru, • dyskrecja, • umiejętność słuchania, • punktualność, • słowność, • skromność i uprzejmość. Savoir-vivre sekretariatu placówki oświatowej Sekretariat placówki oświatowej to specyficzne miejsce, pełniące zarówno funkcję biura, jak i recepcji, biura podawczego, centrali telefonicznej, a niekiedy również punktu udzielania pierwszej pomocy. „We wszystkich szkołach, jakie istniały i istnieją, znajduje się sekretariat. Jego wygląd, usytuowanie, realizowane w nim zadania zmieniały się w miarę upływu lat oraz kolejnych reform szkolnictwa, ale chyba nikt nie zaprzeczy, że sekretariat był i jest wizytówką szkoły. To tam pierwsze kroki kierują wszyscy, którzy odwiedzają szkołę – rodzice, nowy pracownik, nauczyciel, organ prowadzący, organ sprawujący nadzór pedagogiczny, kontroler, listonosz, a przede wszystkim uczniowie. Tu następuje pierwszy kontakt interesanta ze szkołą. Od atmosfery tego miejsca zależy, czy je polubi; a wszyscy wiemy, jak ważne jest pierwsze wrażenie” . Savoir-vivre zaczyna się już od progu sekretariatu. To, jakie to wnętrze wywrze wrażenie na osobie z zewnątrz, sprawi, że nawet złe nastawienie interesanta może osłabnąć. Urządzając sekretariaty, miejmy na uwadze dobro osób tam pracujących, jak również interesantów, estetykę pomieszczenia i jego funkcjonalność. Dostosowujmy je do zasad ergonomii, bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych, higieny pracy oraz zagrożenia epidemiologicznego. Pamiętajmy, że sekretariat to wizytówka szkoły i jako taki powinien być schludny i profesjonalny. Postarajmy się, aby forma nie przerosła treści. Akcenty osobiste owszem, ale w bardzo niewielkim stopniu. Kolejne, na co zwrócimy uwagę, wchodząc do sekretariatu, to osoba pracownika sekretariatu. Jej wygląd, ubiór, fryzura, higiena, jak również mowa ciała mogą wpłynąć na nastawienie interesanta oraz na przebieg spotkania. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest określenie przez dyrektora swoistego dress code’u obowiązującego w placówce. Punktualność i zarządzanie czasem Te dwa pojęcia wiążą się ze sobą nierozerwalnie i są kolejnym punktem na liście savoir-vivre’u. Brak punktualności, spóźnianie się są brakiem szacunku dla osoby, z którą jesteśmy umówieni. Punktualność to również terminowość, a ta w pracy sekretariatu jest bardzo ważna. Pracownik sekretariatu, choć pełni też funkcję reprezentacyjną, jest przede wszystkim pracownikiem biurowym i jako takiego obowiązują go terminy wynikające z przepisów prawa. Brak punktualności w realizacji zadań może skutkować wieloma konsekwencjami. Czas pracy określony jest ramami czasowymi i jako taki z założenia, oprócz przerw wynikających z prawa pracy, powinien być wypełniony pracą zawodową. Jednak w tym miejscu spotykamy się z tzw. złodziejami czasu. Są nimi np.: • rozpraszające, zbyt częste i zbyt długie telefony, • podejmowanie zbyt wielu czynności równocześnie, • nierealne przewidywanie, ile dana czynność może zająć czasu, lub zupełny brak takiego planowania, • wizyty osób niezapowiedzianych, • niemożność natychmiastowego dotarcia do potrzebnych załączników: bałagan w aktach i na biurku, • ciągłe przesuwanie niezałatwionych spraw na przyszłość, ustalanie kolejnych terminów, • niezwracanie uwagi na stopień ważności poszczególnych zadań i zabieranie się za to, co mało ważne, natomiast łatwe lub przyjemne do wykonania, • działanie tylko i wyłącznie spontaniczne, na zasadzie: „co przyniósł dzień”, pozbawione dążenia do wytyczonych celów, • brak konsekwencji i wytrwałości w pracy, łatwe uleganie wpływom innych osób lub okoliczności, • rozdrabnianie się na różne notatniki i kalendarze, używanie kartek i karteczek do zapisywania „ważnych spraw”, • samodzielne wykonywanie wszystkich zadań, przeciążenie drobiazgami, • zmiana bez uzasadnionej przyczyny raz przyjętych priorytetów, • formułowanie celów nie do końca, fragmentarycznie, zbyt dużo improwizacji w wykonywanej pracy . Ciąg dalszy tematu już wkrótce, w kolejnej części materiału.