STAN PRAWNY NA 15 LUTEGO 2022 Sporządzanie planu czasu pracy pracowników niepedagogicznych Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.). Plan czasu pracy czy harmonogram czasu pracy obejmuje poszczególnych pracowników niepedagogicznych w danym okresie rozliczeniowym. Powinien on przewidywać faktyczną liczbę dni pracy oraz liczbę godzin pracy, którą w danym okresie rozliczeniowym pracownik będzie musiał wypracować. Obowiązek jego sporządzenia wynika z treści art. 129 Kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 tego przepisu czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135–138, 143 i 144. Regulacja ta określa normy czasu pracy i wskazanie okresu rozliczeniowego, w tym wypadku 4-miesięcznego. Przywołane w niej przepisy dotyczą jednak innych systemów i rozkładów czasu pracy. System równoważnego czasu pracy Zgodnie z art. 135 k.p. w zakładzie pracy może być stosowany system równoważnego czasu pracy – jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją – w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W systemie tym, podobnie jak w pozostałych systemach czasu pracy z wyjątkiem ruchu ciągłego, który w placówkach oświatowych nie będzie miał zastosowania, obowiązuje 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, czyli zgodna z wcześniej przytoczoną normą art. 129 § 1 k.p. System równoważnego czasu pracy to jednak właściwa tylko dla niego możliwość regulacji dobowego wymiaru czasu pracy i przedłużenia tego czasu do maksymalnie 12 godzin, pod warunkiem zrównoważenia tego czasu krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w innych dniach, ewentualnie przyznaniem w zamian dni całkowicie wolnych od pracy. Powyższy system może zatem być przydatny w tych przypadkach, gdy w konkretnych okresach pracy poradni niezbędne jest jej dłuższe otwarcie, np. z uwagi na prowadzone prace, które ze względu na ich charakter nie mogą być w całości wykonane w czasie zwykłej aktywności jednostki. Warto również wspomnieć o zmodyfikowanym systemie równoważnego czasu pracy uregulowanym w art. 136 k.p. Według tej regulacji przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 16 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Pracownikowi przysługuje wówczas, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od odpoczynku przewidzianego w art. 133, stosownie do którego pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia można stosować system będący jeszcze poważniejszą modyfikacją równoważnego systemu czasu pracy, a uregulowany w art. 137 k.p. Zgodnie z tą regulacją do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. System skróconego tygodnia pracy System ten został uregulowany w art. 143 k.p. i zgodnie z nim na pisemny wniosek pracownika może być do niego stosowany system skróconego tygodnia pracy. Powyższy system dopuszcza wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy nie więcej niż do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Ważne! System ten może być stosowany dla tych pracowników, których obecność nie jest niezbędna w poradni w każdym dniu jej pracy i może być przydatny, jeżeli w konkretne dni wymagana jest dłuższa obecność w pracy danego pracownika. To jednak do dyrektora należy decyzja, czy przychyli się do wniosku pracownika, bowiem wniosek ten nie jest dla dyrektora wiążący. System skróconego czasu pracy System skróconego tygodnia pracy, pomimo podobnie brzmiącej nazwy, został uregulowany na innych zasadach aniżeli omawiany w powyższym rozdziale. Zostały one wskazane w art. 145 k.p. Zgodnie z tym przepisem skrócenie czasu pracy poniżej norm określonych w art. 129 § 1, czyli poniżej 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia może polegać na ustanowieniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy albo na obniżeniu tych norm, a w przypadku pracy monotonnej lub pracy w ustalonym z góry tempie polega na wprowadzeniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy. Ruchomy czas pracy Stosownie do art. 1401 k.p. rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Rozkład czasu pracy może również przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który według tego rozkładu jest dla pracownika dniem pracy. W tym przypadku także zachowana jest norma 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Dyrektor może postanowić, że np. pracę rozpoczyna się w godzinach do 7.15 do 7.45. Pracownik musi zadbać o wykonanie normy 8 godzin pracy dziennie, zatem jeżeli rozpocznie pracę o 7.15, to zakończy ją o 15.15, jeżeli zacznie o 7.45, to zakończy o 15.45 i ta zasada dotyczy oczywiście dowolnej godziny pomiędzy wskazanymi przez pracodawcę godzinami rozpoczynania pracy. Ustalenie systemu i rozkładu czasu pracy Według art. 150 § 1 k.p. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Z kolei pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, mogą stosować okres rozliczeniowy czasu pracy, o którym mowa w art. 135 § 2, czyli wydłużenie okresu rozliczeniowego równoważnego czasu pracy do trzech miesięcy – po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy. Zgodnie z art. 129 § 2 k.p. w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. To przedłużenie ustala się: • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo • w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe. Rozkład czasu pracy danego pracownika Zgodnie z art. 129 § 3 k.p. rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc. Dyrektor przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Od obowiązku tego istnieją jednak wyjątki uregulowane w § 4. Dyrektor nie ma zatem obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli: • rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1, albo z umowy o pracę, • w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1 (czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy); w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik, • na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401, czyli ruchomy czas pracy, • na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy. Ważne! W większości przypadków dyrektor nie będzie miał obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy, bowiem będzie mieć miejsce jedna z przywołanych sytuacji – z reguły wskazanie rozkładu czasu pracy nastąpi w umowie o pracę pracownika. Jeżeli zatem plan pracy pracownika został określony w obwieszczeniu czy w umowie o pracę i ma charakter powtarzalny, dyrektor nie ma obowiązku sporządzania co miesiąc indywidualnych rozkładów czasu pracy. Taka sytuacja jest zresztą typowa dla placówek oświatowych, bowiem standardowy, podstawowy system, w którym czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, jest najczęściej stosowany. Wytyczne PIP-u Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy dostępne są porady dotyczące planowania rozkładów czasu pracy. Czytamy w nich, że: (…) na zaczynające się kolejne miesiące lub lata kalendarzowe niektórzy pracodawcy muszą ułożyć grafiki czasu pracy na nowe okresy rozliczeniowe przed końcem takiego miesiąca lub roku. Grafiki muszą przygotować ci pracodawcy, którzy stosują pracę zmianową lub równoważne systemy czasu pracy. Podobnie będzie w tych firmach, gdzie pracę świadczy się także w niedziele i święta albo są różne terminy dni wolnych wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. U pracodawcy ze stałym rozkładem czasu pracy, czyli w firmach, gdzie przykładowo pracuje się od poniedziałku do piątku w stałych godzinach, a soboty i niedziele są dniami wolnymi, wystarczą odpowiednie postanowienia zapisane w regulaminie pracy dotyczące organizacji pracy w firmie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, żeby taki szef rozpisał grafik pracy na przyjęty u siebie okres rozliczeniowy, np. miesięczny”. Jak obliczyć wymiar czasu pracy pracownika? Stosownie do art. 130 k.p. obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym), oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego przypadających od poniedziałku do piątku. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Od wyniku otrzymanego z pkt 1 i 2 należy zatem odjąć iloczyn 8 godzin i liczby świąt przypadających w innym dniu niż niedziela.