STAN PRAWNY NA 3 STYCZNIA 2022 System Informacji Oświatowej (SIO) – najważniejsze informacje Opracował i zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762), • Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 955 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2019 r. poz. 1663), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 lipca 2017 r. w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 2170), • Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2351 ze zm.), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. nr 119 poz. 1). SIO dotyczy danych wszelkich jednostek organizacyjnych systemu oświaty, zarówno publicznych, jak i niepublicznych, o czym stanowi art. 3 ust. 1 pkt 1 Ustawy o systemie informacji oświatowej. Stosownie do tej regulacji w systemie informacji oświatowej są gromadzone i przetwarzane dane dotyczące publicznych i niepublicznych przedszkoli, szkół i placówek oraz innych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 Ustawy Prawo oświatowe. Przepis ten wymienia natomiast zarówno szkoły i przedszkola, jak też wszelkie placówki, które składają się na system oświaty. W systemie informacji oświatowej przetwarzane są dane osobowe (art. 3 ust. 2 Ustawy o systemie informacji oświatowej): • dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju w oddziałach przedszkolnych zorganizowanych w szkołach podstawowych, • nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych, objętych regulacjami KN, • nauczycieli, o których mowa w art. 16 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, czyli nauczycieli zatrudnionych w celu realizacji zajęć w ramach programów finansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz, • osób niebędących nauczycielami, ale posiadających przygotowanie uznane przez dyrektora przedszkola za odpowiednie do prowadzenia danych zajęć, o których mowa w art. 15, oraz osób niebędących nauczycielami, a zajmujących stanowisko dyrektora szkoły, o których mowa w art. 62 ust. 2 Ustawy Prawo oświatowe, • osób, które wykonują zadania nauczyciela na podstawie umowy cywilnoprawnej. Przetwarzanie danych tych podmiotów jest zatem dopuszczalne również wtedy, gdy weźmiemy pod uwagę Rozporządzenie w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli RODO. Akt ten w art. 6 ust. 1 stanowi, że przetwarzanie jest zgodne z prawem m.in. w przypadku, kiedy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Takim właśnie obowiązkiem jest przetwarzanie danych w ramach SIO. Baza danych SIO Artykuł 4 Ustawy o systemie informacji oświatowej wskazuje, że baza danych SIO jest prowadzonym przez ministra właściwego ds. oświaty i wychowania centralnym zbiorem danych, w skład którego wchodzą następujące zbiory: • zbiór danych o szkołach i placówkach oświatowych oraz ich zespołach – Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO), • zbiory innych niż objęte RSPO danych o szkołach i placówkach oświatowych, • zbiory danych o innych jednostkach wykonujących zadania z zakresu oświaty, • zbiory danych o uczniach, • zbiory danych o nauczycielach. Zakres danych gromadzonych w RSPO jest bardzo szeroki, a wskazuje go art. 7 ust. 1 Ustawy o systemie informacji oświatowej. Przepis ten obejmuje ponad 30 pozycji dotyczących m.in. takich kwestii, jak data rozpoczęcia działalności, dane organu prowadzącego, rodzaj niepełnosprawności uczniów itd. Zgodnie z kolei z art. 8 Ustawy w bazie danych SIO, w zbiorach danych szkół gromadzone są m.in. następujące dane dziedzinowe: • dane dotyczące warunków dydaktycznych, materialnych i finansowych prowadzenia szkół, w tym powierzchni gruntów oraz obiektów budowlanych, pomieszczeń szkoły, wyposażenia itd., • dane dotyczące liczby uczniów objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną udzielaną przez szkołę, • dane dotyczące pracowników niebędących nauczycielami, takie jak liczba pracowników, wymiar zatrudnienia, rodzaj zajmowanych stanowisk. W szczególności należy zwrócić uwagę na treść art. 14 Ustawy, stosownie do którego dane dziedzinowe w związku z nauką ucznia obejmują: • miejsce zamieszkania ucznia, z wyjątkiem uczniów szkół specjalnych zorganizowanych w podmiotach leczniczych, • klasę, semestr i oddział, do których uczeń uczęszcza, • rodzaj oddziału: ogólnodostępny, integracyjny, specjalny, przysposabiający do pracy, sportowy, dwujęzyczny, międzynarodowy lub inny, • zawód – w przypadku ucznia szkoły ponadpodstawowej prowadzącej kształcenie zawodowe, • uczestniczenie w kwalifikacyjnym kursie zawodowym z określeniem kwalifikacji, • miejsce odbywania praktycznej nauki zawodu – w przypadku ucznia szkoły ponadpodstawowej prowadzącej kształcenie zawodowe, • zawód, specjalność i specjalizację – w przypadku ucznia szkoły artystycznej, • formę kształcenia stacjonarną lub zaoczną – w przypadku ucznia szkoły dla dorosłych, • status młodocianego pracownika, • korzystanie z indywidualnego nauczania, • realizowanie indywidualnego programu lub toku nauki, • korzystanie z dodatkowej bezpłatnej nauki języka polskiego oraz nauki języka i kultury kraju pochodzenia, • spełnianie obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki poza szkołą, • informację, jakiego języka obcego uczeń się uczy, • uczestniczenie w nauce języka mniejszości narodowej, etnicznej lub języka regionalnego, z określeniem nazwy tego języka, • uzyskanie tytułu laureata albo finalisty olimpiady przedmiotowej oraz laureata konkursu lub zawodów na szczeblu co najmniej powiatu, • uzyskanie albo nieuzyskanie promocji, • korzystanie z przedłużonego okresu nauki na etapie edukacyjnym, ukończenie albo nieukończenie szkoły, • uzyskanie albo nieuzyskanie dyplomu ukończenia szkoły – w przypadku ucznia szkoły artystycznej, • informację o ukończeniu szkoły artystycznej na podstawie egzaminów eksternistycznych, • uczestniczenie w zajęciach rozwijających zainteresowania i uzdolnienia, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 6 Ustawy Prawo oświatowe, według rodzajów tych zajęć, oraz innych niż wymienione w art. 109 ust. 1 ww. Ustawy formach działalności dydaktyczno-wychowawczej, w tym dodatkowych działaniach mających na celu podtrzymywanie i rozwijanie poczucia tożsamości etnicznej uczniów romskich oraz wspomagających edukację tych uczniów, • uzyskanie karty rowerowej, • korzystanie z bezpłatnego transportu lub zwrotu kosztów przejazdu, o których mowa w art. 39 ust. 3, 4 i 4a ww. Ustawy, • wypadki, którym uległ uczeń, będąc pod opieką szkoły, z określeniem rodzaju wypadku, miejsca, w którym zdarzył się wypadek, rodzaju zajęć, w czasie których wypadek miał miejsce, a także przyczyny wypadku, • korzystanie przez ucznia z pomocy materialnej o charakterze motywacyjnym, o której mowa w art. 90c ust. 3 Ustawy o systemie oświaty z określeniem rodzaju świadczeń, • informację o korzystaniu z internatu, • datę rozpoczęcia i datę zakończenia nauki w szkole, • informację o spełnianiu obowiązku szkolnego w szkole obwodowej. Ustawa o systemie informacji oświatowej nie określa jednak wszelkich danych dziedzinowych przekazywanych do SIO. Wskazuje je natomiast Rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej. Przykładowo, zgodnie z § 3 pkt 1 Rozporządzenia, w SIO gromadzi się dane dziedzinowe dotyczące warunków dydaktycznych, materialnych i finansowych prowadzenia szkół, które obejmują dane dotyczące powierzchni gruntów pozostających w dyspozycji szkoły i placówki oświatowej, z wyszczególnieniem powierzchni: • terenów sportowych, • placów zabaw, • terenów pod obiektami budowlanymi, o których mowa w art. 3 pkt 1 Ustawy Prawo budowlane, niewymienionymi w lit. a i b, • terenów zieleni urządzonej, • pozostałych terenów. W SIO gromadzi się dane dotyczące powierzchni użytkowej obiektów budowlanych pozostających w dyspozycji szkoły, z wyszczególnieniem rodzajów pomieszczeń, w zależności od pełnionych funkcji, powierzchni tych pomieszczeń oraz dane dotyczące rodzaju i liczby obiektów sportowych i rekreacyjnych niebędących w dyspozycji szkoły i placówki oświatowej, z których w poprzednim roku szkolnym korzystali uczniowie szkoły lub placówki oświatowej w ramach zajęć organizowanych przez szkołę lub placówkę oświatową (§ 3 pkt 2 Rozporządzenia). W SIO (§ 3 pkt 4 Rozporządzenia) gromadzi się też dane o wyposażeniu szkoły, podając: • rodzaj i liczbę urządzeń sportowych oraz rekreacyjnych, • rodzaj i liczbę pomocy dydaktycznych, w tym komputerów, • dostęp do internetu: o przepustowość i rodzaj łącza internetowego, o możliwość korzystania z bezprzewodowego dostępu do internetu poprzez wewnątrzszkolną sieć komputerową; • rodzaj i liczbę zbiorów bibliotecznych, • fakt korzystania z dziennika elektronicznego, • liczbę licencji do elektronicznych platform edukacyjnych, • liczbę licencji do e-podręczników. Ważne! Regulacja § 31 Rozporządzenia wskazuje następujące terminy przekazywania danych do SIO: • do 10 stycznia każdego roku kalendarzowego, • do 10 kwietnia każdego roku kalendarzowego, • do 7 czerwca każdego roku kalendarzowego, • do 10 lipca każdego roku kalendarzowego, • do 10 października każdego roku kalendarzowego. Przykładowo: do 10 stycznia każdego roku kalendarzowego przekazywane są według stanu za poprzedni rok kalendarzowy, w tym: • dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia, • dane dziedzinowe o wysokości przeciętnego wynagrodzenia nauczyciela przypadającego na jeden etat, • dane dziedzinowe dotyczące kosztów wynagrodzeń pracowników niebędących nauczycielami, • dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia osób wykonujących zadania nauczyciela na podstawie umowy cywilnoprawnej, • dane dziedzinowe o wysokości przeciętnego wynagrodzenia nauczycieli mianowanych i dyplomowanych przypadającego na jeden etat, • dane dotyczące wydatków na publiczne szkoły prowadzone przez osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego i osoby fizyczne oraz wydatków na prowadzenie niepublicznych szkół. Oprócz odgórnie ustanowionych terminów Ustawa przewiduje również przekazanie danych w dniu uzależnionym od wystąpienia konkretnego zdarzenia: • następnego dnia roboczego od dnia wydania opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenia o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego przekazywane są dane dziedzinowe, o których mowa w art. 8 pkt 2 lit. e Ustawy, czyli numer i data wydania wspominanej opinii oraz orzeczenia wraz z informacją, czy zostały one wydane dziecku do trzeciego roku życia, dziecku w wieku, o którym mowa w art. 31 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe (od trzech do siedmiu lat), w tym objętemu obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym, oraz informacją o rodzaju niepełnosprawności, a w przypadku niepełnosprawności sprzężonych – współwystępujących niepełnosprawności, niedostosowaniu społecznym lub zagrożeniu niedostosowaniem społecznym, • dane dziedzinowe dotyczące uzyskania kolejnego stopnia awansu zawodowego przez nauczyciela są przekazywane w terminie siedmiu dni od dnia rozpoczęcia stażu. Zwrócić tu należy uwagę także na art. 36 Ustawy o systemie informacji oświatowej, zgodnie z którym w przypadku zmiany danych objętych RSPO, w tym likwidacji szkoły, podmiot zobowiązany przekazuje do RSPO aktualne dane, z tym, że ww. dane dotyczące numeru telefonu, numeru faksu, adresu poczty elektronicznej i strony internetowej przekazuje dyrektor szkoły. Każda faktyczna zmiana danych objętych SIO powinna zatem zostać odzwierciedlona w systemie – dyrektor lub inna osoba upoważniona do dostępu do systemu informacji oświatowej są zobowiązani do aktualizacji ww. danych. W przypadku publicznej szkoły prowadzonej przez osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego lub osobę fizyczną oraz niepublicznej szkoły aktualne dane do RSPO należy przekazać w terminie siedmiu dni od dnia ich otrzymania od organu prowadzącego. W celu aktualizacji danych w RSPO podmiot zobowiązany do przekazywania danych do RSPO, czyli z reguły dyrektor szkoły, posługuje się numerem REGON szkoły lub placówki oświatowej, której dane są aktualizowane. Zgodnie z art. 51 ww. Ustawy dane zgromadzone w RSPO są jawne, z wyjątkiem: • numeru PESEL i adresu miejsca zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej publiczną albo niepubliczną szkołę, • numeru identyfikacyjnego szkoły, • gromadzonych na potrzeby rejestru REGON danych dotyczących przewidywanej liczby pracujących oraz powierzchni ogólnej i użytków rolnych, które są objęte tajemnicą statystyczną na podstawie art. 41 ust. 3 Ustawy o statystyce publicznej. Dostęp do bazy danych SIO Stosownie do art. 68 ust. 1 Ustawy o systemie informacji upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO posiada kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO (dyrektor szkoły) – w zakresie przekazywania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych do bazy danych SIO, pozyskiwania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych z bazy danych SIO oraz pozyskiwania danych z rejestru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO. Upoważnienie przysługuje przez okres pełnienia funkcji, nie dłuższy niż pięć lat. Dyrektor może jednak do dostępu do bazy danych SIO wyznaczyć pracownika, przy czym upoważnienia udziela się na czas określony, nie dłuższy niż pięć lat. Udzielenie upoważnienia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Warunkiem uzyskania dostępu do bazy danych SIO jest zalogowanie do systemu teleinformatycznego osoby upoważnionej, o której mowa w art. 68 ust. 1 lub 2, za pomocą danych dostępowych obejmujących niepowtarzalny identyfikator użytkownika SIO (login) i hasło. Aby uzyskać dane dostępowe, należy złożyć wniosek do wójta danej gminy lub starosty powiatowego (w przypadku szkoły ponadpodstawowej). Wniosek powinien zawierać imię (imiona), nazwisko, numer PESEL, numer telefonu, adres poczty elektronicznej i funkcję osoby, której mają być przyznane dane dostępowe, oraz w szczególności: • określenie typu użytkownika SIO – np. wskazanie, że jest to podmiot zobowiązany do przekazywania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych do bazy danych SIO odpowiednio do zbiorów danych szkół i placówek oświatowych, zbiorów danych jednostek, zbiorów danych o uczniach lub zbiorów danych o nauczycielach, • nazwę użytkownika SIO, • okres, na jaki mają być przyznane dane dostępowe, nie dłuższy niż pięć lat, • w przypadku wniosku osoby upoważnionej (pracownika szkoły) – imię, nazwisko i funkcję osoby, która udzieliła upoważnienia, czyli dyrektora, oraz wskazanie zakresu upoważnienia, • w przypadku wniosku o przyznanie danych dostępowych dyrektorowi – określenie organu prowadzącego szkołę oraz numer RSPO szkoły, • klauzulę o zachowaniu tajemnicy w brzmieniu: „Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych objętych zakresem dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej, również po ustaniu zatrudnienia, oraz zachowania w tajemnicy informacji o ich zabezpieczeniu”. Wniosek może być uwierzytelniony przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu zaufanego. Szczegółowe zasady przyznawania dostępu do bazy danych SIO określa Rozporządzenie w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej. Zgodnie z § 4 i nast. tego aktu wniosek o przyznanie danych dostępowych składa się za pomocą aplikacji internetowej SIO. Na adres poczty elektronicznej osoby, której mają być przyznane dane dostępowe, przesyłana jest automatycznie wygenerowana przez system teleinformatyczny SIO informacja o wpłynięciu wniosku. Ważne! Organ przyznający dane dostępowe (czyli wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta powiatowy), niezwłocznie od dnia wpływu wniosku przesyła na adres poczty elektronicznej osoby, której mają być przyznane dane dostępowe, informację o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku. Wniosek rozpatruje się w terminie pięciu dni roboczych od dnia wysłania ww. informacji. Jeżeli wniosek nie został uwierzytelniony przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu zaufanego, wówczas w terminie pięciu dni roboczych od dnia otrzymania informacji o stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku osoba, której mają być przyznane dane dostępowe, zgłasza się do siedziby przyznającego je organu w celu potwierdzenia swojej tożsamości (czyli udaje się do urzędu miasta / gminy i w wydziale oświaty okazuje dowód tożsamości). Aplikacja SIO Zgodnie z art. 95 ust. 2 Ustawy o systemie informacji oświatowej dane do bazy SIO są przekazywane za pomocą aplikacji internetowej. Aplikacja ta jest udostępniana nieodpłatnie przez MEN pod adresem: https://cie.men.gov.pl. Przy każdym terminie przesyłania danych do SIO ministerstwo lub kuratoria publikują dwa rodzaje instrukcji SIO – techniczną i merytoryczną. Instrukcja techniczna dotyczy samych zasad obsługi programu SIO, które oczywiście się zmieniają, choć z każdą kolejną wersją coraz mniej gwałtownie, natomiast instrukcja merytoryczna jest szczególnie istotna dla dyrektora lub osoby upoważnionej do obsługi SIO. Z instrukcji tej wynikają bowiem zasady wprowadzania danych w poszczególne pola programu, zatem należy bezwzględnie zapoznać się z nimi przed przystąpieniem do ich wypełniania. Ważne! Nieprzekazanie danych do SIO podlega karze grzywny. W przypadku nieprzekazania danych wójt lub starosta mają obowiązek o tym naruszeniu zawiadomić policję.