STAN PRAWNY NA 10 SIERPNIA 2022 Ewidencja obecności dzieci w przedszkolu Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1930 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 ze zm.), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych oso-bowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO nie są szczególnie skomplikowane, niemniej o pewnych wytycznych należy zawsze pamiętać. Zgoda na prze-twarzanie nie może być przede wszystkim dorozumiana. Nie powinniśmy zakładać, że rodzic wyraża zgodę na przetwarzanie danych niejako przy okazji wykonania innej czynności. Za przykład może tu posłużyć dostarczenie przez rodzica orzeczenia czy opinii poradni psycho-logiczno-pedagogicznej, a więc dokumentu zawierającego dane wrażliwe dotyczące zdrowia dziecka. Co do zasady przetwarzanie takich danych jest niedopuszczalne, ale art. 9 ust. 2 RODO wskazuje pewne wyjątki. Najczęściej będzie to zgoda osoby, której dane dotyczą, a w przypadku przedszkolaka – zgoda rodzica (prawnego opiekun), który w ramach opieki sprawowanej nad małoletnim może jego danymi osobowymi swobodnie dysponować. Zgodnie jednak z definicją zawartą w art. 4 pkt 11 RODO zgoda oznacza dobrowolne, kon-kretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie doty-czących jej danych osobowych. W przywołanym przykładzie rodzic dostarcza orzeczenie lub opinię poradni, ale uznanie na tej podstawie, że wyraża on w ten sposób zgodę na przetwarza-nie danych w nich zawartych, wiąże się już z niebezpieczeństwem uznania przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), że taka zgoda została przez przedszkole dorozumiana. Dlatego rodzic, dostarczając orzeczenie lub opinię, powinien podpisać zgodę na przetwarzanie danych w nich zawartych w celu realizacji zawartych w nich wytycznych czy postanowień. Inny przykład stanowić będzie przetwarzanie danych na potrzeby ewidencji dzieci. Prawo oświatowe przewiduje różne okoliczności wymagające prowadzenia ewidencji, np. na potrze-by rekrutacji czy obliczania należnych opłat za pobyt w placówce. Zgodnie z art. 52 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych rada gminy określa wysokość opłat za korzystanie z wy-chowania przedszkolnego dzieci nim objętych do końca roku szkolnego w roku kalendarzo-wym, w którym kończą sześć lat, w prowadzonym przez gminę: • publicznym przedszkolu i oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej, w czasie przekraczającym wymiar zajęć, o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 2 Ustawy Prawo oświatowe, • publicznej innej formie wychowania przedszkolnego w czasie przekraczającym czas bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki, ustalony dla publicznych przedszkoli na podstawie art. 13 ust. 2 Ustawy Prawo oświatowe. Wysokość opłaty nie może być wyższa niż 1 zł za każdą rozpoczętą godzinę faktycznego po-bytu dziecka w placówce. Stosownie do art. 13 ust. 8 ww. Ustawy prowadzone przez osoby prawne niebędące jednost-kami samorządu terytorialnego oraz osoby fizyczne publiczne przedszkola, szkoły podstawo-we z oddziałami przedszkolnymi oraz inne formy wychowania przedszkolnego pobierają opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego w wysokości nie wyższej niż wysokość opłat ustalonych przez radę gminy za każdą rozpoczętą godzinę faktycznego pobytu dziecka w przedszkolu przekraczającą czas bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki, ustalony odpowiednio na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 2 lub ust. 2 Ustawy Prawo oświatowe. Wskazany art. 13 ust. 1 pkt 2 Ustawy Prawo oświatowe mówi, że przedszkolem publicznym jest przedszkole, które zapewnia bezpłatne nauczanie, wychowanie i opiekę w czasie ustalo-nym przez organ prowadzący, nie krótszym niż pięć godzin dziennie. Jest to delegacja dla rady gminy do ustalenia, w drodze uchwały będącej aktem prawa miejscowego, czasu, w któ-rym przedszkola gwarantują bezpłatne prowadzenie zajęć. Opłaty za przedszkolne zajęcia mogą być pobierane wyłącznie za pobyt dziecka w przedszkolu wykraczający poza ten czas. Uchwała ta ma zastosowanie także do przedszkoli niepublicznych, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. W zamian za dotację zwiększoną, czyli w wysokości równej podstawowej kwocie dotacji dla przedszkoli, przedszkole takie musi spełnić warunki określone w art. 13 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, z tym że czas bezpłatne-go nauczania, wychowania i opieki nie może być krótszy niż czas bezpłatnego nauczania, wy-chowania i opieki, ustalony przez radę gminy dla przedszkoli prowadzonych przez gminę. Ponieważ wysokość opłaty nie może być wyższa niż 1 zł za każdą rozpoczętą godzinę fak-tycznego pobytu dziecka w przedszkolu, istotne jest prowadzenie dokładnej ewidencji czasu, w którym dziecko pojawi się w przedszkolu, oraz czasu, w którym przedszkole opuści. Warto wspomnieć, że istnieją dwa sposoby stosowania obowiązku zapewnienia co najmniej pięciu bezpłatnych godzin zajęć. Gminy wskazują w uchwale albo stały przedział godzin, w jakim odbywa się bezpłatne nauczanie, np. od 8.00 do 13.00, albo jedynie liczbę godzin bezpłatnych (min. pięć), gdzie ich liczenie rozpoczyna moment, w którym dziecko pojawia się w przedszkolu, co wydaje się bliższe intencji ustawodawcy. W takim przypadku, jeśli rodzic spóźni się z dzieckiem do przedszkola, to nie straci żadnej z przysługujących mu godzin bez-płatnych. Każde rozwiązanie potrzebuje jednak dokładnego ustalenia czasu przyjścia i wyjścia dziecka z przedszkola. Taką ewidencję należy prowadzić zgodnie z przepisami RODO. Wymaga to zwrócenia szczególnej uwagi na sposób skonstruowania ewidencji. Można założyć, że bę-dziemy mieli w tym przypadku do czynienia z listą obecności podpisywaną przez rodziców. Podpisy potwierdzać będą godzinę przyjścia i wyjścia dziecka z placówki. Z punktu widzenia RODO istotne jest to, aby lista przyjęła najpopularniejszej formy, czyli wypisu imion i nazwisk dzieci oraz – ewentualnie – odprowadzających rodziców, która umożliwia wgląd w dane dotyczące innych rodziców i ich dzieci, a tych przetwarzać nie można. Imię i nazwisko nie zawsze stanowi dane osobowe – jest tak w przypadku imion i nazwisk powszechnie spotykanych, uniemożliwiających identyfikację osoby. Nie sposób jednak za-kładać, że tylko z takimi przypadkami będziemy mieli do czynienia. Omawiana sytuacja nie jest też tą, z którą mamy do czynienia w przypadku imion i nazwisk pracowników jednej or-ganizacji, gdzie dostęp do tych danych uzasadniony jest strukturą pracy danej organizacji. Rodziców nic poza odprowadzaniem dziecka do tego samego przedszkola nie łączy, dlatego nie powinni oni mieć możliwości poznania wzajemnie swoich danych z wyjątkiem sytuacji, w której sami się na takie udostępnienie zdecydują. Optymalnym rozwiązaniem będzie więc lista skonstruowana w ten sposób, że każdy rodzic będzie miał dostęp wyłącznie do swoich danych, przewidująca np. osobną kartę dla każdego rodzica.