STAN PRAWNY NA 20 WRZEŚNIA 2022 Przekazanie przedszkola nowemu dyrektorowi Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.). Kadencja dyrektora przedszkola trwa pięć lat. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypad-kach możliwe jest powierzenie tego stanowiska na krótszy czas. Zasada ta dotyczy jednak wyłącznie przedszkoli samorządowych, w których stanowisko to powierza się w drodze kon-kursu. W przedszkolach prowadzonych przez inne niż samorząd osoby prawne lub osoby fi-zyczne nie przeprowadza się tego rodzaju konkursów. Nie ma również żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o czas, przez który dana osoba może zajmować stanowisko dyrektora w ramach jednej kadencji. W przedszkolach niepublicznych i publicznych niesamorządowych nie istnieje bowiem zasada kadencyjności. W każdego typu placówce zdarzają się jednak sytuacje, w których dyrektor odchodzi ze sta-nowiska i przekazuje obowiązki swojemu następcy. Dyrektor odpowiada za prawidłowość działania jednostki i poręcza poprawność przeprowadzanych w niej czynności. Zgodnie z art. 68 Ustawy Prawo oświatowe: • kieruje działalnością przedszkola, • sprawuje nadzór pedagogiczny, • sprawuje opiekę nad wychowankami, • dysponuje środkami finansowymi, • wykonuje zadania związane z zapewnieniem bezpieczeństwa dzieciom i nauczycielom, • odpowiada za realizację zaleceń wynikających z orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego dzieci, • jest kierownikiem zakładu pracy dla zatrudnionych w przedszkolu nauczycieli i pra-cowników niebędących nauczycielami. W przypadku przedszkoli niepublicznych kompetencje dyrektora ustala organ prowadzący placówkę. Ponadto kwestię tę regulują zapisy statutu placówki. W wielu jednostkach są to uprawnienia analogiczne do tych, które posiadają dyrektorzy przeszkoli samorządowych. Dy-rektor może więc odpowiadać za wiele spraw, od finansów przez dokumentację przebiegu nauczania po sprawy kadrowe. Objęcie stanowiska przez nowego dyrektora wymaga zatem zapoznania się z szeroko rozumianym stanem jednostki. Istotne jest upewnienie się, czy kon-dycja jednostki nie będzie wymagała w najbliższym czasie zdecydowanego działania, np. zatrudnienia nowych nauczycieli. Znowelizowana Karta nauczyciela wymaga zatrudnienia odpowiedniej liczby nauczycieli specjalistów, których brakuje na rynku pracy. Nowy dyrektor może nie mieć gwarancji, że obejmowane przez niego przedszkole spełnia wymogi ustawowe w tym zakresie. Niestety, sam moment przejęcia przedszkola niekoniecznie będzie oznaczał uzyskanie odpo-wiedzi na wszystkie pytania związane z kondycją jednostki, choćby z tego powodu, że obo-wiązujące przepisy w żaden sposób nie regulują tego, jak pod względem formalnym takie przejęcie powinno przebiegać. W przypadku przedszkoli samorządowych Ustawa Prawo oświatowe mówi jedynie o wspomnianych wcześniej kadencjach. Dyrektor zajmuje stanowi-sko przez pięć lat szkolnych, do 31 sierpnia, a następnego dnia, 1 września, stanowisko obej-muje nowy dyrektor. Nie ma wątpliwości, że zasady przejęcia mogą być uregulowane przez organ prowadzący, który z uwagi na brak ustawowych wytycznych dysponuje tu pewną swobodą. Jeśli faktem jest, że dyrektor przedszkola samorządowego odpowiada za finanse jednostki, a przedszkola niepublicznego może za nie odpowiadać, gdy takie kompetencje przyzna mu organ prowadzą-cy, to wówczas można przeprowadzić inwentaryzację majątku przedszkola. Przeprowadzenia procedury inwentaryzacji wymagają przepisy Ustawy o rachunkowości, która w art. 4 ust. 3 mówi, że rachunkowość jednostki obejmuje: 1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, 2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, 3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu akty-wów i pasywów, 4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, 5) sporządzanie sprawozdań finansowych, 6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej Ustawą, 7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogła-szanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych Ustawą. Przepis ten wymaga w pkt 3 okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rze-czywistego stanu aktywów i pasywów. Podstawowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji określa z kolei art. 26 Ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: 1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), pa-pierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obro-towych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeże-niem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w bu-dowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z da-nymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywa-nych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializo-wanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powie-rzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach ra-chunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentual-nych różnic, 3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw za-kwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzą-cych ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Ustawa o rachunkowości przewiduje zatem trzy metody przeprowadzania inwentaryzacji: • spis z natury, • potwierdzenie prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic – czyli tzw. uzgad-nianie sald, • porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – czyli tzw. weryfikację sald. Warto zauważyć, że zgodnie z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości dyrektor przedszkola ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określo-nych Ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w za-kresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy. Ustawa o rachunkowości łączy przeprowadzenie inwentaryzacji z końcem roku obrotowego, nie daje więc samodzielnej podstawy do przeprowadzania jej w związku ze zmianą na stano-wisku dyrektora. Inwentaryzacja daje jednak nowemu dyrektorowi informację o kondycji finansowej jednostki, dlatego zasady przejmowania stanowiska dyrektora przyjmowane przez organy prowadzące zawierają często przepisy dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji. Po zakończeniu inwentaryzacji należy dokonać jej rozliczenia, najlepiej z udziałem przedsta-wicieli organu prowadzącego. Ich obecność ma wartość dowodową, potwierdza bowiem, że faktycznie będą przekazywane wymienione w inwentaryzacji składniki mienia przedszkola. Pamiętać jednak należy, że to, jak faktycznie będzie wyglądać procedura przekazania, zależy od wewnętrznej procedury przyjętej przez organ prowadzący. W następnej kolejności niezbędne jest przygotowanie protokołu lub protokołów zdawczo-odbiorczych. To, czy mamy do czynienia z jednym lub większą liczbą protokołów, zależy wyłącznie od procedury przyjętej przez organ prowadzący. Oprócz składników majątkowych i dokumentów księgowych, protokoły zdawczo-odbiorcze powinny dotyczyć przekazania: • dokumentacji przebiegu nauczania, • dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych, • dokumentacji technicznej przedszkola (np. przeglądy instalacji, BHP itd.). Protokoły zdawczo-odbiorcze sporządzić należy w trzech egzemplarzach, po jednym dla dy-rektora przekazującego przedszkole, dyrektora przejmującego przedszkole oraz organu pro-wadzącego. Protokoły powinny być podpisane po sprawdzeniu ich zgodności ze stanem fak-tycznym przez obydwu dyrektorów, głównego księgowego oraz przedstawiciela organu pro-wadzącego. Pamiętać należy, że przekazanie przedszkola obejmuje również przejęcie kluczy do wszystkich pomieszczeń oraz pieczęci przedszkola. Mimo że o kształcie procedury przekazania decydują wewnętrzne ustalenia organu prowadzą-cego, jej przyjęcie nie jest wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego. W przypadku jej braku dyrektor przejmujący placówkę nie dysponuje żadnymi regulacjami, na których może się oprzeć. Nie może też nakazać ustępującemu dyrektorowi przeprowadzenia inwentaryzacji. Powinien jednak wymagać sporządzenia protokołów (spisów) zdawczo-odbiorczych i podpisania ich przez ustępującego dyrektora. Posiadanie takiego protokołu jest dla dyrektora o tyle istotne, że dokument ten będzie wskazywał składniki majątku, za które odpowiada nowy dyrektor.