STAN PRAWNY NA 7 LIPCA 2023 Dofinasowanie wypoczynku pracownika oświaty i jego dziecka z ZFŚS Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji, zaktualizowała: Marta Olkowicz, prawnik, autorka wielu publikacji związanych z tematyką prawa pracy, prelegentka na kongresach z zakresu prawa pracy, absolwentka Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie; zawodowo związana z jedną ze znanych warszawskich kancelarii prawnych, chętnie udziela wsparcia pro bono, gdyż wierzy, że wykonuje zawód z misją Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 984), • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 998), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych finansowana jest działalność socjalna organizowana przez pracodawców na rzecz pracowników i ich rodzin oraz byłych pracowników – emerytów i rencistów. Jednym z przejawów tej pomocy jest dofinansowanie do wypoczynku zarówno pracownika, jak i jego dzieci. Świadczenie urlopowe dla nauczycieli Zgodnie z art. 53 ust. 1 a Karty nauczyciela, z odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Ważne! W 2023 r. nauczycielowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze zajęć przez cały rok szkolny przysługuje świadczenie urlopowe, w zależności od charakteru pracy, w wysokości odpowiednio: 1662,97 zł (od 1 lipca 2023 r. kwota ta miała ulec zwiększeniu i wynosić 1914,34 zł, jednak prace legislacyjne w tym zakresie nie zostały jeszcze zakończone) lub 2217,29 zł. Specyfiką świadczenia urlopowego jest to, że należy się ono wyłącznie nauczycielom, nie otrzymają go pracownicy niepedagogiczni, jak również pomoc nauczyciela. Świadczenie będzie natomiast należne członkom kadry kierowniczej w szczególności dyrektorowi i wicedyrektorowi, o ile pełnią funkcje kierownicze jako nauczyciele. Ważne! Świadczenie urlopowe nauczycieli jest świadczeniem niezależnym od pozostałych świadczeń wypłacanych z funduszu socjalnego. Nauczyciele mają prawo skorzystać, poza świadczeniem urlopowym z Karty nauczyciela, także z dofinansowania do wypoczynku, o ile dofinansowanie takie jest przewidziane w regulaminie ZFŚS, a nauczyciel spełni warunki do jego uzyskania. Dofinansowanie wypoczynku pracownika Przepisy Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie wskazują konkretnych form wypoczynku, do których pracodawca może dopłacać ze środków ZFŚS. W art. 2 Ustawy o ZFŚS wymienia się jedynie, iż usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku stanowią działalność socjalną pracodawcy w ramach funduszu socjalnego. Tak więc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być dofinansowane np.: • wczasy, pobyt w sanatorium na leczeniu lub rekonwalescencji połączony z wypoczynkiem, • wypoczynek organizowany przez pracowników we własnym zakresie – tzw. wczasy pod gruszą, wczasy turystyczne, • wycieczki. Ustawa nie określa także sposobu finansowania świadczeń z funduszu. Wszystkie świadczenia socjalne finansowane z ZFŚS, w tym także dopłata do wypoczynku, mogą mieć charakter uznaniowy. Pracodawca powinien to wszystko konkretnie uregulować w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, tj.: • sposób ubiegania się o dofinansowanie do wypoczynku, • formy wypoczynku, • kryteria dochodowe, • termin wypłaty, • minimalny wymiar urlopu, który musi być wykorzystany, aby pracownik mógł się ubiegać o dofinansowanie – najczęściej w praktyce pracodawcy posiłkują się w tym zakresie art. 162 Kodeksu pracy, zgodnie z którym na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części; w takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych: wykorzystanie co najmniej 14 dni kalendarzowych jest często przyjmowane w regulaminach zakładowych jako zasada, warunkująca uzyskanie dopłaty do wypoczynku organizowanego na tzw. podstawowej dłuższej części urlopu w danym roku kalendarzowym. Dofinansowanie wypoczynku pracownika na gruncie podatkowym Świadczenia socjalne z ZFŚS, bez względu na to, czy mają charakter pieniężny, czy też rzeczowy, stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy. Świadczenia dla pracowników finansowane z ZFŚS korzystają częściowo lub w całości ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej jako u.p.d.o.f., zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Ważne! Zgodnie z art. 52l u.p.d.o.f. limit zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67, w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, wynosi 2000 zł. Dofinansowanie wypoczynku dla dzieci Jak już wcześniej wspomniano, przepisy Ustawy o ZFŚŚ nie wspominają wprost, jakie formy wypoczynku dla dzieci mogą być dofinansowywane z ZFŚS. W praktyce pracodawcy dofinansowują: • kolonie lub obozy zarówno krajowe, jak i zagraniczne, • wycieczki krajowe i zagraniczne, • wypoczynek połączony z nauką, • dofinansowanie do pobytów na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych. Inną formą wypoczynku, z którego korzystają dzieci, jest finansowanie kosztów wypoczynku, który dzieci spędzają razem z rodzicami. Są to najczęściej: wczasy krajowe i zagraniczne, agroturystyka, wypoczynek weekendowy, wynajem kwater prywatnych. Ustawa o ZFŚS nie określiła definicji dziecka na potrzeby wypłaty świadczeń z funduszu socjalnego, tak więc pracodawca powinien określić w regulaminie wiek dzieci i młodzieży, który uprawnia do dofinansowania oraz inne wymagania, które uprawniają do korzystania ze świadczeń, np. kontynuowanie nauki, niepełnosprawność, pozostawanie w jednym gospodarstwie domowym z rodzicem będącym pracownikiem zakładu pracy.   Dofinansowanie wypoczynku pracownika na gruncie podatkowym Zwolnienia podatkowe dla pracodawców obejmują również dopłaty do form wypoczynku organizowanego dla dzieci i młodzieży. Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży zwolnione są z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 u.p.d.o.f. Zgodnie z treścią tego przepisu wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo- -opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18. Wskazanie przez ustawodawcę w przepisie czterech form wypoczynku oznacza, że nie każda dopłata do wypoczynku może korzystać ze zwolnienia, a tylko ta, która związana jest z wypoczynkiem zorganizowanym przybierającym postać wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska. Zwolnienie dotyczy dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży w wieku do 18 lat. A zatem nie będzie można zastosować tego zwolnienia do dofinansowania wypoczynku młodzieży, która ten wiek przekroczyła w danym roku przed skorzystaniem z wypoczynku. W przypadku gdy pracownicy organizują wypoczynek we własnym zakresie (np. wczasy pod gruszą), dofinansowanie przyznawane na tego typu wypoczynek dla dzieci i młodzieży nie korzysta ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 u.p.d.o.f.. Wówczas pracownik może skorzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f., tzn. dofinansowanie będzie wolne od podatku w kwocie 1000 zł (2000 zł od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19). Dofinansowanie powyżej 1000 zł (2000 zł) będzie trzeba doliczyć do dochodu pracownika i opodatkować. W tym przypadku nie będzie miał znaczenia wiek dzieci. Ważne! Możliwość otrzymania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz jego wysokość muszą być uzależnione m.in. od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Sytuację życiową, rodzinną i materialną pracodawca powinien rozpatrywać w odniesieniu do każdego pracownika osobno. Jest bowiem mało prawdopodobne, aby sytuacja pracowników zatrudnionych w jednym zakładzie pracy, nawet przy tym samym poziomie zarobków, była jednakowa. Pracodawca powinien określić w regulaminie ZFŚS dokumenty, jakie powinien złożyć pracownik ubiegający się o dofinansowanie do wypoczynku pracownika lub dziecka pracownika. Uzyskanie dofinansowania będzie wymagało od pracodawcy uzyskania: • oświadczenia lub innych dokumentów (np. zaświadczenia o zarobkach, rozliczenia rocznego), na podstawie których pracodawca zbada i oceni sytuację życiową, rodzinną i materialną, • dokumentów potwierdzających poniesienie przez pracownika wydatku.