STAN PRAWNY NA 27 STYCZNIA 2022 Kontrola zwolnień lekarskich Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2345 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. z 1999 r. Nr 65 poz. 743), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz.U. z 2015 r. poz. 2013), • Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 września 2001 r. (I PKN 638/00). Pomijając trwającą obecnie epidemię koronawirusa, sezon jesienno-zimowy stanowi wzmożony okres zachorowań wśród pracowników. Z reguły nieobecności te są krótkotrwałe, dlatego też pracodawcy rzadko zaprzątają sobie głowę tym, czy zwolnienie lekarskie nie stanowi wyłącznie sposobu na uzyskanie dodatkowych dni wolnych od pracy. Jednak powtarzające się nieobecności mogą spowodować problemy w organizacji pracy szkoły, dlatego warto wiedzieć, na jakich zasadach możliwe jest przeciwdziałanie temu zjawisku. Elektroniczne i papierowe zwolnienia lekarskie Począwszy od 2016 r., zmianie uległ sposób wystawiania zaświadczeń o czasowej niezdolności pracowników do pracy. Zwolnienia lekarskie przybrały elektroniczną postać (tzw. e-ZLA), wypierając tradycyjne papierowe druki. Zaświadczenia lekarskie na dotychczasowych zasadach (a więc przy użyciu papierowego druku ZUS ZLA) mogły być wystawiane do końca listopada 2018 r. Od grudnia 2018 r. zwolnienia lekarskie powinny mieć (z pewnymi wyjątkami) wyłącznie postać elektroniczną. Obecnie, zgodnie z art. 55a ust. 2 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lekarze wystawiający zwolnienia mają dostęp na swoim profilu informacyjnym do danych ubezpieczonego pracownika, jego płatników składek oraz członków jego rodziny, gdy zwolnienie od pracy będzie związane z koniecznością sprawowania nad nimi opieki. Powyższe dane są następnie automatycznie zapisywane w zaświadczeniu lekarskim – ich aktualność musi jednak zostać potwierdzona przez ubezpieczonego pracownika, któremu zostało wystawione zwolnienie (w przypadku niekompletności danych ubezpieczony jest zobowiązany do ich podania lekarzowi wystawiającemu zwolnienie). Ważne! Lekarz jest zobligowany do wpisania w zaświadczeniu danych wynikających z oceny stanu zdrowia pacjenta, a więc np. wskazania okresu niezdolności do pracy czy numeru statystycznego choroby. Prawidłowo wystawione e-zwolnienia są następnie przekazywane automatycznie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS-u. Ze skrzynki elektronicznej ZUS-u zaświadczenie powinno następnie trafić do pracodawcy. Zgodnie z art. 58 ust. 1 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ZUS bezpłatnie udostępnia płatnikowi na jego profilu informacyjnym zaświadczenie lekarskie wystawione pracownikowi (bez informacji określającej numer statystyczny choroby ubezpieczonego pracownika). Zaświadczenie powinno być udostępnione pracodawcy nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego przez ZUS. W związku z powyższym płatnicy zobowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej (co do zasady rozliczający składki za więcej niż pięć osób) do końca 2015 r. byli obowiązani do utworzenia profili informacyjnych płatników składek – za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. W rezultacie płatnicy składek mają możliwość przeglądania na PUE elektronicznych zwolnień przesłanych na profil płatnika. Jednocześnie pracodawca może za jego pomocą, drogą elektroniczną, wystąpić do ZUS-u z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia zwolnienia, zgodnie z przepisami art. 59 ww. Ustawy. W rezultacie lekarz orzecznik ZUS-u, po analizie dokumentacji medycznej i po przeprowadzeniu badania ubezpieczonego, może określić wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy, niż orzeczona w zaświadczeniu lekarskim (za okres od tej daty zaświadczenie lekarskie traci ważność). W przypadku płatników rozliczających składki za nie więcej niż pięć osób, którzy nie mają obowiązku posiadania profilu na PUE ZUS, wydawany jest wydruk zaświadczenia lekarskiego, który ubezpieczony musi dostarczyć pracodawcy, przy czym płatnik nieposiadający profilu informacyjnego powinien powiadomić o tym obowiązku ubezpieczonego w formie pisemnej w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Oprócz tego przepis art. 55a ust. 6 Ustawy zakłada, że wydruk wystawionego zaświadczenia może być przekazany ubezpieczonemu na jego żądanie (wydruk powinien być opatrzony podpisem i pieczątką osoby wystawiającej zaświadczenie). W obu powyższych przypadkach sporządzenie wydruku zaświadczenia lekarskiego jest jednak możliwe dopiero po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w postaci elektronicznej. Ważne! W art. 55a ust. 7 Ustawy przewidziana została możliwość wystawienia zwolnienia w formie pisemnej, w przypadku gdy nie będzie możliwe wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego. Ustawa wymienia tutaj jako główne przyczyny brak dostępu do internetu lub brak możliwości podpisania zaświadczenia lekarskiego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS, chociaż użyty zwrot „w szczególności” wskazuje, że również inne przyczyny mogą uzasadnić sporządzenie zaświadczenia w formie pisemnej. W powyższych sytuacjach lekarz ma możliwość skorzystania z blankietów mających postać zaświadczenia lekarskiego, które może wydrukować za pomocą programu. Każde z wydrukowanych w ten sposób zaświadczeń posiada indywidualny identyfikator oraz jest rejestrowane przez system. Dane do wystawienia pisemnego zaświadczenia powinny być przekazane lekarzowi przez ubezpieczonego. Lekarz po wystawieniu pisemnego zaświadczenia jest zobowiązany do wprowadzenia go do systemu informatycznego ZUS-u w ciągu trzech dni roboczych od daty wystawienia zaświadczenia w formie pisemnej. Jeżeli nie będzie to możliwe w tym terminie (np. z powodu przedłużającej się awarii internetu), wystawiający zwolnienie jest zobowiązany do przekazania zwolnienia do ZUS-u nie później niż w terminie trzech dni roboczych od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia lekarskiego. Podstawa prawna dokonywania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich Przedstawienie powyższych uregulowań jest istotne z tego względu, że płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe, zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, jest na podstawie art. 68 ust. 1 Ustawy uprawniony do dokonywania kontroli ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy. Bez znajomości przepisów określających zasady wystawiania zwolnień lekarskich przeprowadzenie takiej kontroli nie będzie oczywiście możliwe. Jednocześnie należy zaznaczyć, że przepis wprost wskazuje jako podmiot uprawniony do dokonywania kontroli zwolnień lekarskich, oprócz ZUS-u, wyłącznie płatnika składek na ubezpieczenie chorobowe, który zgłosił do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Oznacza to, że bardzo małe jednostki oświatowe nie będą posiadały takiego uprawnienia – pozostanie jedynie możliwość poinformowania ZUS-u o podejrzeniu nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia i wnioskowanie o dokonanie kontroli. Ważne! Uprawnienie do dokonywania kontroli zwolnień lekarskich powinno być realizowane w sposób określony w Rozporządzeniu MPiPS z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Powyższe Rozporządzenie określa w § 1 dwa zasadnicze przypadki, kiedy możliwe jest dokonywanie kontroli zwolnień lekarskich: • kontrolę formalną (zwłaszcza w przypadku zwolnień mających formę papierową), • kontrolę prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich. Kontrola formalna zwolnień lekarskich Zgodnie z treścią § 2 Rozporządzenia kontrola formalna ma na celu sprawdzenie, czy zaświadczenie lekarskie: • nie zostało sfałszowane, • zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich. Przypadki fałszowania zaświadczeń lekarskich należy uznać za poważne wykroczenia przeciwko porządkowi prawnemu, z tego względu, że zaświadczenie to stanowi dokument w rozumieniu art. 115 § 14 Kodeksu karnego (przepisy karne przez dokument rozumieją każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym związane jest określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne). W art. 270 k.k. uregulowane zostało przestępstwo fałszerstwa dokumentu, zgodnie z którym za fałszerstwo uznaje się podrabianie lub przerabianie dokumentu w celu użycia go jako dokumentu autentycznego. Przypadki podrobienia dokumentu będą zdarzały się raczej rzadziej (chociaż użycie nowoczesnych drukarek laserowych może pozwolić na wyprodukowanie dokumentu niewiele bądź wcale nieróżniącego się od oryginału) niż przerobienia (a więc dokonania przez ubezpieczonego zmian w już wystawionym, oryginalnym zwolnieniu). Z tego względu płatnik powinien zwracać szczególną uwagę na wszelkiego rodzaju nieczytelne wpisy w zaświadczeniu, zwłaszcza określające datę, na jaką zwolnienie zostało wystawione, przekreślenia czy dopiski. Według § 3 Rozporządzenia podejrzenie, że zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane, płatnik powinien zgłosić właściwemu lekarzowi. Nie wyłącza to możliwości powiadomienia o takich przypadkach policji i prokuratury. Kontrola formalna może także koncentrować się na tym, czy zaświadczenie lekarskie zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń. Chodzi tu przede wszystkim o zasady określone we wskazanej wyżej Ustawie, ale również w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim. Ważne! W przypadku gdy płatnik poweźmie podejrzenie, że zaświadczenie lekarskie zostało wydane niezgodnie z tymi przepisami, powinien wystąpić o wyjaśnienie sprawy do właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS-u, co określa § 4 Rozporządzenia MPiPS z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego Dokonywanie kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy: • nie wykonuje pracy zarobkowej, • nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem. Uznaje się, że celem zwolnienia lekarskiego jest odzyskanie przez pracownika zdolności do pracy (przykładowo Wyrok SN z dnia 26 września 2001 r., I PKN 638/00). Należy jednak pamiętać, by każdy przypadek był rozpatrywany indywidualnie. Z pewnością udanie się przez pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim na zorganizowaną wycieczkę zagraniczną można będzie uznać za wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem. Jednakże gdy celem zagranicznej podróży chorego pracownika jest pobyt w sanatorium (w wyniku którego miałby on odzyskać zdolność do pracy), sytuacja taka nie będzie mogła zostać uznana za wykorzystywanie zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Pomimo zatem, że w obu powyższych przykładach chory pracownik udaje się za granicę, należy brać pod uwagę cel jego podróży. Podobnie w sytuacji, w której chory pracownik wyjeżdża z miejsca stałego zamieszkania do rodziny w innym mieście w celu otrzymania odpowiedniej opieki, nie powinien zostać uznany za osobę korzystającą ze zwolnienia w sposób niezgodny. Ważne! W przypadku zakazu wykonywania pracy zarobkowej zakaz obowiązuje zarówno w zakresie dodatkowych czynności wykonywanych na podstawie umów cywilnoprawnych, jak i wykonywania pracy na podstawie stosunku pracy u innego pracodawcy (zwolnienie lekarskie powinno obejmować wszystkich pracodawców, nie można korzystać ze zwolnienia u jednego pracodawcy i wykonywać pracy u drugiego). Procedura przeprowadzania kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego Rozporządzenie MPiPS z dnia 27 lipca 1999 r. określa także ogólne zasady przeprowadzania kontroli przez płatnika. Zgodnie z § 7 tego aktu kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki. Z kolei według § 8 tego Rozporządzenia osoba kontrolująca prawidłowość wykorzystania zwolnień lekarskich powinna być zaopatrzona przez płatnika składek w imienne upoważnienie, uprawniające do wykonywania kontroli również w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli okoliczności nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego osoba kontrolująca powinna sporządzić protokół. W protokole powinna podać, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Stosownie do § 9 Rozporządzenia protokół powinien zostać przedłożony ubezpieczonemu w celu wniesienia przez niego uwag. Wszelkie wątpliwości, czy zwolnienie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, powinna rozstrzygnąć właściwa jednostka organizacyjna ZUS-u, która powinna w tym celu uzyskać w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego. W razie sporu ZUS wyda decyzję, od której przysługują odpowiednie środki odwoławcze, co określa § 10 Rozporządzenia. Konsekwencje niezgodnego z prawem wykorzystania zwolnienia lekarskiego Konsekwencje użycia przez pracownika sfałszowanego zwolnienia lekarskiego są różnorakie. Po pierwsze, zgodnie z art. 17 ust. 2 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, w takim przypadku zasiłek chorobowy nie będzie przysługiwał. Konsekwencją może być ponadto wszczęcie postępowania karnego o popełnienie przestępstwa fałszerstwa z art. 270 k.k. Przedstawienie pracodawcy fałszywego zwolnienia lekarskiego może także zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych uzasadniające dokonanie zwolnienia dyscyplinarnego na podstawie art. 52 Kodeksu pracy. Natomiast w przypadku, gdy ubezpieczony wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia, utraci on prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Mówi o tym art. 17 ust. 1 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Ważne! Pracownik, który w czasie zwolnienia lekarskiego podejmuje czynności sprzeczne z jego celem, jakim jest odzyskanie zdolności do pracy, a zwłaszcza czynności prowadzące do przedłużenia nieobecności w pracy, godzi w dobro pracodawcy i działa sprzecznie ze swoimi obowiązkami (lojalność wobec pracodawcy, obowiązek świadczenia pracy i usprawiedliwienia nieobecności). W konkretnych przypadkach takie zachowanie pracownika może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, uzasadniające zwolnienie dyscyplinarne.