STAN PRAWNY NA 18 MARCA 2022 Weryfikacja i upublicznianie danych podczas rekrutacji do przedszkola Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrud-nianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573 ze zm.), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych oso-bowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1). RODO zawiera szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych. Z punktu widzenia rekrutacji do przedszkola istotna wydaje się w szczególności analiza przetwarzania danych wrażliwych. Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO za dane wrażliwe uważa się dane ujawniające po-chodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądo-we, przynależność do związków zawodowych, a także dane genetyczne, biometryczne, doty-czące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. Spośród nich należy wskazać na dane dotyczące zdrowia, które komisja rekrutacyjna może przetwarzać w ściśle określonych w Ustawie Prawo oświatowe okolicznościach. Na potrzeby rekrutacji przetwarza się także dane niebędące danymi wrażliwymi. Stosuje się do nich regulację art. 6 RODO, w myśl którego przetwarzanie ich jest zgodne z prawem, gdy spełniony jest jeden z warunków wymienionych w ust. 1 tej regulacji, np.: • osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobo-wych w jednym lub większej liczbie określonych celów, • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ad-ministratorze. Uczestnicząc w rekrutacji, rodzice dzieci przedszkolnych wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zarówno swoich, jak i dziecka, na potrzeby toczącego się postępowania rekrutacyjnego. W przypadku tego postępowania można wskazać więcej niż jedną podstawę przetwarzania danych. Przedszkole i komisja rekrutacyjna mają obowiązek ich przetwarzania z uwagi na ciążący na nich prawny obowiązek przeprowadzenia rekrutacji. Według art. 131 Ustawy Prawo oświatowe do publicznego przedszkola, oddziału przedszkol-nego w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formy wychowania przedszkol-nego przyjmuje się kandydatów zamieszkałych na obszarze danej gminy. Dopiero w przypad-ku większej liczby kandydatów spełniających ten warunek przeprowadzane są dalsze etapy postępowania rekrutacyjnego. Już ta regulacja wymienia dane osobowe kandydata, a są nimi dane dotyczące miejsca za-mieszkania. Ustawa Prawo oświatowe nie przewiduje żadnej procedury weryfikacji tych da-nych. W jaki sposób więc potwierdzać prawdziwość oświadczenia rodziców kandydata? Przewodniczący komisji rekrutacyjnej może w tym celu skorzystać z art. 150 ust. 7 Ustawy Prawo oświatowe, żądając dokumentów potwierdzających okoliczności zawarte w składanych przez rodziców oświadczeniach, załączanych do wniosku rekrutacyjnego, w terminie wyzna-czonym przez przewodniczącego, lub może zwrócić się do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce zamieszkania kandydata o potwierdzenie tych okoliczności. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) potwierdza je w terminie 14 dni. Regulacja art. 150 ust. 7 nie odnosi się jednak do wszystkich danych związanych z wnioskiem rekrutacyjnym, ale jedynie do tych, które zawarte są we wspomnianych wyżej oświadczeniach, czyli w oświadczeniu: • o wielodzietności rodziny kandydata, • o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata. Jeśli prawo do opisanej weryfikacji mogłoby dotyczyć możliwości sprawdzenia miejsca za-mieszkania kandydata i jego rodziców, to mimo że nie sposób wskazać dokumentu, który wprost określałby te dane, rodzice mogliby być zobowiązani do dostarczania dowodów po-średnich, a takim dowodem byłyby np. rachunki za wynajem mieszkania, media itd. Tymcza-sem informacja o miejscu zamieszkania dziecka zawarta jest w art. 150 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe i do tego przepisu możliwość dokonania ww. weryfikacji danych już się nie odnosi. Zgodnie z tą regulacją wniosek rekrutacyjny zawiera: • imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL kandydata, a w przypadku braku numeru PESEL – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, • imiona i nazwiska rodziców kandydata, • adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata, • adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców kandydata, o ile je posiadają, • wskazanie kolejności wybranych publicznych przedszkoli, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej, publicznych innych form wychowania przedszkol-nego w porządku od najbardziej do najmniej preferowanych. Przepis ten wymienia zakres podstawowych danych osobowych, które przetwarza komisja rekrutacyjna i do których przetwarzania jest zobowiązana. Komisja nie ma jednak w zasadzie żadnych możliwości potwierdzenia prawdziwości tych danych. W ust. 2 ustawodawca wskazał kolejne przetwarzane przez komisję dane. Do wniosku rodzice kandydata mogą dołączyć orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, wydane ze względu na niepełnosprawność, orzeczenie o niepełnosprawności bądź o stopniu niepełnosprawności lub orzeczenie równoważne w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o re-habilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. W przypadku tych dokumentów, w tym orzeczeń poradni psychologiczno-pedagogicznych, dane w nich zawarte są danymi wrażliwymi, których przetwarzanie podlega silnym ograniczeniom. Sto-sownie do art. 9 RODO jest ono zabronione, z wyłączeniem przypadków wskazanych w ust. 2 tej regulacji, czyli np. wtedy, gdy: • osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, • przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane do-tyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub praw-nie niezdolna do wyrażenia zgody, • przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej. Obowiązujące przepisy nie wymagają od rodziców dostarczenia orzeczenia czy opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej. Jest to uzależnione wyłącznie od ich woli. Niemniej dostar-czenie takiego dokumentu na etapie postępowania rekrutacyjnego oznacza, że rodzice zgadza-ją się na przetwarzanie danych w nim zawartych. W toku postępowania rekrutacyjnego przedszkole przetwarza więc olbrzymie ilości danych osobowych. Niektóre z nich zostają w ściśle określonych okolicznościach upublicznione, co czasem staje się źródłem skarg rodziców. Chodzi tu przede wszystkim o listy kandydatów. Podstawę prawną tego działania stanowi kilka regulacji Ustawy Prawo oświatowe. Zgodnie z art. 157 ust. 2 aktu do zadań komisji rekrutacyjnej należy m.in.: • ustalenie wyników postępowania rekrutacyjnego i podanie do publicznej wiadomości listy kandydatów zakwalifikowanych i kandydatów niezakwalifikowanych, o której mowa w art. 158 ust. 1, • ustalenie i podanie do publicznej wiadomości listy kandydatów przyjętych i kandyda-tów nieprzyjętych, o której mowa w art. 158 ust. 3. Wyniki postępowania rekrutacyjnego podaje się do publicznej wiadomości w formie listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych, zawierającej imiona i nazwiska kandydatów oraz informację o zakwalifikowaniu albo niezakwalifikowaniu kandydata do danego publicznego przedszkola (art. 158 ust. 1). Komisja rekrutacyjna podaje też do pu-blicznej wiadomości listę kandydatów przyjętych i nieprzyjętych. Lista ta zawiera ich imiona i nazwiska lub informację o liczbie wolnych miejsc (art. 158 ust. 3). Listy te zawierają wyłącznie imię i nazwisko kandydata. Ewentualne skargi rodziców na upu-blicznienie tej informacji nie mogą być uznane za uzasadnione, ponieważ Ustawa Prawo oświatowe wyraźnie wymaga podania tych danych do publicznej wiadomości. Art. 158 ust. 4 wprost wskazuje, że listy podaje się do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie w wi-docznym miejscu w siedzibie publicznego przedszkola. Listy zawierają imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej oraz najniższą liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia. Publikacja list jest wykonaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego i nie zależy od uznania dyrektora czy komisji rekrutacyjnej. Decydując się na rekrutację do danego przedszkola, rodzice nie tylko wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych wymaganych we wniosku rekrutacyjnym, ale również nie mają wpływu na to, że imię i nazwisko dziecka zostanie podane do publicznej wiadomości. Co więcej, rodzice nie mogą zażądać niepodawania tych danych, nie przewidują tego bowiem przepisy.