STAN PRAWNY NA 25 LUTEGO 2022 Elektroniczna forma protokołu z posiedzenia rady pedagogicznej Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), • Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej do-kumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem CO-VID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 493 ze zm.). Rada pedagogiczna jest organem przedszkola o charakterze profesjonalnym, czyli złożonym z osób, które są zatrudnione w przedszkolu, dysponują wykształceniem i doświadczeniem pozwalającymi podejmować rozstrzygnięcia wiążące dla dyrektora oraz posiadają prawo głosu nad tymi rozstrzygnięciami. Właśnie ich profesjonalny charakter odróżnia radę pedagogiczną np. od organów o charakterze społecznym, jak rada rodziców. Jeżeli spojrzeć na charakter uchwał przez nią podejmowanych, to właściwie żadna z nich nie ma cech, które powo-dowałyby konieczność jej bezwzględnego wykonania przez dyrektora placówki. Już art. 84 ust. 1 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe wskazuje, że rada rodzi-ców może występować do dyrektora oraz innych organów, w tym organu prowadzącego czy kuratora oświaty, jedynie z wnioskami lub opiniami, które mogą co prawda dotyczyć wszyst-kich sfer działalności przedszkola, ale służą jedynie zwróceniu uwagi na konkretne zagadnie-nie. Zupełnie inna jest pozycja rady pedagogicznej, która posiada uprawnienia nie tylko do wydawania opinii lub występowania z wnioskami, ale też – zgodnie z art. 70 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe – posiada kompetencje stanowiące, obejmujące np. prawo do podejmowa-nia uchwał w sprawie skreślenia wychowanka z listy czy w sprawie planów pracy placówki. Jednocześnie rada pedagogiczna może podejmować rozstrzygnięcia należące do jej kompe-tencji w czasie zebrań odbywających się zdalnie, z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość. Możliwość taka wynika z treści § 11a Rozporządzenia MEN z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, zgodnie z którym do 31 sierpnia 2022 r. czynności organów jednostek systemu oświaty, określone w przepisach dotyczących funkcjonowania tych jednostek, mogą być po-dejmowane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub za pomocą innych środków łączności, a w przypadku kolegialnych organów jednostek systemu oświaty – także w trybie obiegowym. Treść podjętej w ten sposób czynności powinna być utrwalona w formie odpowiednio protokołu, notatki, adnotacji lub w inny sposób. Przywołany art. 2 pkt 5 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną stanowi, że przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidu-alne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między syste-mami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Zdalne posiedzenie rady pedagogicznej może odbywać się nawet z wykorzystaniem poczty elektronicznej, choć oczywiście należy mieć świadomość, że taki sposób komunikacji pomię-dzy członkami rady będzie raczej nieefektywny. Dlatego wykorzystuje się w tym celu różnego rodzaju platformy umożliwiające przesyłanie dźwięku i obrazu pomiędzy szeregiem użyt-kowników. Jak wynika z przedstawionych wyżej regulacji, możliwość prowadzenia zdalnego posiedzenia rady pedagogicznej obowiązuje do końca obecnego roku szkolnego. Nie jest wy-kluczone, że zostanie ona przedłużona, czy nawet na stałe wpisana do prawa oświatowego. Istotne jest to, że wskazana regulacja wymaga wyraźnie protokołowania zdalnych posiedzeń rady pedagogicznej, co jest tożsame z zasadami prowadzenia stacjonarnych posiedzeń rady. Stosownie do treści art. 73 ust. 2 Ustawy Prawo oświatowe rada pedagogiczna ustala regula-min swojej działalności, a jej posiedzenia są protokołowane. Można zastanawiać się, w jakim celu powtórzono w Rozporządzeniu w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 obowiązek proto-kołowania posiedzenia, skoro został on sformułowany w akcie wyższego rzędu. Wprowadze-nie zapisu mówiącego wyłącznie o możliwości odbywania posiedzeń w formie zdalnej mo-głoby sugerować, że trybu tego nie dotyczą wymogi obejmujące tryb stacjonarny, wliczając w to obowiązek protokołowania. Najprawdopodobniej chodziło więc o wyeliminowanie tego rodzaju wątpliwości. Taka interpretacja byłaby zresztą wygodna z racji problemów dotyczą-cych uzyskania podpisów nauczycieli pod protokołem. W stacjonarnym trybie pracy protokół z reguły podpisywany jest przez wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu. W przypadku trybu zdalnego, gdy do przeprowadzenia posiedzenia zostaje użyty program transmitujący obraz i dźwięk, taka zasada podpisywania nie może zostać utrzymana, wymagałaby bowiem zapewnienia wszystkim członkom rady możliwości korzystania z podpisu elektronicznego. Istnieje jednak inne rozwiązanie mówiące o obowiązku podpisania protokołu wyłącznie przez osoby wskazane w regulaminie rady pedagogicznej, czyli np. przez dyrektora przedszkola, który jako jedyny zaświadcza swoim podpisem o tym, kto brał udział w posiedzeniu rady pe-dagogicznej i jak wyglądał przebieg głosowania nad poszczególnymi uchwałami. Rozwiązanie to wymaga posiadania podpisu elektronicznego wyłącznie przez dyrektora. W wielu przy-padkach dyrektor podpis elektroniczny już posiada z uwagi na prowadzoną w placówce w formie elektronicznej dokumentację przebiegu nauczania. Zgodnie z § 2 Rozporządzenia MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadze-nia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, dzia-łalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji przedszkole prowadzi dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola, w którym dokumentuje się przebieg pracy wychowawczo-dydaktycznej z dziećmi w danym roku szkolnym. Do dziennika zajęć wpisuje się: • w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona dzieci, • daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, • imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, • adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, • tematy przeprowadzonych zajęć, • godziny przyprowadzania i odbierania dziecka z przedszkola. W dzienniku odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach w danym dniu. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem. Stosownie do § 21 ust. 2 Rozporządzenia za zgodą organu prowadzącego dzienniki mogą być prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej. W takim wypadku jednak (ust. 5 Rozporzą-dzenia) samo wpisanie przez nauczyciela tematu zajęć jest równoznaczne z potwierdzeniem przez nauczyciela przeprowadzenia tych zajęć. Innymi słowy nie ma wówczas potrzeby za-pewnienia nauczycielowi kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny jest wymagany jedynie do przeprowadzenia czynności, o których mowa w § 22 Rozporządzenia, obejmujących archiwizację dokumentacji prowadzonej wyłącznie elektronicznie. Zgodnie z tą regulacją w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, według stanu na dzień zakończenia roku szkolnego. Doku-ment taki musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dlatego w przy-padku tych jednostek systemu oświaty, które prowadzą dokumentację wyłącznie w formie elektronicznej, dyrektorzy muszą zostać wyposażeni w podpis elektroniczny. To z kolei może ułatwić tworzenie elektronicznych protokołów z posiedzeń rady pedagogicznej. Niestety nie ma możliwości podpisania elektronicznego dokumentu w sposób inny niż poprzez podpis kwalifikowany. Należy podkreślić, że podpisanym dokumentem elektronicznym nie jest skan dokumentu papierowego. Tylko podpis kwalifikowany stanowi faktyczne po-twierdzenie danych podpisującego, umożliwiając jego identyfikację i ochronę przed próbami oszustwa. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby protokół w formie elektronicznej tworzyć także wtedy, gdy posiedzenia odbywają się w trybie stacjonarnym w siedzibie przedszkola. Zgodnie z przywo-łanym wcześniej art. 73 ust. 2 Ustawy Prawo oświatowe to rada pedagogiczna decyduje o treści regulaminu swojej działalności. Przepis ten wymaga protokołowania posiedzenia rady, ale nie wskazuje obowiązującej formy protokołu. Nie wymaga też, aby wszyscy członkowie rady, biorący udział w jej posiedzeniu, podpisali protokół. Dopuszczalne jest więc przyjęcie regulaminu przewidującego elektroniczny protokół podpisywany wyłącznie przez dyrektora.