STAN PRAWNY NA 5 MAJA 2022 Ograniczenie dokumentacji przedszkolnej – pismo Ministerstwa Edukacji i Nauki do dyrektorów Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762), • Rozporządzenie MEN z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2200), • Rozporządzenie MEN z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 493 ze zm.), • Rozporządzenie MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1551 ze zm.), • Rozporządzenie MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.), • Rozporządzenie MEN z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedosto-sowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1309), • Rozporządzenie MEiN z dnia 19 sierpnia 2019 r. w sprawie trybu dokonywania oceny pracy nauczycieli, w tym nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, szczegóło-wego zakresu informacji zawartych w karcie oceny pracy, składu i sposobu powoły-wania zespołu oceniającego oraz szczegółowego trybu postępowania odwoławczego (Dz.U. z 2019 r. poz. 1625), • Pismo MEiN z dnia 16 listopada 2021 r nr DKO-WNP.4092.108.2021.EL. 16 listopada 2021 r. Ministerstwo Edukacji i Nauki skierowało do dyrektorów szkół, przed-szkoli i placówek oświatowych Pismo nr DKO-WNP.4092.108.2021.EL. Resort wskazał w nim rodzaje dokumentacji powstającej w jednostkach oświatowych, których tworzenie nie ma podstaw prawnych i faktycznych, co świadczy tym samym o „nadmiernym generowaniu dokumentów”. Czy słusznie? W przywołanym piśmie MEiN stwierdził, że „(…) problem biurokracji w dużej mierze wynika z faktu, że w szkołach i placówkach, oprócz dokumentów wymaganych przepisami prawa, tworzonych jest wiele innych dokumentów, np. planów, sprawozdań, raportów, zestawień, regulaminów”. Nadmienić należy, że MEiN w swoim piśmie odnosi się wprost wyłącznie do szkół i placó-wek, nie wspominając o przedszkolach. Co jednak istotne, treść tego pisma jak najbardziej można odnieść również do przedszkoli publicznych i niepublicznych oraz ograniczyć doku-mentację zgodnie z przedstawionymi w nim zasadami. Do pisma resort dołączył bowiem ze-stawienie przykładów dotyczących tworzenia dokumentacji niewymaganej przepisami prawa, które ma posłużyć pracownikom jednostek systemu oświaty do zweryfikowania potrzeby kontynuowania dotychczasowej praktyki nadmiernego „generowania” dokumentów. Awans zawodowy nauczycieli W przypadku dokumentacji związanej z awansem zawodowym resortowe zestawienie wy-mienia „cząstkowe” sprawozdania (np. co miesiąc, pół roku) z realizacji planu rozwoju zawo-dowego, składane dyrektorowi i opiekunowi stażu, oraz wykaz szkoleń nauczyciela. Istotnie jest to, że żaden z tych dokumentów nie jest wymagany przepisami prawa powszechnie obo-wiązującego. Zgodnie z art. 9c ust. 3 Karty nauczyciela w okresie stażu nauczyciel realizuje własny plan rozwoju zawodowego zatwierdzony przez dyrektora, uwzględniający wymaga-nia, o których mowa w art. 9g ust. 10 KN. Po zakończeniu stażu nauczyciel składa dyrekto-rowi przedszkola sprawozdanie z realizacji tego planu. Przywołana w tym przepisie regulacja art. 9g ust. 10 KN nie określa wprost wymagań doty-czących planu rozwoju zawodowego, ale stanowi delegację dla ministra właściwego ds. oświaty i wychowania do wydania rozporządzenia regulującego: • sposób odbywania stażu, • rodzaj dokumentacji załączanej do wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego, • zakres wymagań do uzyskania poszczególnych stopni awansu zawodowego, • tryb działania komisji kwalifikacyjnych i egzaminacyjnych, • wzory zaświadczeń o uzyskaniu akceptacji lub zdaniu egzaminu oraz wzory aktów nadania stopni awansu zawodowego – uwzględniając potrzebę stopniowania i różnicowania wymagań stawianych nauczycielom na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz potrzebę prawidłowego przeprowa-dzania postępowań kwalifikacyjnych i egzaminacyjnych. Na podstawie powyższej regulacji zostało wydane Rozporządzenie w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli. Według § 3 tego aktu nauczyciel stażysta przedkłada dyrektorowi plan rozwoju zawodowego w terminie 20 dni od dnia rozpoczęcia zajęć w przedszkolu, a nauczyciel kontraktowy i nauczyciel mianowany dołączają plan roz-woju zawodowego do wniosku o rozpoczęcie stażu. Dyrektor przedszkola, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia zajęć, zatwierdza plan rozwoju zawodowego albo zwraca go nauczycie-lowi do poprawienia wraz z pisemnym zaleceniem wprowadzenia niezbędnych zmian. W myśl § 4 ust. 4 ww. Rozporządzenia w trakcie stażu nauczyciel może wprowadzać zmiany w planie rozwoju zawodowego za zgodą dyrektora przedszkola, a zgodnie z ust. 5 tej regulacji składa on dyrektorowi sprawozdanie z realizacji planu rozwoju zawodowego, uwzględniające efekty jego realizacji dla nauczyciela i przedszkola, w terminie siedmiu dni od dnia za-kończenia stażu. Ważne! W przytoczonych regulacjach pada jedynie wymóg tworzenia sprawozdania z realizacji planu rozwoju zawodowego. Jest to zatem sprawozdanie obejmujące cały zrealizowany plan rozwo-ju zawodowego i nie ma istotnie podstaw do realizacji sprawozdań obejmujących miesiąc czy półrocze realizowanego planu. Działania dotyczące pracy dydaktycznej, opiekuńczej i wychowawczej Zdaniem MEiN-u nie ma podstaw do tworzenia raportów z lekcji przeprowadzonych w czasie nauki zdalnej, obejmujących temat lekcji, datę, klasy, liczbę uczniów (wychowanków), zrzuty ekranów, zdjęcia z platform komunikacyjnych. Zasady prowadzenia zajęć zdalnych ustala dyrektor na podstawie § 1 ust. 1 Rozporządzenia MEN z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Zgodnie z tym przepisem dyrektor odpowiada za organizację realizacji zadań tej jednostki, w tym zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość lub innego sposobu realizacji tych zajęć, czyli m.in.: • ustala, czy uczniowie i nauczyciele mają dostęp do infrastruktury informatycznej, oprogramowania i internetu umożliwiających interakcję między uczniami a nauczycie-lami prowadzącymi zajęcia, • ustala, we współpracy z nauczycielami, technologie informacyjno-komunikacyjne wykorzystywane przez nauczycieli do realizacji zajęć, • określa zasady bezpiecznego uczestnictwa w zajęciach, • ustala, we współpracy z nauczycielami, źródła i materiały niezbędne do realizacji zajęć, z których uczniowie mogą korzystać, • ustala, we współpracy z nauczycielami, tygodniowy zakres treści nauczania z zajęć wynikających z ramowych planów nauczania, • ustala, we współpracy z nauczycielami, sposób monitorowania postępów uczniów oraz sposób weryfikacji wiedzy i umiejętności uczniów, w tym również informowania uczniów lub rodziców o postępach ucznia w nauce, a także uzyskanych przez niego ocenach, • ustala, we współpracy z nauczycielami, sposób potwierdzania uczestnictwa uczniów na zajęciach oraz sposób i termin usprawiedliwiania nieobecności uczniów na zajęciach edukacyjnych. Zasady te są określone zarządzeniem dyrektora, natomiast nie obejmują faktycznie koniecz-ności dodatkowego raportowania o przeprowadzonych zajęciach. Zauważyć należy, że raport taki stanowi w istocie powielenie informacji zawartej w dzienniku zajęć przedszkola i jako taki nie tylko nie jest wymagany przepisami prawa powszechnie obowiązującego, ale również nie ma szczególnego celu, któremu miałby służyć. Nie ma też regulacji nakazujących tworzenie scenariuszy i konspektów zajęć obserwowanych przez dyrektora. Do samej obserwacji mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego, które w § 22 ust. 3 pkt 2 stanowi, że dyrektor obserwuje prowadzo-ne przez nauczycieli zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze oraz inne zajęcia i czynności wynikające z działalności statutowej przedszkola. Ważne! Nie istnieje regulacja, która nakazywałaby tworzenie konspektów czy scenariuszy akurat tych zajęć, które są poddane dyrektorskiej obserwacji. Podobne uwagi można odnieść do kolejnych dokumentów wskazanych przez MEiN, czyli: • raportów z analizy wyników nauczania, • teczek wychowawców, • sprawozdań dotyczących realizacji zajęć dydaktyczno-wyrównawczych, kół zaintere-sowań. Ich wspólną cechą jest to, że nie są wymagane przez przepisy prawa powszechnie obowiązu-jącego i jako takie nie są niezbędne do przygotowywania ogólnych wniosków wynikających ze sprawowanego nadzoru pedagogicznego, które są opracowywane przez dyrektora na pod-stawie art. 69 ust. 7 Prawa oświatowego. Diagnozy dotyczące różnorodnych obszarów działalności jednostki Jednakże nie można się zgodzić z MEiN-em, który uważa, że w jednostkach oświatowych nie powinny być opracowywane diagnozy dotyczące różnorodnych obszarów działalności jed-nostki oświatowej – arkusze ankiet, opracowanie wyników ankietowania. Istotnie nie istnieją obecnie przepisy wprost wskazujące na możliwość tworzenia ankiet i badania za ich pomocą różnych obszarów działalności przedszkola. Co prawda ankiety były wykorzystywane jako narzędzie badawcze, lecz głównie na potrzeby prowadzonej ewaluacji, zatem po zlikwidowa-niu tej formy nadzoru pedagogicznego także rola ankiet musiała ulec ograniczeniu. Ważne! Brak konieczności korzystania z ankiet nie oznacza braku możliwości ich użycia. Nadal dy-rektor może stosować tego typu dokumentację, pomimo tego, że nie będzie ona wykorzysty-wana w wykonywanym nadzorze pedagogicznym. Warto jednak nadmienić, że ankiety mogą dotyczyć każdej sfery działalności przedszkola, m.in. właśnie nadzoru pedagogicznego, stąd też nie można zabronić wykorzystywania przez dyrektorów tego narzędzia. Gdzie właściwie leży różnica, która każe inaczej traktować ankiety od pozostałej wcześniej wymienionej dokumentacji? Dlaczego miesięcznych sprawozdań z realizacji planu awansu zawodowego nie powinno się tworzyć, a zakaz taki nie dotyczy ankiet, wyraźnie przecież wskazanych przez MEiN jako dokumentacja zbędna? Otóż wspomniane plany, sprawozdania wychowawców, raporty z lekcji zdalnych to dokumentacja, która nie tylko nie jest wymagana przez przepisy prawa, ale w istocie nie służy niczemu, ewentualnie stanowi powielenie do-kumentacji już w przedszkolach powstającej i przepisami wymaganej, jak dzienniki zajęć. Dyrektorzy tworzą ją niejako „na zapas”, aby mieć dokumentację, którą mogą przekazać or-ganom nadzoru, by udowodnić zachodzenie konkretnego procesu w jednostce. Ankieta z kolei ma swój cel, ponieważ służy badaniu jednostki czy też przykładowo może służyć badaniu na temat opinii, jakie przedszkole wypracowało sobie w środowisku lokalnym. Pomimo tego, że dyrektor nie ma obowiązku prowadzenia takich badań, to jednak jako odpo-wiedzialny za pracę przedszkola i zainteresowany poprawą jakości jego funkcjonowania może takie badania prowadzić i do tego celu wykorzystywać właśnie formę ankiet. Badanie an-kietowe może zatem wprost służyć poprawie funkcjonowania jednostki oświatowej nie tylko w sferze pedagogicznej, ale np. pod kątem dostępności dla osób niepełnosprawnych, które aktualnie korzystają z oferty przedszkola. Nie da się zatem wskazać ankiety jako dokumenta-cji całkowicie zbędnej. Plany pracy nauczycieli Można zgodzić się z ministerstwem, że nie ma podstaw do tworzenia planów pracy nauczy-cieli (rocznych, miesięcznych, tygodniowych). Nie są one wymagane przepisami prawa, a w szczególności przez Rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Pomoc psychologiczno-pedagogiczna Ministerstwo wskazało również na błędy w dokumentacji dotyczącej kształcenia specjalnego, przede wszystkim na powielanie w IPET-ach informacji zawartych w orzeczeniach o potrzebie kształcenia specjalnego. Warto nadmienić, że zasady tworzenia IPET-ów określone zostały w § 6 Rozporządzenia MEN z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym i obejmują m.in.: • zakres i sposób dostosowania wymagań edukacyjnych do indywidualnych potrzeb rozwojowych i edukacyjnych oraz możliwości psychofizycznych ucznia, w szczegól-ności przez zastosowanie odpowiednich metod i form pracy z uczniem, • zintegrowane działania nauczycieli i specjalistów prowadzących zajęcia z uczniem skierowane na komunikowanie się ucznia z otoczeniem z użyciem wspomagających i alternatywnych metod komunikacji (AAC) oraz wzmacnianie jego uczestnictwa w życiu przedszkolnym lub szkolnym, • formy i okres udzielania uczniowi pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz wymiar godzin, w którym poszczególne formy pomocy będą realizowane, • działania wspierające rodziców ucznia. Wszystkie elementy IPET-u mają zatem służyć realizacji orzeczenia poradni, a nie są powtó-rzoną diagnozą zawartą już w tym orzeczeniu i w tym zakresie bez wątpienia uwagi MEiN-u są słuszne. Ministerstwo zwróciło również uwagę na nadużywanie praktyki zakładania teczek wycho-wankom i wskazało jednocześnie, że teczki mają zastosowanie wyłącznie w przypadkach wskazanych w § 19 Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przed-szkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Zgodnie z tą regulacją przedszkole gromadzi, w indywidualnej teczce, dla każdego ucznia objętego odpowiednio kształceniem specjalnym, zajęciami rewalidacyjno-wychowawczymi lub pomocą psychologiczno-pedagogiczną, doku-mentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także in-dywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne oraz indywidualne programy zajęć. Nie ma zatem podstaw do tworzenia teczek za wyjątkiem przypadków wyraźnie wskazanych w tej regulacji. Ważne! W szczególności nie ma podstaw do tworzenia teczek wychowanków, którzy nie zostali objęci kształceniem specjalnym, zajęciami rewalidacyjno-wychowawczymi lub pomocą psycho-logiczno-pedagogiczną. Podsumowanie Powyższa analiza wskazuje, że z większością uwag ministerstwa można się zgodzić. Nie jest celowe wymienienie tu wszystkich dokumentów, jakie MEiN uznał za zbędne, bowiem wy-kroczyłoby to znacznie poza ramy tej publikacji, ale można tu jeszcze przywołać następujące pozycje: • regulaminy dokonywania ocen nauczyciela – o ile w przypadku pracowników samo-rządowych (niepedagogicznych) obowiązek utworzenia regulaminu ocen wynika wprost z przepisów, tak ocena nauczyciela jest dokonywana na podstawie art. 6a Karty nauczyciela oraz rozporządzeń, w szczególności Rozporządzenia MEN z dnia 19 sierpnia 2019 r. w sprawie trybu dokonywania oceny pracy nauczycieli, w tym na-uczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, szczegółowego zakresu informacji za-wartych w karcie oceny pracy, składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego oraz szczegółowego trybu postępowania odwoławczego – nie istnieje zatem materia, która mogłaby zostać doprecyzowana wewnętrznym regulaminem ocen nauczycieli, • arkusze samooceny nauczycieli – podobna uwaga jak powyżej, procedura oceny nau-czycieli określona przepisami nie wymaga dokonywania samooceny – nie może być zatem taka samoocena wymagana przez dyrektora (na marginesie można dodać, że również kuratoria nie powinny wymagać samooceny od dyrektorów), • karty ewaluacji pracy własnej nauczyciela – także są niewymagane i nieprzewidziane w przepisach prawa, • sprawozdania opisujące wszystko, co nauczyciel robił w danym roku szkolnym, np. wycieczki, formy doskonalenia, plany na przyszłość itp. – niemające podstawy prawnej, • plany i/lub protokoły z zebrań z rodzicami, sprawozdania dotyczące współpracy z ro-dzicami, sprawozdania dotyczące współpracy ze środowiskiem lokalnym – też niema-jące podstawy prawnej. Ważne! MEiN wymienił w omawianym Piśmie szereg dokumentów dotyczących sprawozdawczości, a niewymaganych regulacjami ustaw czy rozporządzeń. Jest to pewna wskazówka dla dyrek-tora, iż ograniczenie sprawozdawczości do dokumentów, o których jest wyraźna mowa w przepisach, jest obecnie działaniem promowanym przez ministerstwo.