STAN PRAWNY NA 8 MARCA 2022 Szkolne zbiórki pieniędzy Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), • Ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1672), • Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1057 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 czerwca 2014 r. w sprawie wzorów dokumentów dotyczących zbiórek publicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 833), • Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2008 ze zm.). W związku z aktualną sytuacją na Ukrainie masowo organizowana jest pomoc. Zbiórki pieniędzy bądź różnego rodzaju darów w naturze stają się w tej chwili powszechniejszą formą wspomagania ukraińskiej ludności, zarówno tych osób, które przybywają do Polski, jak i tych, którzy w objętej wojną Ukrainie zostali. Pomoc tego typu może być także organizowana z inicjatywy szkoły lub przy jej współudziale. Dzięki temu, oprócz oczywiście spełnienia głównego celu zbiórki, jakim jest wspomożenie określonej osoby czy inicjatywy, możliwe będzie stworzenie u uczniów odpowiednich postaw społecznych, skłaniających do udzielania pomocy potrzebującym. Przed zorganizowaniem zbiórki trzeba jednak zapoznać się z podstawowymi regulacjami prawnymi w tym zakresie, tak aby akcja niesienia pomocy innym nie spowodowała problemów prawnych w szkole. Omawiając tematykę zbiórek, należy wyjść od podstawowego aktu prawnego regulującego tę tematykę, czyli Ustawy z o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. W praktyce rozróżnia się zbiórki publiczne oraz niepubliczne, przy czym prowadzenie zbiórek niepublicznych nie jest w obecnym stanie prawnym uregulowane przez specjalnie w tym celu przygotowane przepisy prawa. Ustawa o zbiórkach publicznych reguluje co prawda wyłącznie kwestie związane z przeprowadzaniem zbiórek publicznych, dzięki czemu możliwe jest jednak wskazanie, co rozumieć przez zbiórkę niepubliczną. Dlatego też omawianie tematyki zbiórek warto rozpocząć właśnie od zbiórek publicznych, ponieważ w przypadku gdy organizowana w szkole zbiórka spełniałaby ustawowe cechy zbiórki publicznej, konieczne jest zastosowanie przewidzianych w tej Ustawie procedur organizacyjnych. Zbiórki publiczne Definicja zbiórki publicznej została określona w art. 1 Ustawy. Zgodnie z nią zbiórką publiczną jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym (przez miejsce publiczne należy rozumieć miejsca ogólnodostępne, w tym zwłaszcza ulice, place, parki i cmentarze) na określony, zgodny z prawem cel pozostający w sferze zadań publicznych, czyli np. na: • działalność charytatywną, • pomoc społeczną osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej, • działalność na rzecz osób niepełnosprawnych, • edukację, oświatę i wychowanie, • wypoczynek dzieci i młodzieży. Cel zbiórki musi pozostawać w związku z tzw. sferą zadań publicznych, o której mowa w Ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, przy czym pełny katalog zadań publicznych mogących stanowić cel zbiórki został określony w art. 4 ust. 1 Ustawy o działalności pożytku publicznego. Zbiórka publiczna może być prowadzona także na cele religijne. Ustawa wskazuje, jakich rodzajów zbiórek nie należy rozumieć jako zbiórek publicznych, a więc do których nie trzeba stosować rygorów prawnych z niej wynikających. Wśród interesujących szkoły przypadków można wymienić (art. 2 pkt 2, 4 i 5 Ustawy o zbiórkach): • zbiórkę w drodze loterii pieniężnych i fantowych, • zbiórkę przeprowadzaną wśród młodzieży szkolnej na terenach szkolnych, odbywającą się na podstawie zarządzenia władz szkolnych, • zbiórki koleżeńskie odbywające się w zakładzie pracy. Ważne! Gdy zbiórka organizowana jest w zamkniętym gronie uczniów i pracowników szkoły, nie będzie ona klasyfikowana jako zbiórka publiczna. Natomiast gdy do zbiórek będą zapraszane osoby trzecie, należy stosować regulacje dotyczące zbiórek publicznych określone w Ustawie o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Trzeba zaznaczyć, że nie wszystkie szkoły będą miały możliwość, by samodzielnie przeprowadzać zbiórkę publiczną i występować w charakterze organizatora zbiórki. Zbiórki te mogą być przeprowadzane wyłącznie przez podmioty uprawnione do organizowania zbiórek na podstawie art. 3 Ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Wśród nich należy wymienić: • organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 Ustawy o działalności pożytku publicznego, a więc niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, niedziałające w celu osiągnięcia zysku osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia, • spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych, oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników, • komitet społeczny powołany w celu przeprowadzenia zbiórki publicznej. Oznacza to, że szkoły, których organem prowadzącym jest gmina, mogą organizować zbiórki publiczne wyłącznie za pośrednictwem specjalnie w tym celu powołanego komitetu społecznego albo przy współpracy z fundacją lub stowarzyszeniem, które będą działać jako organizator zbiórki w rozumieniu art. 3 Ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Zasady powołania komitetu społecznego zostały określone w art. 4 Ustawy. Może on zostać powołany, na mocy aktu założycielskiego, przez co najmniej trzy osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych oraz niekarane za popełnienie przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub za przestępstwo skarbowe. Akt założycielski komitetu powinien zawierać przede wszystkim: • określenie celu, w jakim komitet społeczny został powołany, • dane osób powołujących komitet społeczny – imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku gdy dana osoba nie ma numeru PESEL – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość tej osoby, • adres do korespondencji, • dane, w zakresie określonym w pkt 2, osoby uprawnionej do reprezentowania komitetu społecznego, • oświadczenie o niekaralności za ww. przestępstwa. Akt założycielski jest następnie wymagany przy dokonywaniu zgłoszenia zbiórki publicznej. Wzór aktu założycielskiego stanowi załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie wzorów dokumentów dotyczących zbiórek publicznych. Ważne! Bezwzględnym warunkiem przeprowadzenia zbiórki publicznej jest dokonanie jej zgłoszenia przez organizatora. Przeprowadzenie zbiórki jest możliwe po zamieszczeniu informacji o zgłoszeniu przez ministra właściwego ds. administracji publicznej na ogólnopolskim elektronicznym portalu zbiórek publicznych (www.zbiorki.gov.pl). Zasadą jest, że zgłoszenia dokonuje się przy użyciu formularza elektronicznego, chociaż możliwe jest również dokonanie zgłoszenia w postaci papierowej (art. 5 i 6 Ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek). W praktyce jednak szybsze i wygodniejsze jest dokonanie zgłoszenia w formie elektronicznej, jednakże w takim przypadku konieczne jest posiadanie odpowiedniego konta na platformie ePUAP. Organizator może prowadzić w tym samym czasie więcej niż jedną zbiórkę (art. 7 Ustawy o zbiórkach). Zgłoszenie zbiórki powinno zawierać w szczególności (art. 9 Ustawy o zbiórkach): • cel zbiórki publicznej, • dane organizatora zbiórki: o nazwę podmiotu, oznaczenie siedziby oraz numer wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer identyfikacyjny REGON – w przypadku, gdy organizatorem jest stowarzyszenie, fundacja lub spółka, o imiona i nazwiska członków komitetu społecznego, ich adresy zamieszkania, numery PESEL, a w przypadku gdy członek komitetu nie ma numeru PESEL – serię i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość – w przypadku, gdy organizatorem jest komitet społeczny; • dane, w zakresie określonym w pkt 2 lit. b, osoby uprawnionej do reprezentowania organizatora zbiórki, • sposób prowadzenia zbiórki publicznej, • miejsce prowadzenia zbiórki publicznej, • termin rozpoczęcia i termin zakończenia zbiórki publicznej, • przewidywane koszty niezbędne do zorganizowania i przeprowadzenia zbiórki, które zostaną pokryte z zebranych ofiar. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do Rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów dotyczących zbiórek publicznych, jednak osoby dokonujące zgłoszenia w formie elektronicznej będą tego dokonywać przez specjalnie w tym celu udostępniony formularz zgłoszeniowy na stronie zbiorka.gov.pl. W przypadku gdy decydujemy się na formę papierową, wypełniony formularz zgłoszeniowy należy przesłać na adres Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Jeżeli organizator zbiórki jest reprezentowany przez pełnomocnika, do zgłoszenia zbiórki należy dołączyć oryginał albo kopię pełnomocnictwa. Po dokonaniu zgłoszenia na portalu zbiórek publicznych zamieszczana jest, po zweryfikowaniu zgłoszenia, odpowiednia informacja o zbiórce. Informacja jest zamieszczana w terminie 3 dni roboczych w przypadku zgłoszeń przesłanych w formie elektronicznej bądź w ciągu 7 dni roboczych w przypadku posługiwania się formą papierową. Informacja zamieszczona na portalu zawiera również numer danej zbiórki. W przypadku konieczności zmiany danych zawartych w zgłoszeniu zbiórki publicznej organizator zbiórki powinien poinformować o tym ministra właściwego ds. administracji publicznej, doręczając zaktualizowane zgłoszenie zbiórki publicznej w postaci elektronicznej albo papierowej w terminie 30 dni od dnia, w którym zmiana nastąpiła (art. 12 ust. 1 Ustawy o zbiórkach). Podobnie należy postąpić w przypadku zmiany składu komitetu społecznego (art. 13 ust. 1 Ustawy o zbiórkach). Do odmowy zamieszczenia informacji o zgłoszeniu zbiórki publicznej może dojść w dwóch przypadkach: • jeżeli wskazany w zgłoszeniu cel zbiórki publicznej jest niezgodny z prawem lub wykracza poza sferę zadań publicznych, określonych w art. 4 ust. 1 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, albo nie jest celem religijnym, a w przypadku komitetu społecznego – również jest niezgodny z celem, w jakim komitet został powołany, • jeżeli do dnia wpływu zgłoszenia zbiórki publicznej sprawozdanie z poprzedniej zbiórki publicznej nie zostało zamieszczone na portalu zbiórek publicznych, pomimo upływu przewidzianego na to terminu. Odmowa następuje w drodze decyzji administracyjnej. Kolejnym obowiązkiem organizatora zbiórki jest zapewnienie osobom przeprowadzającym zbiórkę publiczną identyfikatorów zawierających imię i nazwisko osoby przeprowadzającej zbiórkę, informacje o nazwie, celu zbiórki i jej organizatorze oraz o jej numerze (art. 8 Ustawy o zbiórkach). Z przeprowadzonej zbiórki należy sporządzić sprawozdania, o których mowa w art. 16 i 17 Ustawy o zbiórkach. Sprawozdania powinny zostać sporządzone: • z przeprowadzonej zbiórki publicznej, z podaniem wartości i rodzaju zebranych ofiar – w ciągu 30 dni od zakończenia zbiórki publicznej, • ze sposobu rozdysponowania zebranych ofiar. Sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania zebranych ofiar należy przesłać: • w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego w przypadku fundacji, stowarzyszeń i spółek, a jeżeli ofiary w tym terminie nie zostaną rozdysponowane, również w terminie 3 miesięcy od zakończenia każdego roku obrotowego do momentu rozdysponowania zebranych ofiar, • w terminie 30 dni od zakończenia 12-miesięcznego okresu od zakończenia zbiórki publicznej, a w przypadku gdy ofiary w tym terminie nie zostaną rozdysponowane, również w terminie 30 dni od zakończenia każdego kolejnego 12-miesięcznego okresu, aż do momentu rozdysponowania zebranych ofiar – w przypadku komitetów społecznych. Nieco inne zasady sporządzania sprawozdań mają miejsce w przypadku, gdy zbiórka przeprowadzana przez organizatora trwa dłużej niż rok. W takim przypadku, na podstawie art. 17 Ustawy o zbiórkach, pojawia się obowiązek sporządzenia i doręczenia ministrowi właściwemu ds. administracji publicznej w celu zamieszczenia na portalu zbiórek publicznych sprawozdania: • z przeprowadzonej zbiórki, z podaniem wartości i rodzaju zebranych dotychczas ofiar – w terminie 30 dni od zakończenia każdego 6-miesięcznego okresu prowadzenia zbiórki, przy czym pierwszy okres liczy się od dnia rozpoczęcia zbiórki publicznej, • ze sposobu rozdysponowania ofiar – w terminie 30 dni od dnia zakończenia każdego 12-miesięcznego okresu, przy czym pierwszy okres liczy się od dnia rozpoczęcia zbiórki publicznej, aż do momentu rozdysponowania ofiar. Podobnie jak w przypadku zgłoszenia zbiórki publicznej, tak samo w przypadku sporządzania i przesyłania sprawozdań zasadą jest posłużenie się formularzami elektronicznymi za pośrednictwem platformy zbiorki.gov.pl, przy czym niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego na ePUAP. Możliwe jest też przesłanie sprawozdania w postaci papierowej. Przesłane w powyższy sposób sprawozdania będą dostępne na portalu zbiórek publicznych przez okres 10 lat, licząc od dnia upływu terminu przesłania ostatniego sprawozdania. Wzory powyższych sprawozdań stanowią załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie wzorów dokumentów dotyczących zbiórek publicznych. Przedstawione powyżej informacje wskazują, że regulacji ustawowej podlegają wyłącznie ofiary zbierane w gotówce lub w naturze, a więc zwolnione będą od rygorów ustawowych zbiórki prowadzone w formie przelewów bankowych i ogólnie w sytuacjach, gdy przepływ pieniędzy jest rejestrowany, a darczyńcy nie pozostają anonimowi. Oznacza to także brak obowiązku sporządzania sprawozdania z przeprowadzonej zbiórki. Jednakże w takim przypadku dobrą praktyką jest sporządzenie przez organizatorów zbiórki sprawozdania we własnym zakresie i przedstawienie go w miejscu ogólnodostępnym – takie działanie, w tym zwłaszcza przejrzystość prowadzonej akcji i wskazanie, w jakiej wysokości i na jakie dokładnie cele zostały przeznaczone zebrane pieniądze, pozwoli na przeprowadzanie w przyszłości podobnych akcji bez obaw darczyńców, że wpłacane przez nich datki są przeznaczane na cele inne, niż pierwotnie zakładała dana akcja. Ważne! Należy wspomnieć o konsekwencjach prowadzenia zbiórek publicznych wbrew przepisom Ustawy o zbiórkach. Zgodnie z art. 56 § 1 Kodeksu wykroczeń kto bez wymaganego zgłoszenia zbiórki publicznej lub niezgodnie ze zgłoszeniem zbiórki publicznej organizuje lub przeprowadza publiczną zbiórkę ofiar, podlega karze grzywny (która jest wymierzana w wysokości od 20 do 5000 zł), przy czym w takim przypadku karalne są również podżeganie i pomocnictwo. Zbiórki niepubliczne W sytuacji, gdy zbiórka jest prowadzona wyłącznie z udziałem uczniów oraz personelu szkoły i nie uczestniczą w niej osoby trzecie, będziemy mieć do czynienia ze zbiórkami niepublicznymi. Zbiórki tego rodzaju nie są regulowane w sposób szczególny przez przepisy prawa. Do ich przeprowadzenia wymagana jest zgoda dyrektora danej szkoły. Dobrym rozwiązaniem będzie jednak zastosowanie w sposób odpowiedni przepisów odnoszących się do organizowania zbiórek publicznych, dzięki czemu akcja będzie przejrzysta, a darczyńcy będą mieli pewność, że zebrane w zbiórce pieniądze zostaną przeznaczone na zadeklarowany cel. Oznacza to konieczność: • wskazania celu, na który zostaną przeznaczone zebrane pieniądze, • przedstawienia informacji dotyczącej ilości zebranych w trakcie akcji środków finansowych lub darów innego rodzaju, • wskazania, na co zostały przeznaczone środki zebrane w trakcie zbiórki. Zebrane w trakcie akcji pieniądze będą prawdopodobnie przekazane odpowiedniej fundacji lub odpowiedniemu stowarzyszeniu, które zajmują się działalnością charytatywną. Może to nastąpić w formie przelewu bankowego lub w gotówce. Pierwszy ze sposobów jest lepszy z tego względu, że nie będzie konieczne dodatkowe zawieranie umowy darowizny pomiędzy władzami szkoły wpłacającymi pieniądze a stowarzyszeniem lub fundacją – wystarczy wskazanie w tytule przelewu, że jest to darowizna na cele statutowe tej organizacji. W przypadku wpłacania pieniędzy w formie gotówki konieczne jest dodatkowe zawarcie umowy darowizny.