Instrukcja dotycząca organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Szkole ................................................. Nr ........... w ................................................. Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1 Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, zwana dalej „Instrukcją archiwalną”, określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego w Szkole ............................................... Nr ............. w .........................................................., zwanej dalej „Szkołą”, oraz postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych. § 2 Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają: 1) archiwista – pracownik lub pracownicy, którym powierzono obowiązek prowadzania archiwum zakładowego, 2) archiwum zakładowe – archiwum zakładowe Szkoły, 3) informatyczny nośnik danych – nośnik, na którym zapisano dokumentację w formie elektronicznej, 4) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w formie elektronicznej, 5) teczka aktowa – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w formie nieelektronicznej, 6) wykaz akt – jednolity rzeczowy wykaz akt, 7) kategoria archiwalna – oznaczenie wartości archiwalnej akt przy pomocy symboli A, B, Bc, BE, 8) kwalifikacja archiwalna – zaliczenie do odpowiednich kategorii archiwalnych akt komórek organizacyjnych, 9) archiwum państwowe – Archiwum Państwowe w ......................................................., 10) jednolity rzeczowy wykaz akt – wprowadzony Zarządzeniem nr ........ Dyrektora Szkoły .......................................................... nr .......... w ........................................ z ........................... r., uzgodniony z Dyrektorem Archiwum Państwowego. § 3 1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego i w nim przechowywana musi być uporządkowana i zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. 3. Dyrektor Archiwum Państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji. Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego § 4 1. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B, Bc, BE) wytworzone w Szkole. 2. Do podstawowych obowiązków archiwum zakładowego należy: 1) przyjmowanie dokumentacji, 2) przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji, 4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji oraz tej przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, 5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji, 6) wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, 7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń bądź określonych problemów, 8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, 9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do Archiwum Państwowego. Rozdział 3 Obsada archiwum zakładowego § 5 1. Archiwista jest odpowiedzialny za realizację zadań archiwum zakładowego. 2. Archiwista musi mieć co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne. 3. Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Szkole. 4. Archiwista jest uprawniony do otrzymania odzieży ochronnej, w szczególności fartucha, lateksowych rękawiczek, maseczki z filtrem. 5. Archiwista powinien pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe. 6. W razie zmiany na stanowisku archiwisty, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie. Rozdział Lokal archiwum zakładowego § 6 Na lokal archiwum zakładowego składają się pomieszczenia Szkoły, pełniące funkcję magazynów, w których przechowuje się dokumentację oraz pomieszczenia biurowe umożliwiające prace archiwiście i osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu. § 7 Magazyny archiwum zakładowego powinny zabezpieczać przechowywaną w nich dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności powinny: 1) być suche, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku, 2) mieć skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną, 3) być zabezpieczone przed włamaniem przez co najmniej wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu, 4) być zabezpieczone przed pożarem przez co najmniej system wykrywania ognia i dymu oraz gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła ognia, 5) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej, 6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV, 7) mieć oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła. § 8 1. Magazyny archiwum zakładowego wyposaża się w: 1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi, 2) drabinki i schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek, 3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza, 4) podręczny sprzęt gaśniczy. 2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie regału. 3. W magazynach archiwum zakładowego: 1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentacji, 2) nie mogą znajdować się rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji, 3) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, 4) posadzka w pomieszczeniu magazynowym powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna), 5) należy regularnie sprzątać po to, by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. § 9 Wstęp do lokalu archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty. Rozdział 5 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego § 10 1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 2. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. 3. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji, jeżeli: 1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji, 2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności, 3) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym. 4. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Dyrektora Szkoły. Rozdział 6 Przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji § 11 Po przejęciu dokumentacji archiwista kolejno: 1) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, zawierającym co najmniej następujące elementy: a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego, b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe, c) pełną nazwę jednostki oświatowej, której ona dotyczy, d) liczbę pozycji w spisie, e) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie. 2) nanosi w prawym górnym rogu na spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu wynikający z wykazu spisów, 3) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego, 4) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym, 5) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, a jeżeli teczki włożono do pudła, na pudło nanosi się skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle, 6) odkłada drugi egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego do zbioru spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych. § 12 1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych z ich składu i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa. 2. Kopie bezpieczeństwa powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną. 3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przez utratą w wyniku awarii tego nośnika. 4. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając: 1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika, 2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację, 3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika. 5. W przypadku nośników typu płyt kompaktowych należy przestrzegać następujących zasad: 1) do opisu na płycie nie należy używać twardych i ostrych przyborów, np. ołówków czy długopisów, ale specjalnych pisaków, których tusz nie zawiera rozpuszczalników, mogących uszkodzić płytę, 2) płyty należy przechowywać w odpowiednich opakowaniach po to, by zabezpieczyć je przed zniszczeniami i ograniczyć wpływ czynników zewnętrznych, w szczególności nie wystawiać płyt na działanie promieni słonecznych. 6. W przypadku przejmowania nośników elektronicznych przez archiwum należy: 1) przejmować wyłącznie nośniki szczegółowo opisane – zawierające informacje o ich zawartości (tematyce) z podaniem nazwy i wersji zastosowanego edytora tekstu, 2) przejmować je na podstawie ewidencji sporządzonej przez przekazującego. § 13 Dokumentację w archiwum zakładowym układa się w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się: 1) materiały archiwalne w teczkach aktowych, 2) akta osobowe i listy płac, 3) dokumentację techniczną, 4) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników. § 14 Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe. Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym § 15 Skontrum dokumentacji polega na: 1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym, 2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków. § 16 1. Skontrum przeprowadza się na polecenie Dyrektora Szkoły. 2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Dyrektor Szkoły. 3. Komisja skontrowa składa się z co najmniej dwóch członków. 4. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej: 1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie, 2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym, 3) podpisy członków komisji. Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym § 17 1. Dokumentację udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym lub przez jej wypożyczenie lub w formie kopii. 2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji. 3. Oryginały dokumentacji mogą być wypożyczone jedynie za pisemną zgodą kierownika komórki organizacyjnej. § 18 Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji uszkodzonej, dokumentacji zastrzeżonej przez przekazującą je komórkę organizacyjną oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego. § 19 1. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku, który zawiera: 1) datę, 2) nazwę wnioskującego, 3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej: a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała, b) hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, c) dat skrajnych dokumentacji; 4) informację o sposobie udostępnienia, 5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie, 6) w przypadku osób spoza Szkoły: a) cel udostępnienia, b) uzasadnienie. 2. Do udostępnienia dokumentacji jest wymagane zezwolenie Dyrektora Szkoły. § 20 1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji. 2. Niedopuszczalne jest: 1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism, 2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty, 3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag. § 21 1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie. 2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub zagubienia udostępnionej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje: 1) datę sporządzenia, 2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła akta, 3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia. 3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakującej lub uszkodzonej dokumentacji, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym, w przeznaczonej na ten cel teczce aktowej, trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która dokumenty wypożyczyła celem wyjaśnienia okoliczności sprawy. § 22 Archiwista odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe – także daty zwrotu do archiwum zakładowego. Rozdział 9 Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego § 23 1. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki organizacyjnej. 2. Wycofanie dokumentacji z archiwum zakładowego polega na: 1) przyporządkowaniu informacji o dacie i numerze protokołu wycofania do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w którym ujęta jest wycofana dokumentacja, 2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego zawierającego: a) datę wycofania, b) numer protokołu, c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano, d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy, e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej. 3. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej protokół podpisują archiwista i Dyrektor Szkoły. Rozdział 10 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej § 24 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista poprzez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. 2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji, zgodnie ze wzorem wynikającym z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.). 3. Spis podlega zaopiniowaniu przez Dyrektora Szkoły albo inną osobę przez niego wskazaną. 4. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i ust. 2b ww. Ustawy. § 25 Przed przekazaniem dokumentacji do wybrakowania należy wyłączyć z niej: 1) wszystko, co nadaje się do powtórnego użytku (w szczególności teczki, spinacze itp.), 2) wszystko, co utrudnia przerób makulatury na masę papierową (w szczególności części metalowe, plastikowe itp.). § 26 1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej Archiwum Państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista zobowiązany jest do: 1) jej uporządkowania, 2) sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. 2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, o którym mowa w § 11 pkt 6. § 27 1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody. 2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywana jest przez archiwum zakładowe. Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego § 28 1. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 2. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów.