Instrukcja kancelaryjna dotycząca dokumentacji księgowej w Szkole ....................................... w ..................................... Rozdział 1 Postanowienia ogólne § 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych dotyczących dokumentacji księgowej w Szkole ........................................................ 2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia i ewidencjonowania dokumentów księgowych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą. 3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy. 4. Podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest system tradycyjny. 5. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wykonuje pracownik wyznaczony przez dyrektora w drodze odrębnego upoważnienia lub wskazania w zakresie obowiązków i uprawnień. § 2 Ilekroć w niniejszej Instrukcji mowa o: 1) Ustawie – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), 2) Kodeksie – należy rozumieć Ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735 ze zm.). § 3 Użyte w Instrukcji określenia oznaczają: 1) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci, 2) Szkoła – Szkoła .............................................................................., 3) dyrektor – dyrektor Szkoły, o której mowa w pkt 2, 4) kierownik komórki organizacyjnej – zastępca dyrektora, główny księgowy lub inna osoba kierująca komórką organizacyjną albo upoważniona do wykonywania jej zadań, 5) pracownik/referent – pracownik Szkoły załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 6) punkt kancelaryjny – komórka organizacyjna Szkoły, w tym sekretariat lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej w zakresie dokumentacji księgowej (w tym przyjmowania i wysyłania przesyłek), 7) komórka organizacyjna – wydzielona forma organizacyjna danej grupy pracowników Szkoły, w szczególności wydział, referat, samodzielne stanowisko pracy itp., 8) akta sprawy – dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, multimedialna (np. pisma, opinie, dokumenty, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.), zawierająca dane (informacje) potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy lub odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania, 9) akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma, 10) dekretacja – adnotacja umieszczona na piśmie lub do niego dołączona, zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej Szkoły, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, 11) czystopis – tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez dyrektora, 12) przesyłka/korespondencja – dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez Szkołę w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w odrębnych przepisach. 13) pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę Szkoły, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników, 14) pismo – wyrażona tekstem informacja stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, 15) rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej, 16) rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymanych przez Szkołę, 17) rejestr przesyłek wychodzących – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Szkołę, 18) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości, 19) spis spraw – formularz w postaci papierowej lub elektronicznej do rejestrowania spraw w obrębie klasy z rzeczowego wykazu akt w roku kalendarzowym, w danej komórce organizacyjnej Szkoły, 20) teczka aktowa (spraw) – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, 21) jednolity rzeczowy wykaz akt (wykaz akt) – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią akt. § 4 Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych pełni dyrektor Szkoły. § 5 1. Szkoła wytwarza dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem B, z tym że: 1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie ustalonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt okresu przechowywania podlega brakowaniu na zasadach określonych w Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt i Ustawie; okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy, 2) symbolem Bc oznacza się kategorię akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne; akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu; ich brakowanie może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do składnicy akt, ale w porozumieniu z pracownikiem prowadzącym składnicę akt i w trybie określonym w Instrukcji, o której mowa w pkt 1. 2. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych Szkoły i składnicy akt. 3. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Szkołę prowadzi składnicę akt. 4. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. 5. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do składnicy po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4, kompletnymi rocznikami. 6. Zasady przekazywania akt spraw załatwionych określa Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt. Rozdział 2 Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji § 6 1. Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: 1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych, 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej, 3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, 2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji, 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu, 4) przesyłania przesyłek, 5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej. § 7 Podstawowe czynności kancelaryjne: 1) przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek wpływających do Szkoły, 2) przekazywanie zarejestrowanych przesyłek właściwym merytorycznie pracownikom Szkoły zgodnie z dekretacją, 3) prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących ze Szkoły i ich wysyłanie, 4) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 5) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych merytorycznie pracowników Szkoły. § 8 1. Dokumentacja nadsyłana i składana w Szkole oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta spraw, 2) nietworzącą akt spraw. 2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 3. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. 4. Dokumentację, o której mowa w ust. 3, mogą stanowić w szczególności: 1) niezamawiane przez Szkołę oferty, które nie zostały wykorzystane, 2) publikacje (dzienniki urzędowe, gazety, czasopisma, książki, afisze, katalogi, ogłoszenia, prospekty itp.) oraz potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 3) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, 4) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, materiałów biurowych. Rozdział 3 Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek § 9 Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej: 1) liczby porządkowej, 2) daty wpływu przesyłki do Szkoły, 3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki, 4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna, 5) daty widniejącej na przesyłce, 6) znaku występującego na przesyłce, 7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę, 8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, 9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne. § 10 1. Sekretariat w trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, pracownik sekretariatu sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie dyrektora Szkoły. 5. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 6. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się do pism: 1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością. 9. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata. 11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z dziennika korespondencji. 12. Przesyłki otrzymane drogą elektroniczną, które dotyczą spraw prowadzonych przez Szkołę, drukuje się, rejestruje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 13. Po wykonaniu ww. czynności sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje dyrektorowi Szkoły w celu dokonania dekretacji, a następnie wpisuje do rejestru przesyłek przychodzących i przekazuje pracownikom zgodnie z dekretacją. Rozdział 4 Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek § 11 1. Dyrektor Szkoły, przeglądając korespondencję, decyduje, którą korespondencję: 1) załatwia sam, 2) przydziela innym pracownikom do załatwienia. 2. Dekretacja przesyłek polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce wraz z datą i podpisem dekretującego. 3. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez pracowników, umieszcza się dyspozycje dotyczące: 1) sposobu i terminu załatwienia sprawy, jeżeli z treści pisma nie wynika sposób i termin załatwienia sprawy, 2) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. 4. Do przekazywania dyspozycji można stosować typowe skróty. § 12 1. Pracownicy Szkoły otrzymują korespondencję: 1) mającą dyspozycję dyrektora, głównego księgowego lub naczelników wydziałów, 2) adresowaną do nich imiennie, 3) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości lub zajęcia stanowiska. 2. Jeżeli pracownik otrzymał korespondencję imienną w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, przekazuje tę korespondencję do sekretariatu celem jej zarejestrowania. 3. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych stanowisk pracy lub pracowników, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. § 13 Obieg akt między pracownikami odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. Rozdział 5 Zasady rejestrowania spraw księgowych i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych § 14 1. W Szkole obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Szkoły oraz zawiera ich kategorię. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. W ramach klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00–99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000–999, a w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj. 0000–9999. 4. Akta jednorodne tematycznie z różnych stanowisk pracy Szkoły będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe, stanowiące oznaczenie nazwy danego wydziału i symbolu prowadzącego sprawę. 5. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Szkoły może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii akt. § 15 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma/dokumenty dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spis spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok, ale dla każdego roku zakłada się odrębny spis spraw. 3. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. 4. Spis spraw zawiera następujące dane: 1) odnoszące się do całego spisu: a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, b) oznaczenie komórki organizacyjnej Szkoły, c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; 2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie: a) liczbę porządkową, b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeśli nie jest to sprawa własna, d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeśli nie jest to sprawa własna, e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeśli nie jest to sprawa własna, f) datę wszczęcia sprawy, g) datę ostatecznego załatwienia sprawy, h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualne informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. 5. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. 6. Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek symbol…”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 7. Wzór spisu spraw stanowi załącznik do niniejszej Instrukcji. § 16 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Szkoły. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 4. Sekretariat lub pracownicy odpowiedzialni za załatwienie danej sprawy, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdzają, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. § 17 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej, 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw, 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami np. S.4450.4.2021, gdzie „S” oznacza symbol literowy komórki organizacyjnej, „4450” – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, „4” – kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw, „2021” – cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowego spisu spraw. § 18 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w § 15, można zakładać rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci elektronicznej. 2. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje dyrektor Szkoły. 3. Rejestry prowadzi sekretariat Szkoły lub wskazany przez dyrektora Szkoły pracownik. 4. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 5. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć z pozostawieniem między latami całej niezapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru 1. 6. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze. § 19 1. W Szkole prowadzone są następujące rejestry: 1) rejestr nieobecności w pracy, 2) rejestr zwolnień lekarskich, 3) rejestr pism wychodzących, 4) rejestr pism przychodzących, 5) rejestr wyjść służbowych, 6) rejestr skarg i wniosków, 7) rejestr zarządzeń dyrektora, 8) .................................................... 2. Oprócz rejestrów wymienionych w ust. 1 prowadzi się inne rejestry wymagane przepisami prawa. 3. Prowadzenie innych rejestrów kancelaryjnych, niż wymienione w ust. 1 i o których mowa w ust. 2, dozwolone jest za zgodą dyrektora Szkoły. 4. Rejestr przesyłek wychodzących zawiera: 1) liczbę porządkową, 2) datę przekazania przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu, 3) nazwę podmiotu, do którego wysłano przesyłkę; w przypadku kierowania przesyłki do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (np. dyrektorzy szkół publicznych), 4) znak sprawy pisma wysłanego, 5) sposób przekazania przesyłki (np. list polecony, list zwykły, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, priorytet, faks, poczta elektroniczna). 5. Do rejestru, o którym mowa w ust. 4, nie wpisuje się wystawianych przez Szkołę druków: PIT-11, PIT-40, PIT-8AR, PIT-4R. Rozdział 6 Formy załatwiania spraw księgowych § 20 1. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę. § 21 1. Załatwienie spraw może być: 1) tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne – gdy udzielona odpowiedź załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy daną sprawę. 2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). § 22 Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z innych czynności sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza do akt właściwej sprawy. § 23 Przy sporządzaniu kopii dokumentu należy pod tekstem z lewej strony umieścić klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. § 24 Po otrzymaniu pisma, które wymaga odpowiedzi, pracownik bez zbędnej zwłoki sporządza projekt odpowiedzi na pismo i po uzyskaniu aprobaty sporządza czystopis oraz przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki (jeżeli takie występują) oraz kopię pisma i przekazuje do sekretariatu celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopię pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, pracownik powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca pracownikowi z odpowiednią adnotacją. § 25 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) datę pisma, 3) znak sprawy, 4) określenie odbiorcy wraz z adresem, 5) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko służbowe), 8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 2. Kopia pisma załatwiającego sprawę powinna zawierać parafę i pieczątkę pracownika oraz datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma). 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze, następujące określenia: 1) nad adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony”, „priorytet”, „za zwrotnym dowodem doręczenia” itp., 2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (zał.... szt.) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (zał. nr... do pisma znak...), 3) jeżeli treść pisma ma być, poza adresatem, podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, to adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości”, 4) inne ewentualne wskazówki dla sekretariatu. § 26 Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu. § 27 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu z pracownikiem przygotowującym pismo. 2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez pracownika. Rozdział 7 Ustalenia dotyczące wysyłania pism § 28 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) na nośniku elektronicznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną, 5) poprzez osobisty odbiór. 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu: 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki – w razie stwierdzenia braków zwraca pismo pracownikowi do uzupełnienia, 2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania, 3) zwraca pracownikom kopię wysłanych pism, 4) do pism wysyłanych pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez pracownika sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z: 1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, 2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości, 3) na kopercie umieszcza się również pieczątkę Szkoły i znak pisma. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. § 29 Terminowe pisma miejscowe mogą być przekazywane bezpośrednio adresatom, którzy kwitują ich odbiór na kopii pisma. Rozdział 8 Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych § 30 Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w Szkole pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszczają odpowiednie ustawy. § 31 Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3, 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz Szkoły, 3) prowadzenia rejestrów, 4) udostępnienia upoważnionym pracownikom: a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, b) zakupionych baz danych, a w szczególności prawnych, baz adresowych, baz danych statystycznych, c) utworzonych wewnętrznych baz danych; 5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej, 6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 7) monitorowania zaleceń dyrektora, 8) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz Szkoły, 9) umieszczania na wykupionych stronach internetowych stale aktualizowanej informacji o Szkole, 10) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw. § 32 Szczegółowe zasady zabezpieczenia i postępowania ze sprzętem komputerowym oraz oprogramowaniem określa obowiązująca w Szkole Polityka bezpieczeństwa i Instrukcja zarządzania systemem informatycznym. Rozdział 9 Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki bądź jej komórki organizacyjnej § 33 1. W przypadku, gdy wszczyna się postępowanie zmierzające do ustania działalności Szkoły lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowego podmiotu, dyrektor Szkoły zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego. 2. W razie likwidacji Szkoły dokumentację stanowiącą zasób Szkoły przekazuje się przejmującemu sprawy Szkoły. 3. Akta przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz zatrzymuje przekazujący akta, dwa otrzymuje jednostka przejmująca akta. 4. Do spisów należy załączyć Instrukcję kancelaryjną Szkoły oraz Instrukcję o organizacji i zakresie działania składnicy akt. Postanowienia końcowe § 34 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji stosuje się przepisy Ustawy i rozporządzenia wykonawcze do niej oraz przepisy wewnętrzne obowiązujące w Szkole i powszechnie obowiązujące przepisy prawa. § 35 Wszelkie zmiany w Instrukcji wprowadzane są w formie aneksu lub tekstu jednolitego. § 36 Instrukcja zostaje wprowadzona zarządzeniem dyrektora Szkoły po zatwierdzeniu przez Dyrektora Archiwów Państwowych.