STAN PRAWNY NA 10 LUTEGO 2022 Rząd szykuje system obsługi e-umów pracowniczych Opracowała: Aneta Mościcka, prawnik z odbytą aplikacją sądową, dziennikarz od 2001 r. Autorka artykułów z zakresu prawa: pracy, BHP, cywilnego, gospodarczego, podatków, zamówień publicznych, nieruchomości. Współpracuje m.in. z Wydawnictwem C. H. Beck, Wydawnictwem Wiedza i Praktyka Podstawa prawna: • Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie (nr UD230), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.), • Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 75 ze zm.). Rządowy Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie przewiduje wprowadzenie systemu teleinformatycznego, który ułatwi sporządzenie zgodnie z prawem umów o pracę, umów-zleceń, umów uaktywniających oraz umów o pomocy przy zbiorach. Dzięki temu systemowi w jednym miejscu możliwe będą zarówno zawarcie umowy, jak i jej rejestracja w ZUS-ie. System będzie automatycznie generował deklaracje i informacje. Za pośrednictwem systemu możliwe będą podpisywanie dokumentów i wysyłanie ich bezpośrednio z systemu. Obsługa umów w systemie teleinformatycznym obejmie zawarcie, zmianę lub rozwiązanie umowy oraz dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy. Uwierzytelnianie użytkownika systemu będzie wymagało użycia profilu zaufanego, profilu osobistego, innego środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej. Ochrona danych osobowych Dane osobowe będą chronione przed nadużyciem, niezgodnym z prawem dostępem lub przekazaniem, co będzie polegało na: • dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych, • pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności. Minister Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej będzie mógł udostępnić dane osobowe Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie niezbędnym do obsługi umów przy użyciu systemu. Jakie usługi zapewni system informatyczny? System zapewni następujące funkcjonalności: • zawarcie umowy, • zmianę umowy, • obliczenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi, • rozwiązanie umowy, • prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, akt osobowych pracowników, umowy o pracę przy zbiorach określonej w art. 91a Ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników, • wydanie świadectwa pracy, • dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy. Za pośrednictwem systemu będą obliczane należności podatkowe odpowiednio pracownika, zleceniobiorcy, niani w rozumieniu art. 50 ust. 1 Ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 i przekazywane do urzędu skarbowego informacje o zaliczkach, o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Ważne! System zapewni pracodawcy, zleceniodawcy, rodzicom (w przypadku umów z opiekunkami dzieci) autoryzowany dostęp do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu przekazania dokumentów ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy, niani zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Dokumenty ubezpieczeniowe będą przekazywane na profilu informacyjnym pracodawcy, zleceniodawcy lub rodziców utworzonym w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. System będzie powiadamiać: • pracodawcę o obowiązkach wynikających z art. 29 § 3–33 Kodeksu pracy (chodzi o poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia i ich zmianach, m.in. o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego), • osobę, z którą umowa została rozwiązana, o warunkach uzyskania zasiłku dla bezrobotnych i uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego. Zawieranie umów za pośrednictwem systemu Przed zawarciem umowy pracodawca, zleceniodawca, rodzic będą musieli powiadomić odpowiednio pracownika, zleceniobiorcę, nianię o zamiarze zawarcia umowy za pośrednictwem systemu, które będzie wymagało zgody: pracodawcy i pracownika, zleceniodawcy i zleceniobiorcy albo rodziców i niani. Umowa będzie zawierana za pośrednictwem systemu przy wykorzystaniu wzoru umowy. Jej zawarcie będzie wymagało wprowadzenia do systemu danych koniecznych do zawarcia umowy oraz wypełnienia wzoru umowy udostępnionego w systemie. Za poprawność danych wprowadzonych do systemu będą odpowiadały strony umowy. Zawarcie umowy nastąpi z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywoła skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Zmiana umowy albo rozwiązanie umowy nastąpią przy wykorzystaniu wzoru udostępnionego w systemie, przy wykorzystaniu systemowego wzoru nastąpi również wydanie świadectwa pracy. Pracodawca wypełni wzór świadectwa pracy oraz opatrzy go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Pracodawca, zleceniodawca, rodzice będą mogli wprowadzić do systemu szczególne warunki umowy uzgodnione między stronami umowy: • wynikające z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy, • niezbędne do rozwiązania umowy albo wydania świadectwa pracy. Pracownik, zleceniobiorca, niania podadzą do systemu dane służące do kontaktu, w tym numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej. W przypadku zawarcia umowy za pośrednictwem systemu oświadczenie woli, wniosek oraz inne dokumenty pracodawcy, zleceniodawcy, rodziców będą składane, a pracownika, zleceniobiorcy, niani będą mogły być składane za pośrednictwem systemu. Ważne! W przypadku zawarcia umowy w systemie dokumentacja tej umowy będzie prowadzona i przechowywana w systemie w postaci elektronicznej. Natomiast w przypadku dokumentu utworzonego poza systemem w postaci papierowej lub elektronicznej pracodawca, zleceniodawca, rodzice będą musieli załączyć do systemu cyfrową wersję lub cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu, przede wszystkim skan, i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację w sprawach związanych z umowami będzie dokument umieszczony w systemie. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy z papierowej na elektroniczną nastąpi przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, przede wszystkim skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez pracodawcę, zleceniodawcę, rodziców, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Śmierć pracownika lub pracodawcy Pracownik albo były pracownik będą mogli pobrać z systemu dokumentację pracowniczą. Pobranie dokumentacji pracowniczej będzie możliwe przez upoważnione osoby także po śmierci pracownika, jak również zarządcę sukcesyjnego w przypadku śmierci pracodawcy. Obsługiwanie umowy za pośrednictwem systemu skończy się po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy. Projekt ustawy jest aktualnie na etapie opiniowania. Wejdzie w życie po upływie 30 dni od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.