STAN PRAWNY NA 5 STYCZNIA 2022 Sporządzanie planu czasu pracy pracowników niepedagogicznych Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.). Plan czy harmonogram czasu pracy obejmuje poszczególnych pracowników niepedagogicz-nych w danym okresie rozliczeniowym. Powinien on przewidywać faktyczną liczbę dni pracy oraz liczbę godzin pracy, którą pracownik będzie musiał wypracować w danym okresie rozli-czeniowym. Obowiązek jego sporządzenia wynika z treści art. 129 Kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 tego przepisu czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekra-czającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135–138, 143 i 144. Regulacja ta określa więc normy czasu pracy i wskazuje okres rozliczeniowy, w tym wypadku 4-miesięczny. Przywołane w niej przepisy dotyczyć mogą jednak różnych systemów i rozkładów czasu pracy. System równoważnego czasu pracy Stosownie do art. 135 k.p., w zakładzie pracy może być stosowany system równoważnego czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, w którym jest do-puszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W systemie tym – podobnie jak w pozostałych systemach oprócz systemu ruchu ciągłego, który w przedszkolach nie ma zastosowania – obowiązuje 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym. System równoważnego czasu pracy z właściwą mu możliwością regulacji dobowego wymiaru czasu pracy i przedłużenia tego czasu do maksymalnie 12 godzin, może być przydatny np. w przypadku, gdy w konkretnym okresie czasu pracy przedszkola niezbędne będzie jego dłuższe otwarcie, choćby z uwagi na prowadzone prace, których charakter nie pozwala na ich wykonania w całości w normalnym czasie funkcjonowania placówki. Warto przy tej okazji wspomnieć o zmodyfikowanym systemie równoważnego czasu pracy, uregulowanym w art. 136 k.p. Przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy może być stosowany system rów-noważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 16 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Pracownikowi przysługuje wówczas, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, odpoczynek przez czas odpo-wiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od odpoczynku przewi-dzianego w art. 133 k.p., który mówi, że pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu pra-wo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 go-dzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Do pracowników zatrudnionych do pilnowania mienia lub ochrony osób można stosować system będący poważniejszą modyfikacją równoważnego systemu czasu pracy, uregulowaną w art. 137 k.p., zgodnie z którym do pracowników tych może być stosowany system równo-ważnego czasu pracy z dopuszczalnym przedłużeniem dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. System skróconego tygodnia pracy System skróconego tygodnia pracy uregulowany został w art. 143 k.p. Na pisemny wniosek pracownika może być do niego stosowany system, w którym dopuszczalne jest wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekracza-jącym miesiąca. System ten może być więc stosowany do tych pracowników przedszkola, których obecność nie jest niezbędna każdego dnia funkcjonowania placówki. Podkreślić przy tym należy, że to do dyrektora należy decyzja, czy przychyli się do wniosku pracownika, który nie jest dla dy-rektora wiążący. System skróconego czasu pracy System skróconego czasu pracy, mimo podobnie brzmiącej nazwy, uregulowany został na zasadach innych niż te, które odnoszą się do systemu skróconego tygodnia pracy. Zostały one wskazane w art. 145 k.p. Skrócenie czasu pracy poniżej norm określonych w art. 129 § 1 k.p., czyli poniżej 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia, może polegać na ustanowieniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy albo na obniżeniu tych norm, a w przypadku pracy monotonnej lub pracy w ustalonym z góry tempie – na wprowadzeniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy. Ruchomy czas pracy Według art. 1401 k.p. rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Może on również przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla niego dniem pracy. W systemie tym także została zachowana norma 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekra-czającym 4 miesięcy. Dyrektor może postanowić, że np. pracę rozpoczyna się w godzinach od 7.15 do 7.45. Pracownik musi wówczas zadbać o wykonanie normy 8 godzin pracy dziennie, kończąc pracę – w zależności od godziny rozpoczęcia – w przedziale od 15.15 do 15.45. Za-sada ta dotyczy oczywiście dowolnej godziny pomiędzy wskazanymi przez pracodawcę go-dzinami rozpoczynania pracy. Ustalenie systemu i rozkładu czasu pracy Zgodnie z art. 150 § 1 k.p. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwiesz-czeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Z kolei pracodawca, u którego nie działa zakładowa organiza-cja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczenio-wych czasu pracy, mogą stosować okres rozliczeniowy czasu pracy, o którym mowa w art. 135 § 2 k.p., czyli wydłużenie okresu rozliczeniowego równoważnego czasu pracy do trzech mie-sięcy – po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy. Zgodnie z art. 129 § 2 k.p. w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przy-czynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Przedłużenie to ustala się: • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi – jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo • w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe or-ganizacje związkowe. Rozkład czasu pracy danego pracownika Zgodnie z art. 129 § 3 k.p. rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc. Dyrektor przekazuje pracownikowi rozkład co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony. Istnieją wyjątki od tego obowiązku, uregulowane w § 4. Dyrektor nie musi sporządzać rozkładu czasu pracy, jeżeli: • rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę, • w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy) – w takim przypad-ku rozkład czasu pracy ustala pracownik, • na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy, • na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy. W większości przypadków dyrektor nie będzie miał obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy, gdyż zachodzić będzie jeden z przywołanych warunków, co jest zresztą typowe dla przedszkola, w którym stosowany jest najczęściej system, w którym czas pracy nie może prze-kraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Wytyczne Państwowej Inspekcji Pracy Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy dostępne są porady dotyczące planowania rozkładów czasu pracy. Czytamy w nich m.in., że [...] na zaczynające się kolejne miesiące lub lata kalendarzowe niektórzy pracodawcy muszą ułożyć grafiki czasu pracy na nowe okresy rozliczeniowe przed końcem takiego miesiąca lub roku. Grafiki muszą przygotować ci pracodawcy, którzy stosują pracę zmianową lub równoważne systemy czasu pracy. Podobnie będzie w tych firmach, gdzie pracę świadczy się także w niedziele i święta albo są różne terminy dni wolnych wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. U pracodawcy ze stałym rozkładem czasu pracy, czyli w firmach, gdzie przykładowo pracuje się od poniedziałku do piątku w stałych godzinach, a soboty i niedziele są dniami wolnymi, wystarczą odpowiednie postanowienia zapisane w regulaminie pracy dotyczące organizacji pracy w firmie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, żeby taki szef rozpisał grafik pracy na przyjęty u siebie okres rozliczeniowy, np. miesięczny . Obliczanie wymiaru czasu pracy pracownika W myśl art. 130 k.p. obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie roz-liczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym), oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż nie-dziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zatem od otrzymanego wyniku należy odjąć iloczyn 8 godzin i liczby świąt przypadających w innym dniu niż niedziela.