STAN PRAWNY NA 21 STYCZNIA 2022 Najczęściej popełniane błędy podczas przeprowadzania inwentaryzacji w placówkach oświatowych Opracowała: Alicja Stawowczyk, główny księgowy w szkole podstawowej w Kołobrzegu, autorka publikacji dotyczących kadr, płac oraz finansów w oświacie; zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), • Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 289 ze zm.). Chyba nie istnieje szkoła, w której kadra ucieszyłaby się z nadchodzącej inwentaryzacji. Samo pojęcie inwentaryzacji budzi niechęć i zapowiada pracowity okres, zarówno dla pracowników dokonujących spisu, jak i tych, którzy odpowiadają za składniki majątku. Nie można w tych wyliczeniach pominąć działu księgowości, którego pracownicy w okresie inwentaryzacji mają dodatkowe dokumenty i zadania na głowie. Niechęć do inwentaryzacji bardzo często jest spowodowana niewiedzą i nieznajomością przepisów obowiązujących w zakresie jej przeprowadzania. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji regulują przepisy art. 26 Ustawy o rachunkowości. Każda szkoła powinna posiadać również wewnętrzne regulacje dotyczące zasad przeprowadzania inwentaryzacji opracowane przez jej dyrektora. Regulamin inwentaryzacji w szkole powinien zawierać zapisy dotyczące kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z przeprowadzaną inwentaryzacją. Konsekwencją nieznajomości przepisów są błędy związane z przeprowadzaniem inwentaryzacji. Pierwszym z błędów, jakie popełniane są w szkołach, jest brak regulacji dotyczących sposobu i terminów przeprowadzania inwentaryzacji. O ile terminy regulowane są przez przepisy Ustawy o rachunkowości, to organizacja przeprowadzania samej inwentaryzacji należy do dyrektora szkoły. Dlaczego brak wewnętrznych uregulowań można traktować jako błąd? Brak jasnych i przejrzystych regulacji organizacyjnych powoduje, że czynności wykonywane przez osoby przeprowadzające spis są bardzo często przypadkowe. Niekiedy osoby, które dokonują spisu, nie znają swoich zadań i nie wiedzą tak naprawdę, czego się od nich oczekuje. Poniżej omówienie najczęściej występujących błędów w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji. Powołanie przypadkowych osób do prac w komisji inwentaryzacyjnej i brak przeszkolenia ich w zakresie i sposobie przeprowadzania inwentaryzacji Jest to dosyć często popełniany błąd, który ma bardzo duży wpływ na prawidłowy przebieg inwentaryzacji. Dyrektor szkoły dokonuje w sposób przypadkowy doboru osób do przeprowadzenia spisu, kierując się np. tym, że mają one akurat mniej zadań w okresie, na który przypada inwentaryzacja. Wydawać by się mogło, że nie ma dużego znaczenia, kto dokona spisu, przecież to nie jest nic trudnego. Jest to jednak bardzo mylne myślenie, ponieważ tylko właściwie przeszkolona komisja jest w stanie prawidłowo przeprowadzić spis. Jak rozwiązać problem? W instrukcji inwentaryzacyjnej powinno zostać jasno określone, że członkiem komisji inwentaryzacyjnej może zostać tylko odpowiednio przeszkolona w tym zakresie osoba. Należy zobowiązać właściwego pracownika, np. głównego księgowego, do przeprowadzenia szkolenia, podczas którego wytłumaczy on zasady dokonania spisu. Jeżeli spis ma zostać dokonany za pomocą czytnika kodów, należy przeprowadzić szkolenie w zakresie obsługi kolektora oraz sposobu wczytywania danych do programu komputerowego oraz dalszego postępowania z danymi uzyskanymi podczas inwentaryzacji. Takie szkolenie może przeprowadzić informatyk sprawujący opiekę nad systemem informatycznym w szkole. Warto udokumentować przeprowadzenie szkoleń w zakresie, o którym mowa powyżej, chociażby sporządzając notatkę. Niewyznaczenie okresu przeprowadzenia inwentaryzacji Brak uregulowań dotyczących terminu, w jakim ma zostać dokonana inwentaryzacja, powoduje opieszałość komisji i nie pozwala na bieżącą kontrolę postępu prac. Stanowi również zagrożenie, że komisja niewłaściwie zagospodaruje czas i nie dokona spisu w terminie. Jak uniknąć naruszeń w tym zakresie? Działania powinny wyglądać następująco: dyrektor szkoły określa w zarządzeniu okres, w którym ma zostać dokonany spis, oraz sporządza harmonogram przeprowadzania prac. Komisja inwentaryzacyjna powinna mieć określone pola spisowe oraz terminy dokonywania spisu w określonych polach. Pozwoli to na bieżącą kontrolę prowadzonych prac. Niestosowanie terminów przeprowadzania inwentaryzacji określonych w Ustawie o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości jasno określa, że termin inwentaryzacji uważa się za zachowany, jeżeli: inwentaryzację rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego, a zakończy do 15. dnia roku następnego. Oznacza to, że nie wolno rozpocząć inwentaryzacji wcześniej niż 1 października, a powinna ona się zakończyć do 15 stycznia. Termin 15 stycznia nie oznacza, że w tym czasie ma zostać zakończona praca komisji inwentaryzacyjnej. W terminie tym ma być ostatecznie zakończona inwentaryzacja, a więc do tego dnia ma zostać rozliczona i ujęta w księgach rachunkowych roku, którego spis dotyczył. Jakie rozwiązania może zastosować dyrektor, aby zachować terminy? Należy odpowiednio wcześnie przystąpić do dokonywania spisu, najlepiej na początku października. Wówczas w razie wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji dyrektor ma czas na odpowiednią reakcję i ukończenie spisu w terminie. Powoływanie do komisji inwentaryzacyjnej głównego księgowego lub osoby materialnie odpowiedzialnej. Jest to dosyć często popełniany błąd. Takie uchybienia mają miejsce w tych szkołach, w których kadra pracownicza jest bardzo ograniczona. Jak uniknąć uchybień? Dyrektor szkoły musi odpowiednio wcześnie znaleźć osoby do pracy w komisji. Jeśli zatrudnia za mało osób, do prac w komisji może pozyskać pracowników z innych jednostek funkcjonujących na terenie miasta czy gminy, gdzie znajduje się szkoła. Oczywiście może wiązać się to z dodatkowymi kosztami, lecz czasami warto je ponieść, aby uniknąć błędów w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji i nie narazić się na sankcje z tym związane. Rola osoby odpowiedzialnej materialnie powinna ograniczyć się jedynie do udostępnienia komisji wszystkich składników majątku oraz do uporządkowania składników majątku zgodnie z miejscem ich przeznaczenia, np. zadbać o lokalizację składników majątku w odpowiednich pomieszczeniach, zgodnie z ich ewidencją, dokonania likwidacji zbędnych składników majątku itp. Korzystanie podczas spisu z wypełnionych arkuszy. Ten błąd jest również często popełniany przez dyrektorów szkół. W celu sprawnego i szybkiego dokonania inwentaryzacji komisji wręcza się wypełnione arkusze. Rola komisji ma ograniczać się do sprawdzenia, czy w pomieszczeniach szkolnych znajduje się to, co widnieje na arkuszu. Takie postępowanie może spowodować zarzut niewłaściwego przeprowadzenia inwentaryzacji i trudno się z tym nie zgodzić. Inwentaryzacja to dokonanie faktycznego spisu stanu wszystkich składników majątku. Trudno powiedzieć o dokonaniu spisu, gdy posiada się gotowe arkusze. Tak więc komisji inwentaryzacyjnej należy wręczyć puste arkusze, na których ma ona dokonać spisu rzeczy faktycznie znajdujących się na terenie szkoły. Brak numeracji arkuszy spisu z natury Druki arkuszy spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania. Nie wiadomo, dlaczego w wielu szkołach nie prowadzi się ich ewidencji oraz nie podlegają one kolejnej numeracji. Powoduje to brak kontroli w zakresie zwrotu wydanych arkuszy w celu przeprowadzenia inwentaryzacji oraz brak wiedzy na temat tego, czy w posiadaniu osoby rozliczającej znajdują się wszystkie arkusze. Brak kontroli nad drukami arkuszy spisu z natury może prowadzić między innymi do niewłaściwego rozliczenia inwentaryzacji. Jak prawidłowo powinno to wyglądać? W momencie zakupu każdy z arkuszy spisu z natury powinien mieć nadany kolejny numer, a stan arkuszy powinien być zewidencjonowany w księdze druków ścisłego zarachowania. Każdy przychód i rozchód druków powinien zostać odpowiednio odnotowany. Komisja, pobierając druki w celu dokonania na nich spisu, powinna po zakończeniu inwentaryzacji rozliczyć się z pobranych druków. Brak oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie. Każda osoba materialnie odpowiedzialna w szkole powinna złożyć przed rozpoczęciem inwentaryzacji oraz po jej zakończeniu właściwe oświadczenie. Oświadczenie wstępne powinno zawierać zapis o tym, że wszystkie powierzone składniki majątku zostały właściwie zewidencjonowane i udokumentowane. W oświadczeniu powinny znaleźć się również informacja o tym, czy pracownik odpowiedzialny materialnie wnosi zastrzeżenia co do sposobu przechowywania składników majątku, oraz stwierdzenie, że nie istnieją okoliczności mogące mieć wpływ na wynik inwentaryzacji. W oświadczeniu końcowym pracownik odpowiedzialny materialnie oświadcza, że wszystkie składniki majątku zostały właściwie ujęte w spisie oraz że nie ma zastrzeżeń co do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji. Nieprawidłowe ujmowanie w księgach bądź nieujęcie w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji. Po rozliczeniu inwentaryzacji należy ująć jej wynik w księgach rachunkowych. Niestety, w wielu szkołach zdarza się, że prace związane z inwentaryzacją kończą się na dokonaniu spisu. W przypadku stwierdzonych niedoborów należy dokonać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych i obciążyć osoby odpowiedzialne materialnie, zgodnie z decyzją kierownika jednostki. Niewłaściwe sporządzenie zapisów na arkuszach spisowych Arkusz spisu często okazuje się drukiem skomplikowanym dla osób dokonujących spisu. Oto błędy, które zdarzają się najczęściej: • nieokreślenie miejsca przechowywanych składników majątku, • brak określenia daty dokonania spisu, • bark imion i nazwisk osób odpowiedzialnych materialnie, • brak podpisów osób odpowiedzialnych materialnie, • brak imion i nazwisk członków komisji inwentaryzacyjnej, • brak podpisów osób z komisji inwentaryzacyjnej, • brak przekreśleń w miejscu pomyłkowego wpisu i parafek, • korygowanie za pomocą korektora nieprawidłowych zapisów na arkuszach, • błędne wpisywanie ilości i wartości składników majątku. Należy dodać, że zgodnie z art. 18 Ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami Ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.