STAN PRAWNY NA 18 MARCA 2022 Uczniowie i dzieci z Ukrainy a obowiązek przekazywania danych do SIO Opracowała: Joanna Swadźba, prawnik, specjalista prawa oświatowego i prawa socjalnego, autorka wielu tematycznych artykułów, pracownik Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (t.j Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.), • Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j Dz.U. z 2021 r. poz. 2354 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1663). W ostatnich dniach, w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy, przybyło do Polski wielu uchodźców z tego kraju. Wśród nich są dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym. Dzieci i młodzież przybywające z zagranicy – zgodnie z prawem obowiązującym w Polsce – są przyjmowane do publicznych przedszkoli i szkół na warunkach i w trybie postępowania rekrutacyjnego dotyczących obywateli polskich. Przepisy określają również zasady przyjmowania obcokrajowców do polskich szkół i przedszkoli w trakcie roku szkolnego. Z kolei przyjęcie dziecka do szkoły rodzi obowiązki m.in. w zakresie rejestracji w Systemie Informacji Oświatowej. Przyjęcie uchodźców do szkoły lub przedszkola to oczywiście dla organów prowadzących koszty związane z organizacją kształcenia tych uczniów i opieki nad przyjmowanymi dziećmi. Na ten cel zostaną przekazane polskim szkołom i przedszkolom dodatkowe środki finansowe z budżetu państwa, jednakże otrzymanie zarówno dotacji, jak i subwencji na tych uczniów uzależnione jest od poprawności wprowadzonych danych do bazy danych SIO, ponieważ to na podstawie tych właśnie informacji przekazywane są samorządom środki finansowe przeznaczone na realizację zadań oświatowych. Obowiązek przekazania danych do bazy danych SIO dotyczy nie tylko uczniów szkół i przedszkoli samorządowych, ale wszystkich szkół i przedszkoli – zarówno publicznych, jak i niepublicznych. Obowiązek przekazywania do SIO informacji o uczniach uchodźcach Kwestie dotyczące gromadzenia danych dziedzinowych w bazie danych SIO regulują Ustawa o systemie informacji oświatowej (dalej: Ustawa o SIO) oraz Rozporządzenie MEN w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej. W SIO gromadzi się m.in. informacje identyfikacyjne i dziedzinowe uczniów. Zbiór danych o uczniach obejmuje informację o wszystkich uczniach, w tym niebędących obywatelami polskimi. Przepisy Ustawy o SIO nie wyłączają z obowiązku gromadzenia danych w bazie danych SIO – informacji dziedzinowych dotyczących uczniów będących uchodźcami. Przepis art. 11 tej Ustawy określa dane identyfikacyjne ucznia, jakie należy wpisać w bazie danych SIO. Obejmują one: imię, nazwisko i numer PESEL, a w przypadku ucznia nieposiadającego numeru PESEL – imię (imiona), nazwisko, płeć, datę urodzenia, serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz, jeżeli uczeń nie jest obywatelem polskim, kraj pochodzenia i dane dotyczące statusu ucznia: • obywatel państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Stowarzyszenia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej albo członek rodziny takiej osoby posiadający prawo pobytu lub prawo stałego pobytu, • osoba pochodzenia polskiego w rozumieniu przepisów o repatriacji, • osoba, której udzielono zezwolenia na pobyt stały na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, • osoba posiadająca ważną Kartę Polaka, • osoba, której nadano status uchodźcy, albo członek rodziny takiej osoby, • osoba posiadająca zgodę na pobyt tolerowany, • osoba, której udzielono zgody na pobyt ze względów humanitarnych, albo członek rodziny takiej osoby, • osoba, której udzielono ochrony uzupełniającej, albo członek rodziny takiej osoby, • osoba korzystająca z ochrony czasowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, • osoba, której na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, • osoba, której na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na pobyt czasowy w związku z okolicznością, o której mowa w art. 127, art. 159 ust. 1, art. 176 lub art. 186 ust. 1 pkt 3 lub 4 Ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, • członek rodziny osoby ubiegającej się o udzielenie ochrony międzynarodowej, • osoba, która posiada kartę pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”, wizę Schengen lub wizę krajową wydaną w celu wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, • osoba, której uprawnienie do nauki wynika z umowy międzynarodowej, • inny. Dane dziedzinowe ucznia w związku z uczęszczaniem do szkoły zostały wymienione w art. 14 Ustawy o SIO. Jedną z danych dziedzinowych, jakie należy wpisać do bazy danych systemu informacji oświatowych, jest miejsce zamieszkania ucznia, wskazanie klasy, semestru i oddziału, do którego uczeń uczęszcza, rodzaj oddziału: ogólnodostępny, integracyjny, specjalny, przysposabiający do pracy, sportowy, dwujęzyczny, międzynarodowy lub inny rodzaj oddziału, korzystanie z dodatkowej bezpłatnej nauki języka polskiego oraz nauki języka i kultury kraju pochodzenia, o których mowa w art. 165 ust. 7, 9 i 15 Ustawy Prawo oświatowe, a także informacja o spełnianiu obowiązku szkolnego w szkole obwodowej oraz data rozpoczęcia i data zakończenia nauki w szkole. Ważne! Zgodnie z art. 30 Ustawy o SIO podmiot zobowiązany do przekazywania danych do zbioru danych m.in. ucznia przekazuje dane do bazy danych SIO w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana w stanie faktycznym. Kiedy i jakie informacje należy przekazać do SIO? Informacje w zbiorze danych dziedzinowych ucznia w SIO muszą być aktualne. Jeśli uczeń pochodzący z Ukrainy został przyjęty do szkoły, nawet w trakcie roku szkolnego, to należy w ciągu siedmiu dni od dnia przyjęcia tego ucznia do szkoły przekazać do bazy danych SIO jego dane. Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie SIO po przyjęciu do szkoły ucznia niebędącego obywatelem Ukrainy trzeba wypełnić w bazie danych SIO formularz rejestracyjny i uzupełnić dane identyfikacyjne ucznia. W formularzu należy wpisać: • imię, nazwisko i numer PESEL, • w przypadku ucznia nieposiadającego numeru PESEL – imię (imiona), nazwisko, płeć, datę urodzenia, serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość; w przypadku braku dokumentu należy z listy dokumentów wybrać „Brak dokumentu – Ukraina” i jako numer wpisać datę urodzenia ucznia w formacie rok – miesiąc – dzień, • w polu kraj pochodzenia należy wybrać Ukraina – uchodźca, • następnie w rubryce status należy wskazać „inny”, • jako datę rozpoczęcia nauki należy wskazać dzień przyjęcia ucznia do szkoły, • ponadto należy wskazać miejsce przebywania ucznia w Polsce, wpisując w treści formularza województwo, powiat, gminę, miejscowość, • ucznia należy przypisać do odpowiedniego oddziału: o przygotowawczego – jeśli uczeń pochodzący z Ukrainy został ze względu na brak znajomości języka polskiego lub niewystarczającą znajomość tego języka zakwalifikowany do utworzonego oddziału przygotowawczego, o podstawowego – jeśli uczeń zna język polski w stopniu wystarczającym, należy przypisać go w bazie danych SIO do oddziału podstawowego na poziomie odpowiedniej klasy. Ważne! Na tych samych zasadach należy w bazie danych SIO zarejestrować dzieci przyjęte do przedszkola, punktu przedszkolnego, zespołu wychowania przedszkolnego, oddziału przedszkolnego zorganizowanego w szkole podstawowej, z tym zastrzeżeniem, że zamiast rejestracji nauki ucznia należy dokonać rejestracji nauki wychowanka.