STAN PRAWNY NA 27 MAJA 2022 Upoważnienie do poświadczania zgodności z oryginałem odpisów dokumentów Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Jako dyrektor szkoły zamierzam upoważnić pracowników administracji do podpisywania dokumentów „za zgodność z oryginałem”. Proszę o wzór takiego dokumentu. Dodam, że chodzi głównie o stwierdzanie zgodności z oryginałem dokumentów przedstawianych przez kandydatów, którzy ubiegają się o przyjęcie do pracy, bądź pracowników przynoszących wszelkiego rodzaju zaświadczenia, certyfikaty z odbytych szkoleń, kursów. Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735 ze zm.). Co do zasady pracownik lub kandydat mają obowiązek przedstawić oryginał lub kopię sporządzoną przez organ wystawiający dokument, ewentualnie poświadczoną notarialnie. Zasada ta jest stosowana przykładowo przez art. 76a § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którym zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Jeżeli jednak zostanie dostarczony oryginał dokumentu, to upoważniony pracownik może poświadczyć jego kopię. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony – również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu. Upoważnienie może wyglądać następująco: „Upoważniam Panią/Pana ………….., zatrudnionego w ……………., na stanowisku ………………….., do poświadczania za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przedstawianych przez kandydatów, którzy ubiegają się o przyjęcie do pracy, zaświadczeń, certyfikatów z odbytych szkoleń, kursów oraz dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań”. Oficyna MM nie udziela porad prawnych. Odpowiedzi są wyłącznie wyrazem własnej oceny Doradcy Prawnego Oficyny MM. Nie stanowią urzędowej wykładni prawa, a ich zastosowanie nie może rodzić odpowiedzialności za ewentualne skutki zastosowania zaproponowanych rozwiązań zarówno ze strony Oficyny MM, jak i Doradcy Prawnego Oficyny MM.