STAN PRAWNY NA 11 STYCZNIA 2021 Rozliczanie urlopów pracowników niepedagogicznych Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.). Urlop pracowniczy powinien być udzielany pracownikowi według planu, o czym informuje art. 163 Kodeksu pracy, a także wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, co z kolei wynika z art. 152 § 1. Jednak w praktyce część urlopu jest bardzo często przenoszona na rok następny. Możliwość taką przewiduje art. 164 k.p., zgodnie z którym przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Jest ono dopuszczalne także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, gdy np. nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy zakładu. O ile regulacja ta dopuszcza jedynie możliwość przesunięcia urlopu, o tyle już art. 165 k.p. określa przypadki, w których będzie ono obligatoryjne. Jeżeli więc pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu: • czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, • odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, • powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do trzech miesięcy, • urlopu macierzyńskiego – pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Ma on również możliwość odwołania pracownika z urlopu na zasadach określonych w art. 167 k.p., czyli wtedy, gdy jego obecności w przedszkolu wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. W tym wypadku pracodawca zobowiązany jest pokryć koszty poniesione przez pracownika bezpośrednio związane z odwołaniem go z urlopu, jak np. opłaty za pobyt w hotelu. Stosownie do art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie, który przewiduje plan, nale-ży udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, dlatego na początku każdego roku kalendarzowego warto sprawdzić, ile zaległego urlopu mają poszczególni pra-cownicy niepedagogiczni. Jego udzielenie jest obowiązkiem pracodawcy, a pracownik nie może z urlopu zrezygnować. Nie może też odmówić wykorzystania urlopu w terminie wska-zanym przez pracodawcę w sytuacji, gdy udziela on urlopu za rok ubiegły. Nie ma podstaw do wypłaty ekwiwalentu w przypadku, gdy zeszłoroczny urlop nie zostanie wykorzystany, co wynika z treści art. 171 § 1 k.p. Stanowi on bowiem wyraźnie, że jedynie w przypadku nie-wykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wy-gaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Długość udzielonego urlopu jest zależna od pracowniczego stażu pracy, przy czym według art. 155 § 1 k.p. do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukoń-czenia: • zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem na-uczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż trzy lata, • średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż pięć lat, • średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół za-wodowych – pięć lat, • średniej szkoły ogólnokształcącej – cztery lata, • szkoły policealnej – sześć lat, • szkoły wyższej – osiem lat. Okresy te nie podlegają sumowaniu. Jeżeli pracownik ukończył szkołę ogólnokształcącą, a następnie szkołę wyższą, to do okresu pracy doliczamy mu jedynie osiem lat. Jeżeli pra-cownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy wlicza się bądź okres zatrud-nienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, w zależności od tego, co jest ko-rzystniejsze dla pracownika. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na pełen etat wy-nosi: • 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, • 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Co do zasady prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa 1 stycznia następnego roku. Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku pracownika podejmującego pracę po raz pierw-szy. Zgodnie z art. 153 § 1 k.p. pracownik taki w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. W przypadku jednoczesnego pozosta-wania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolej-nego stosunku pracy. Urlop proporcjonalny Zasady udzielania urlopu w wymiarze proporcjonalnym reguluje art. 1551 k.p. Zgodnie z tym przepisem w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem upraw-nionym do kolejnego urlopu, przysługuje mu urlop: • u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepra-cowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze, • u kolejnego pracodawcy – w wymiarze: o proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, o proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego. Urlop proporcjonalny przysługuje również po okresach nieobecności wskazanych w art. 1552 k.p, w myśl którego dotyczy on pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pra-codawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie: • urlopu bezpłatnego, • urlopu wychowawczego, • odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygoto-wawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rota-cyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych, • tymczasowego aresztowania, • odbywania kary pozbawienia wolności, • nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Są to zatem okresy niewykonywania pracy, w trakcie których pracownik nie nabywa prawa do urlopu. Jeżeli pracownik w ciągu roku będzie nieobecny ze względu na którąś z wyżej wymienionych przyczyn, należy urlop proporcjonalnie pomniejszyć, z jedynym wyjątkiem – gdy pracownik zdążył już wykorzystać urlop w wymiarze wyższym, niż wynika z proporcjo-nalnego obliczenia. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 154 § 2 k.p. wymiar urlopu dla pracownika zatrud-nionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Jeżeli staż pracy pracownika uprawnia do 26 dni urlopu przy zatrudnieniu na pełny etat, to przy takim samym stażu pracy, ale zatrudnieniu na 3/4 etatu, będzie miał on prawo do 19,5 dnia urlopu, co po zaokrągleniu w górę daje 20 dni. Godzinowy wymiar urlopu Stosownie do art. 1542 § 1 k.p. urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadają-cym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Jeden dzień urlopu od-powiada ośmiu godzinom pracy. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracow-nika w dniu, na który ma być udzielony urlop. Można więc udzielić pracownikowi np. trzech godzin urlopu w danym dniu, w którym dobowy czas pracy wynosi osiem godzin, pod wa-runkiem, że tyle urlopu pozostało pracownikowi do wykorzystania w danym roku. W przypadku zatrudnienia pracownika niepedagogicznego w pełnym wymiarze czasu pracy łączny urlop w wymiarze godzinowym wynosi 160 (20 dni x 8 godzin) dla pracownika za-trudnionego krócej niż 10 lat. Z kolei dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze go-dzin i posiadającego staż co najmniej 10 lat łączny wymiar urlopu wynosi 208 (26 dni x 8 godzin). Od tej puli, czyli od 160 lub 208 godzin, odliczamy w wymiarze godzinowym urlop wypoczynkowy należny danemu pracownikowi niepedagogicznemu, np. 5 dni urlopu wypoczynkowego, czyli od poniedziałku do piątku, zmniejsza pulę urlopu pracownika o 40 godzin. Niepełny wymiar czasu pracy Rozliczenie – jak widzimy – nie nastręcza większych problemów. Pamiętać jednak należy, że udzielenie urlopu w wymiarze godzinowym ma wymiar praktyczny szczególnie wtedy, gdy pracownik niepedagogiczny zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli w niektóre dni tygodnia pracuje on w taki sposób, że każdy z tych dni jest 8-godzinnym dniem pracy, to wówczas pracownikowi udziela się urlopu – zgodnie z przedstawionymi wy-żej zasadami – wyłącznie w te dni pracy, a z puli należnego urlopu znika 8 godzin za każdy dzień. Przyjmijmy jednak, że pracownik niepedagogiczny pracuje w wymiarze 3/4 etatu i wykorzystał np. 5 x 6 godzin, czyli 30 godzin urlopu. Oznacza to, że pracownik ten może wykorzystać ogółem więcej niż 26 dni urlopu wypoczynkowego, ale wynika to wyłącznie z faktu, że jego dzień pracy nie musi wynosić 8 godzin. Istotne jest to, że wymiar godzinowy udzielonego urlopu zostaje zachowany.