STAN PRAWNY NA 17 MAJA 2022 Współpraca przedszkola z centrum usług wspólnych Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) Gminy, w celu zapewnienia podlegającym im jednostkom organizacyjnym, w tym przedszko-lom, wspólnej obsługi, zwłaszcza w zakresie administracyjnym, finansowym i organizacyjnym, mogą tworzyć tzw. centra usług wspólnych (CUW). Rozwiązanie takie budzi jednak często sporo wątpliwości co do wzajemnej współpracy pomiędzy jednostkami obsługiwanymi a CUW. Szczegóły obsługi – uchwała rady gminy Szczegółowe kwestie związane z zapewnianiem wspólnej obsługi podlegającym gminie jed-nostkom organizacyjnym powinny zostać określone w stosownej uchwale rady gminy. Po-winna ona określać w szczególności: • jednostki obsługujące, • jednostki obsługiwane, • zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej ob-sługi. Ponieważ zakres ewentualnych obowiązków spoczywających na CUW-ie może być każdora-zowo inny, zależy bowiem od przyjętych w poszczególnych gminach rozwiązań, które mogą się od siebie różnić w poszczególnych przypadkach, trudno ustalić jeden ogólny katalog zadań dla wszystkich CUW-ów. Warto jednak zaznaczyć, że art. 10c ust. 1 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wprowadza w tym zakresie istotne ograniczenia. Wskazuje, że zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych (np. przedszkoli) do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Natomiast w myśl art. 10c ust. 2 tego aktu w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości. Decydując się na takie rozwiązanie, rada gminy nie może postanowić, że część obowiązków w zakresie rachunkowości i sprawoz-dawczości pozostanie po stronie przedszkola, a część zostanie przekazana do kompetencji CUW-u. Kto ponosi odpowiedzialność? Co do zasady na kierowniku danej jednostki, np. przedszkola, spoczywa odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków przewidzianych w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachun-kowości, a więc także z tytułu nadzoru, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Dotyczy to również sytuacji, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną po-wierzone innej osobie lub odpowiedniemu przedsiębiorcy za ich zgodą (art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości). Wspomniane „odrębne przepisy”, które mają wpływ na ww. zasadę, to właśnie przepisy doty-czące wprowadzenia wspólnej obsługi. Zgodnie z art. 53 ust. 5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych to kierownik jednostki obsługującej (CUW) jest odpowie-dzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługi-wanej (przedszkola) w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą rady gminy, o której była mowa powyżej. Zadania z zakresu rachunkowości Powierzenie CUW-owi zadań z zakresu rachunkowości oraz sprawozdawczości musi nastąpić w stosunku do całości spraw z tego zakresu. Zakres ten określa art. 4 ust. 3 Ustawy o rachun-kowości, który wskazuje, że rachunkowość obejmuje: • przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, • prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu akty-wów i pasywów, • wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, • sporządzanie sprawozdań finansowych, • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej Ustawą, • poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogła-szanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych Ustawą. Jeżeli na CUW nałożona zostanie obsługa w sprawach rachunkowych, to będzie on musiał dbać o realizację wszystkich ww. obowiązków, więc także obowiązków związanych ze spra-wozdawczością budżetową i finansową danego przedszkola. Będzie się to wiązało ze sporzą-dzaniem sprawozdań budżetowych oraz finansowych. Jednostka obsługująca będzie również odpowiedzialna za obsługę kasową przedszkola oraz dokonywanie w jego imieniu płatności przelewowych na podstawie potwierdzonych dokumentów finansowych. Oprócz tego CUW będzie zobowiązany do opracowania odpowiednich dokumentów wewnętrznych związanych z księgowością danego przedszkola, jak np. plan kont, instrukcja obiegu dokumentów czy instrukcja inwentaryzacyjna. Ponieważ dokumentacja ta powinna zostać wprowadzona przez dyrektora CUW-u, z obowiązku tego zwolniony zostanie dyrektor przedszkola. Kilka słów należy poświęcić sprawom związanym z przeprowadzaniem inwentaryzacji w obsługiwanym przez CUW przedszkolu. Odpowiedzialność w tym zakresie leży po stronie CUW-u i to jego dyrektor powinien wydać stosowne zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, niezależnie od metody, na podstawie której jest ona przeprowadzana (np. w drodze spisu z natury). Również po stronie CUW-u leży obowiązek powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenia jej członków. Warto jednak pamiętać, że prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji nie będzie mogło nastąpić bez współpracy pomiędzy pra-cownikami CUW-u a przedszkolem. Przez obsługę finansową należy też rozumieć konieczność naliczania przez CUW wynagro-dzeń oraz innych świadczeń pracowniczych dla osób zatrudnionych w przedszkolu, co wiąże się z koniecznością opracowania przez CUW listy płac, realizowaniem przelewów wynagro-dzeń na konta pracowników, a niekiedy również z dokonywaniem wypłat gotówkowych w kasie. Zadania administracyjne i organizacyjne Przepisy pozostawiają w tym względzie szerokie pole manewru dla poszczególnych gmin. Przez obsługę administracyjną i organizacyjną najczęściej rozumie się zapewnienie jednostkom obsługiwanym pomocy prawnej, np. w zakresie opinii prawnych, przygotowywania nie-zbędnych dokumentów, ale też zastępstwa procesowego. W praktyce można spotkać się z prowadzeniem przez CUW wspólnej obsługi archiwizacji dokumentów obsługiwanych jed-nostek, organizowaniem ochrony mienia, zarządzaniem majątkiem ruchomym czy nierucho-mościami. CUW może również wspierać przedszkole w zakresie udzielania zamówień pu-blicznych, w tym przy przygotowywaniu dokumentacji przetargowej, publikowaniu ogłoszeń o przetargach oraz realizowaniu zbiorczych zamówień dla większej liczby obsługiwanych jed-nostek. Inną formą wsparcia może być służenie przedszkolu pomocą informatyczną przez zatrudnio-nych w CUW-ie informatyków, np. w zakresie obsługi już istniejącego sprzętu lub doradztwa w przypadku potrzeby nabycia nowego. Oprócz wsparcia w zakresie obsługi płacowej pracowników na CUW mogą być także nałożo-ne obowiązki w zakresie obsługi kadrowej, w tym w zakresie: • przygotowywania niezbędnej dokumentacji pracowniczej, • wystawiania skierowań na badania lekarskie, • prowadzenia ewidencji czasu pracy, • wystawiania niezbędnych dla pracowników zaświadczeń o zatrudnieniu i o zarobkach, • wystawianie dokumentacji o charakterze emerytalno-rentowym. Ważne! Jeżeli obsługa kadrowa zostanie przekazana do CUW-u, to zadania pracodawcy w dalszym ciągu wykonywać będzie dyrektor przedszkola, zobowiązany do zatwierdzania wystawionych przez CUW dokumentów. Odpowiedzialność dyrektora przedszkola Pomimo przekazania CUW-owi zadań związanych z rachunkowością i sprawozdawczością na dyrektorze przedszkola w dalszym ciągu będą spoczywały zadania związane z dysponowa-niem środkami publicznymi, zaciąganiem zobowiązań w imieniu przedszkola czy sporządza-niem i zatwierdzaniem planów finansowych (oraz dokonywaniem w nich zmian). Dlatego dyrektor przedszkola w dalszym ciągu będzie odpowiedzialny za prawidłowe wydatkowanie środków finansowych, którymi dysponuje przedszkole, w oparciu o zasady wyrażone w Ustawie o finansach publicznych, np. za podpisywanie ewentualnych umów na dostawę do przedszkola usług i towarów. Natomiast po stronie CUW-u będzie leżało jedynie techniczne wykonanie decyzji podjętych przez dyrektora przedszkola. Odnośnie do planu finansowego przedszkola i dokonywanych w nim zmian – choć od strony technicznej czynności te będą najczęściej wykonywali pracownicy CUW-u, to jednak ich przeprowadzenie nie będzie możliwe bez przekazania przez dyrektora przedszkola niezbęd-nych materiałów i informacji. Nieterminowe złożenie materiałów i wniosków o przesunięcie kwot wydatków przez dyrektora przedszkola może doprowadzić do tego, że CUW nie zdoła przygotować stosownych dokumentów oraz przeprowadzić całej procedury związanej z prze-sunięciem, co w efekcie może doprowadzić do przekroczenia planu finansowego przedszkola. Podsumowanie Większość czynności podejmowanych zarówno przez CUW, jak i dyrektora przedszkola wią-że się z koniecznością istnienia przepływu informacji pomiędzy jednostkami obsługiwaną i obsługującą. Bez tej współpracy nie jest możliwe wykonywanie zadań na nich spoczywają-cych. Z tego względu w celu wdrożenia dobrych praktyk jednostki obsługujące organizują różnego rodzaju szkolenia i spotkania dla pracowników jednostek obsługiwanych. Gwarantują one bezproblemowy przebieg współpracy oraz sprawną realizację zadań.