STAN PRAWNY NA 4 LIPCA 2022 Postępowanie ze źle wypełnioną dokumentacją szkolną Opracowała: Małgorzata Celuch, wicedyrektorka w zespole szkół, nauczycielka matematyki i informatyki; zaktualizowała: Elżbieta Rzepecka-Roszak, dyrektor szkoły podstawowej, ekspert ds. awansu zawodowego oraz edukator ośrodka doskonalenia nauczycieli, laureatka Ogólnopolskiego Programu „Twórczy nauczyciel – Twórcza Edukacja” Podstawa prawna: • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2019 r. poz. 1664), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700 ze zm.). Praca dyrektora związana jest z obowiązkiem prowadzenia obszernej dokumentacji. Wynika to z konieczności właściwej organizacji, dokumentowania i monitorowania przebiegu pracy dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej w danej placówce. Liczba koniecznych do wypełnienia dokumentów jest niezwykle duża, wypełnia się je terminowo w określonych porach roku szkolnego, a sposób ich wypełniania jest ściśle sprecyzowany. Znaczenie dokumentów szkolnych jest ogromne, ponieważ stanowią one podstawę do wystawiania zaświadczeń, odpisów i duplikatów przez wiele lat po ukończeniu szkoły przez uczniów i słuchaczy. Wszystkie dokumenty należy więc wypełniać dokładnie i najlepiej bezbłędnie. Jeśli jednak zdarzy się pomyłka, warto wiedzieć, w jaki sposób z niej wybrnąć. Należy wówczas postępować zgodnie z zaleceniami zawartymi w przepisach prawa oświatowego dotyczącego dokumentacji szkolnej. Kto dokonuje poprawek? Zgodnie z § 26 Rozporządzenia MEN w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji dyrektor szkoły lub placówki ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie odpowiednio przez szkołę lub placówkę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją. Ważne! Sprostowania błędu i oczywistej omyłki w księgach ewidencji, księdze uczniów, księdze słuchaczy, księdze wychowanków, arkuszach ocen ucznia, arkuszach ocen słuchacza dokonuje dyrektor szkoły albo osoba upoważniona przez niego na piśmie do dokonania sprostowania. Natomiast sprostowania błędu i oczywistej omyłki w pozostałej dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej dokonuje osoba, która taki błąd lub omyłkę popełniła, lub dyrektor szkoły lub placówki albo osoba przez niego upoważnienia do dokonania sprostowania. Sprostowania błędu i oczywistej omyłki dokonuje się przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowych wyrazów i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyrazami właściwych danych oraz wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu przez osobę dokonującą sprostowania. Sprostowanie błędu na świadectwie szkolnym promocyjnym oraz w indeksie Zgodnie z § 22 ust. 2 i ust. 3 Rozporządzenia MEN z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków sprostowania błędu na świadectwie szkolnym promocyjnym oraz w indeksie dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu, wykonując następujące czynności: • skreślenie nieprawidłowego zapisu kolorem czerwonym. • czytelne wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych kolorem czerwonym, • zamieszczenie na końcu świadectwa szkolnego promocyjnego lub indeksu adnotacji „Dokonano sprostowania”, • złożenie czytelnego podpisu przez dyrektora szkoły lub osobę przez niego upoważnioną, • zapisanie daty dokonania sprostowania, • odciśnięcie pieczęci urzędowej, umieszczenie informacji o dokonanym sprostowaniu na arkuszu ocen.   Których dokumentów nie wolno poprawiać? Na podstawie § 22 ust. 4 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków nie dokonuje się sprostowań w treści świadectw ukończenia szkoły, świadectw dojrzałości i ich odpisów, aneksów do świadectw dojrzałości i ich odpisów, certyfikatów, świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, suplementów do dyplomów, suplementów do dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, zaświadczeń, zaświadczeń o zawodzie, zaświadczeń o przebiegu nauczania oraz zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego lub ich duplikatów. Dokumenty te, jeśli zawierają błędy lub omyłki, podlegają wymianie za zwrotem dokumentu zawierającego błąd lub omyłkę. Zmiana imienia lub nazwiska Zgodnie z § 23 ust. 1 Rozporządzenia nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska na świadectwie, certyfikacie, świadectwie potwierdzającym kwalifikację w zawodzie, dyplomie, dyplomie potwierdzającym kwalifikacje zawodowe, zaświadczeniu, zaświadczeniu o zawodzie, zaświadczeniu o przebiegu nauczania i w dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę, jeżeli zmiana ta nastąpiła po: • ukończeniu szkoły, • zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia, • zdaniu egzaminu zawodowego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, • otrzymaniu dyplomu albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, • wydaniu zaświadczenia o zawodzie, chyba że zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego. W tych przypadkach wydaje się świadectwo, certyfikat, świadectwo potwierdzające kwalifikacje w zawodzie, dyplom, dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe, zaświadczenie, zaświadczenie o zawodzie lub zaświadczenie o przebiegu nauczania na nowe imię (imiona) lub nazwisko, a jeżeli ich wydanie nie jest możliwe – duplikat świadectwa, certyfikatu, świadectwa potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, dyplomu, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub zaświadczenia po przedstawieniu decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego i za zwrotem dokumentu wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko. W jaki sposób dopisać drugie imię ucznia w arkuszu ocen? Jednym z najczęściej pojawiających się błędów w dokumentacji jest brak drugiego imienia ucznia, szczególnie wtedy, gdy nauczyciele uzupełniają np. arkusze ocen na podstawie danych zawartych w dzienniku lekcyjnym. Do dziennika zwykle wpisuje się tylko pierwsze imię dziecka, natomiast w arkuszach ocen, na świadectwach i dyplomach istnieje obowiązek zamieszczania obydwu imion, jeśli uczeń je posiada. Często problem braku drugiego imienia pojawia się dopiero przy okazji wypisywania świadectwa, bo to dokument, do którego uczeń ma dostęp – w przeciwieństwie do arkusza ocen, w którym uczeń nie ma możliwości dostrzeżenia błędu. Ważne! Przepisy nie precyzują zasad postępowania w takiej sytuacji. Drugie imię trzeba jednak zamieścić zarówno w arkuszach ocen ucznia, jak i na każdym jego świadectwie szkolnym. Dokonując czynności uzupełnienia brakującego imienia, należy kierować się przede wszystkim prawidłowością wpisów oraz ich czytelnością. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się dopisanie drugiego imienia w miejscu najbardziej zbliżonym do właściwego (nad miejscem pomiędzy pierwszym imieniem i nazwiskiem), kolorem czerwonym, z zachowaniem wszystkich pozostałych procedur prostowania błędów i oczywistych omyłek.