Załącznik nr …… do Zarządzenia Dyrektora nr ……/…… Szkoły …………………….w …………… z dnia …………… r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej w Szkole ……………….… w …………… Instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Szkole …………………………………….. w ……………… Na podstawie Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) wprowadza się jednolite zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Szkole ……………………….. w ………………………. Rozdział 1 Zasady ogólne § 1 1. Inwentaryzacją nazywamy zespół czynności, których celem jest ustalenie rzeczywistego stanu środków gospodarczych (rzeczowych i pieniężnych – aktywów i pasywów) w Szkole ………………….. w …………… na określony dzień. 2. Celem inwentaryzacji jest porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym, aby prezentowane w bilansie składniki oraz wynik finansowy odzwierciedlały ich rzeczywistą wartość. 3. Inwentaryzacja dokonana na podstawie fizycznie stwierdzonego stanu aktywów i pasywów pozwala na: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, 3) wykrycie zmian jakościowych powstałych podczas składowania, 4) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, 5) dokonanie zmiany osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe, np. w razie zwolnienia lub długotrwałej choroby osoby materialnie odpowiedzialnej, 6) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem. 4. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów Szkole ……………………… w …………… ustala się w drodze inwentaryzacji polegającej na: 1) spisie z natury rzeczywistego stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, którymi dysponuje jednostka, zarówno objętych ewidencją, jak też nieobjętych, bez względu na to, czy składniki te są w użyciu, czy też nie, 2) potwierdzeniu sald zobowiązań i należności w przypadkach przewidzianych w dalszych regulacjach instrukcji, 3) weryfikacji prawidłowości wynikającego z ksiąg rachunkowych stanu innych aktywów i pasywów, a następnie porównanie go z odpowiednimi dokumentami. 5. Wykonanie czynności spisu z natury zapewnia komisja inwentaryzacyjna, natomiast czynności związane z powołaniem komisji inwentaryzacyjnej zarządza dyrektor. 6. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości inwentaryzację przeprowadzić należy na koniec każdego roku obrotowego, który wyznacza jego ostatni dzień. 7. Wyniki inwentaryzacji powinny: 1) umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, 2) zapewnić na podstawie uzyskanych danych realność danych ekonomicznych, 3) umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego mienia, 4) zapewnić możliwość dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, 5) stworzyć warunki do usprawnienia gospodarki majątkiem poprzez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom niegospodarności i marnotrawstwa. 8. Przyczynami niegospodarności mogą być: powstanie i gromadzenie zbędnych i nadmiernych zapasów, niewłaściwe obchodzenie się z materiałami, naruszenie własności mienia. Rozdział 2 Zasady i rodzaje inwentaryzacji składników majątku § 2 1. Spis z natury tylko wtedy może zapewnić możliwość ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, gdy w toku jego prowadzenia będą przestrzegane następujące zasady: 1) zasada uniwersalna – polegająca na zastosowaniu przepisów prawa, 2) zasada terminowości i częstotliwości – polegająca na przeprowadzeniu inwentaryzacji według określonego planu i częstotliwości wymaganej Ustawą o rachunkowości, zapewniających bezkolizyjną inwentaryzację majątku w danym czasie, 3) zasada ekonomii – mająca na celu minimalizowanie czasu trwania inwentaryzacji, 4) zasada dokładności – ustalenie rzeczywistego stanu inwentaryzowanych aktywów i pasywów wymaga dokładności we wszystkich czynnościach, tak aby końcowy wynik nie budził zastrzeżeń, 5) zasada ograniczonego zaufania – winna być stosowana w stosunku do wszystkich osób materialnie odpowiedzialnych, 6) zasada kolejnych czynności – określająca kolejność prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia czasu jego trwania, 7) zasada komisyjności (zespołowości) – nakazująca zaangażowanie w komisji spisowej zespołu dwóch lub trzech osób, a nie jednej osoby; zwiększa to wiarygodność i niepodważalność takich spisów, 8) zasada tzw. zamkniętych drzwi – polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw i symboli, 9) zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – w spisie z natury powinna uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną, a jeśli nie jest to możliwe, to skład komisji należy poszerzyć do co najmniej trzech osób, z których jedna powinna reprezentować interesy osoby odpowiedzialnej materialnie, 10) zasada „rzetelnego obrazu” – polegająca na dokonywaniu spisu, o ile jest to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się obrotu środkami inwentaryzowanymi, 11) zasada zaskoczenia – polegająca na zarządzeniu przeprowadzenia spisów z natury w momencie nieoczekiwanym, szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób materialnie odpowiedzialnych, do których istnieje ograniczone zaufanie, 12) zasada kompleksowości i kompletności – polegająca na objęciu inwentaryzacją wszystkich składników majątkowych, zarówno objętych ewidencją bilansową, jak i nieobjętych ewidencją, a będących na stanie jednostki, stosowana jest w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych. 2. Od przestrzegania wymienionych zasad zależy uzyskanie prawidłowych wyników inwentaryzacji, dlatego osoby materialnie odpowiedzialne mają obowiązek starannie przygotować składniki majątku do spisu z natury w celu ułatwienia prac komisji inwentaryzacyjnej. 3. Nieprzestrzeganie podczas prowadzenia spisu z natury, w sposób pełny i rzetelny, tych zasad może spowodować, że wynik spisu nie będzie odzwierciedlał rzeczywistego stanu. 4. Rzetelnie dokonany spis przy zachowaniu powyższych zasad umożliwia wykrycie zapasów zbędnych: 1) pełnowartościowych, 2) małowartościowych, 3) bezwartościowych oraz dokonanie aktualnej wyceny składników stanowiących majątek szkoły. 5. Rzeczywisty stan składników majątku jednostki ustala się na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej w formie: 1) spisu z natury – polegającego na ustaleniu i ujęciu w arkuszach spisu rzeczywistego stanu składników majątkowych, 2) potwierdzenia sald – polegającego na dwustronnym potwierdzeniu zgodności stanów księgowych aktywów i pasywów między kontrahentami, tj. między wierzycielami i dłużnikami, 3) weryfikacji – polegającej na porównaniu ewidencji z odpowiednimi dowodami oraz na rozliczeniu ewentualnych różnic; stosowana do ustalenia stanu należności i zobowiązań z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych. 6. Przyjmując za kryterium klasyfikacji inwentaryzacji częstotliwość jej przeprowadzenia, można wyróżnić inwentaryzację: 1) systematyczną (okresową) – polegającą na okresowo powtarzanej kontroli rzeczywistego stanu składników majątkowych; przeprowadza się ją zwykle na ściśle określony dzień, przeważnie w powiązaniu z terminem sporządzania okresowych sprawozdań finansowych, 2) okolicznościową – przeprowadzaną w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, z zaistnieniem których wiąże się konieczność ustalenia poprzez spis z natury rzeczywistego stanu składników majątków, 3) doraźną – dokonywaną na wniosek dyrektora lub innych pracowników funkcjonalnie odpowiedzialnych za gospodarkę w szkole, w celu ustalenia rzeczywistego stanu niektórych składników majątkowych lub w wypadku wyrywkowej kontroli osób materialnie odpowiedzialnych pod względem rzetelności gospodarowania powierzonym im mieniem, 4) częściową – obejmującą tylko niektóre rzeczowe składniki majątkowe; zakres tej inwentaryzacji odpowiada inwentaryzacji metodą wyrywkową. 7. Majątek placówki podlega inwentaryzacji zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości. Dyrektor szkoły ponosi pełną odpowiedzialność za zarządzenie inwentaryzacji, terminowe i prawidłowe jej przeprowadzenie oraz rozliczenie. Rozdział 3 Terminy i metody inwentaryzacji § 3 1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić drogą spisu z natury inwentaryzację: 1) aktywów pieniężnych znajdujących się w szkole: a) gotówka w kasie, b) inne środki pieniężne; 2) papierów wartościowych, 3) rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiały odpisywane w koszty w momencie ich zakupu, lecz znajdujące się w tym w zapasie – art. 17 ust. 2 pkt 4 Ustawy o rachunkowości). 2. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego (inwentaryzację można rozpocząć w ciągu czwartego kwartału i zakończyć 15 dnia następnego roku) należy przeprowadzić drogą spisu z natury inwentaryzację: 1) znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowych składników aktywów obrotowych, 2) znajdujących się na terenie niestrzeżonym środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony), 3) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie niestrzeżonym, 4) składników aktywów będących własnością innych jednostek. 3. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego (inwentaryzację można rozpocząć w ciągu czwartego kwartału i zakończyć 15 dnia następnego roku) należy przeprowadzić w drodze otrzymania od banku oraz uzyskania potwierdzenia od kontrahentów inwentaryzację: 1) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, 2) czeków, weksli przekazanych bankom do realizacji, 3) należności, w tym udzielonych pożyczek (z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, należności wątpliwych, spornych, należności od pracowników). 4. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego (inwentaryzację można rozpocząć w ciągu czwartego kwartału i zakończyć 15 dnia następnego roku) należy przeprowadzić, w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, inwentaryzację: 1) środków trwałych, do których dostęp jest ograniczony, 2) gruntów, 3) należności spornych i wątpliwych, 4) należności i zobowiązań z tytułu publicznoprawnych, 5) innych aktywów i pasywów, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe: a) środków trwałych w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń, b) wartości niematerialnych i prawnych, c) inwestycji zaliczanych do aktywów trwałych, d) rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów. 5. Raz w ciągu czterech lat należy przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym. 6. Raz na dwa lata należy przeprowadzić inwentaryzację pozostałych środków trwałych w używaniu. 7. Konkretne terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji w szkole określa dyrektor szkoły poprzez wprowadzenie zarządzeniem planu inwentaryzacji na dany rok. § 4 Czynności przedspisowe 1. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania umożliwiającego identyfikację oraz przydatności. Nie należy dokonywać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych itp. 2. Likwidacji dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez dyrektora szkoły, sporządzając protokół, w którym podaje się przyczyny i sposób likwidacji. 3. Protokół likwidacji i zestawienie składników proponowanych do likwidacji sporządza komisja likwidacyjna i przekazuje do zatwierdzenia dyrektorowi szkoły. 4. Protokół zatwierdzony przez dyrektora szkoły komisja likwidacyjna przekazuje niezwłocznie głównemu księgowemu celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej. § 5 1. Dyrektor szkoły, zgodnie z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości, ponosi pełną odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Do zadań dyrektora należy przede wszystkim podejmowanie ostatecznych decyzji w sprawach związanych z inwentaryzacją, w tym: 1) zarządzanie o przeprowadzeniu i terminach inwentaryzacji, 2) powoływanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (nie może to być główny księgowy), 3) podejmowanie decyzji o zatwierdzeniu wyników i rozliczeniu inwentaryzacji lub też o jej unieważnieniu, w tym także protokołu komisji inwetaryzacyjnej. 2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ponosi odpowiedzialność przed dyrektorem szkoły za przeprowadzenie inwentaryzacji oraz wyjaśnienie jej wyników. Do zadań przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: 1) zaproponowanie dyrektorowi szkoły członków komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, 2) rozplanowanie podziału prac dla osób biorących udział w spisie, 3) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, 4) zapoznanie osób biorących udział w inwentaryzacji z instrukcją inwentaryzacyjną, a także przeprowadzenie szkolenia dla osób biorących udział w spisie, 5) odbiór po zakończeniu inwentaryzacji całej inwentaryzacji związanej z przeprowadzonym spisem, tj. arkuszy spisowych, oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie itp., 6) kontrola poprawności sporządzonych dokumentów inwentaryzacyjnych, 7) nadzór nad pracą podlegających mu uczestników inwentaryzacji, 8) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie. 3. Komisja inwentaryzacyjna jest odpowiedzialna za prace przydzielone jej przez przewodniczącego komisji. Do prac komisji inwentaryzacyjnej należy: 1) organizacja spisu z natury i czuwanie nad jego prawidłowym przebiegiem, 2) ustalenie stopnia utraty przydatności przez niektóre składniki majątkowe, 3) zebranie wyjaśnień na temat powstałych różnic inwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych, 4) opracowanie wniosków w zakresie przeprowadzonych prac w trakcie spisu z natury dotyczących m.in.: podjęcia decyzji o charakterze zaistniałych niedoborów i nadwyżek (czy są to niedobory, nadwyżki naturalne, zawinione czy też mieszczące się w granicach normy). 4. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły spisowe spośród pracowników szkoły. Zespół spisowy musi składać się z co najmniej dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za podlegające spisowi składniki majątku. Skład zespołów spisowych ustala, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, dyrektor szkoły w specjalnym zarządzeniu. Funkcję zespołu spisowego może spełniać komisja inwentaryzacyjna. 5. Osoby materialnie odpowiedzialne i użytkownicy inwentaryzowanych składników są odpowiedzialni za powierzone im składniki majątkowe, a także za należyte przygotowanie pól spisowych do spisu. Do szczególnych ich obowiązków należy: 1) uzgodnienie ewidencji prowadzonej w polu spisowym z ewidencja księgową, 2) uczestniczenie w spisie i ustalenie na bieżąco, czy zespoły spisowe prawidłowo inwentaryzują składniki i ujmują je w arkuszach spisowych, 3) udzielanie niezbędnych informacji zespołom spisowym, 4) złożenie oświadczenia przed rozpoczęciem i na zakończenie inwentaryzacji, 5) złożenie oświadczenia dotyczącego stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, a także zaproponowanie ich rozliczenia. § 6 Inwentaryzacja właściwa 1. Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki majątku składa oświadczenie. Celem uzyskania takiego oświadczenia jest posiadanie przez komisję inwentaryzacyjną dowodu wypełnienia obowiązków przedspisowych przez osoby materialnie odpowiedzialne oraz ujawnienie ewentualnych uwag pracowników opiekujących się mieniem o sposobie zabezpieczenia tego mienia przed dostępem osób niepowołanych oraz zniszczeniem. Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej ma charakter porządkowy, ponieważ odpowiedzialność ta powinna wynikać z umów o pracę bądź z umów o odpowiedzialności materialnej zawartej z pracownikami. 2. Zespoły spisowe powinny być wyposażone w arkusze spisowe, które są podstawą późniejszego rozliczenia spisu. Arkusze spisowe stanowią druki podlegające ścisłej kontroli. Ścisła ewidencja wydanych – zarówno wypełnionych, jak i pustych – arkuszy spisowych ma za zadanie uniemożliwić pominięcie w rozliczeniu inwentaryzacji wypełnionych arkuszy bądź też późniejsze (pospisowe) uzupełnianie wierszy o ewentualne nieujęte podczas spisu z natury składniki majątku. 3. Wydający arkusze spisowe (główny księgowy) powinien prowadzić ewidencję wszystkich wydanych i zwróconych arkuszy. Wydawanie arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej następuje za pokwitowaniem. 4. Arkusze spisowe dokumentują wyniki przeprowadzonego spisu z natury. Są to druki ścisłego zarachowania, stąd: 1) wydawane są spisującym za pokwitowaniem, 2) osoby, którym je wydano, muszą się z nich rozliczyć po zakończeniu spisu, 3) są oznaczone pieczęcią firmową, kolejno ponumerowane, aby uniemożliwić ich podmianę. Na arkuszach spisowych ujmuje się wyniki przeprowadzonego spisu oddzielnie dla: 1) środków trwałych, 2) pozostałych środków trwałych, 3) materiałów. Celowe jest również ujmowanie na arkuszach składników majątku w przekroju poszczególnych miejsc składowania oraz zakresu odpowiedzialności materialnej poszczególnych osób materialnie odpowiedzialnych, co ułatwi rozliczenie inwentaryzacji. 5. Arkusz spisu z natury obejmuje zapisy, które dokonywane są: 1) przed rozpoczęciem spisu – wypełnia się wówczas następujące pola arkuszy spisowych: a) nazwa jednostki (pieczątka lub zapis słowny), b) nazwa (określenie) objętego inwentaryzacją pola spisowego – magazynu, pomieszczenia itp., c) przedmiot spisu, tj. rodzaj spisywanego majątku, np. materiały, bez przywoływania konkretnej nazwy własnej składnika majątkowego, d) rodzaj spisu, np. roczny, zdawczo-odbiorczy, e) imiona i nazwiska osób biorących udział w spisie, f) czas spisu – podanie daty oraz planowanego czasu przeprowadzenia spisu; 2) w trakcie spisu wpisuje się: a) kolejne numery stron i pozycji zinwentaryzowanych, b) określenie konkretnego składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym go (indeks, numer inwentarzowy), c) jednostkę miary, d) ilość ustaloną z natury, e) ewentualne uwagi dotyczące danego składnika majątkowego, np. związane z całkowitą lub częściową utratą przydatności gospodarczej; 3) po zakończeniu spisu wypełnia się pola dotyczące ogólnej liczby pozycji zapisów, formułując następujące stwierdzenie: „Spis zakończono na pozycji ..........” – dane te wpisuje się na ostatnim arkuszu; wykreśla się puste pozycje z arkuszy spisowych; po wypełnieniu pól arkusza członkowie komisji inwentaryzacyjnej, a także osoby materialnie odpowiedzialne, składają swoje podpisy w miejscach do tego przewidzianych. 6. Arkusze spisowe wypełnia się przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał służy do opracowania wyników spisu po jego zakończeniu, kopie przechowuje się na wypadek zagubienia lub zniszczenia oryginału. 7. Arkusze spisowe powinny być wypełniane przez osoby o czytelnym piśmie, niebudzącym wątpliwości przy interpretacji zapisów zamieszczonych w arkuszach. 8. Formularze wypełnia się trwałym zapisem, tj. długopisem, piórem lub ołówkiem kopiowym. Błędne zapisy mogą podlegać korekcie na dwa sposoby: 1) pierwszy – należy skreślić błędną część w sposób pozwalający ją odczytać i wpisać w tym samym wierszu właściwą treść; dokonane poprawki powinny być zaparafowane, 2) drugi – cały błędnie wypełniony wiersz należy skreślić, zachowując jego czytelność, zaparafować i opatrzyć adnotacją w rubryce „Uwagi” – „skreślono”, a właściwy zapis powtórzyć w następnym wierszu; wiersza skreślonego nie uwzględnia się w numeracji zapisów w arkuszu. § 7 Zakończenie spisu 1. Czynności kończące spis: 1) uzyskanie oświadczenia końcowego od osób materialnie odpowiedzialnych, które powinno zawierać stwierdzenie o tym, że wszystkie składniki, za które osoby materialnie odpowiedzialne ponoszą odpowiedzialność, zostały objęte spisem z natury przeprowadzonym w ich obecności, a wyniki spisu zostały kompletnie ujęte w arkuszach spisowych; oświadczenie kończy się formułą o braku uwag lub ewentualnych wyspecyfikowanych uwagach co do przebiegu spisu z natury oraz sposobu pracy zespołu spisowego, 2) uzupełnienie i podpisanie arkuszy spisowych – wszystkie arkusze po wypełnieniu powinny zostać przekazane przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub innej osobie przez niego wskazanej w celu bieżącej kontroli ich kompletności oraz formalnej prawidłowości; przegląd arkuszy ma na celu kontrolę, czy: a) arkusze są wypełnione w sposób czytelny i jednoznaczny, b) wszystkie arkusze są kolejno ponumerowane z oznaczeniem arkusza ostatniego i numeru pozycji, na której zakończono spis, c) arkusze zawierają wszystkie niezbędne podpisy osób biorących udział w spisie, d) nie pozostawiono na arkuszach niewypełnionych rubryk, e) wszelkie poprawki są dokonane w sposób czytelny oraz parafowane przez przeprowadzającego korektę; 3) sporządzenie protokołu dotyczącego stwierdzenia istnienia oraz stopnia deprecjacji niepełnowartościowych składników majątku, 4) przygotowanie sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji; końcowe sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji komisja spisowa sporządza w terminie określonym przez kierownika jednostki w zarządzeniu o inwentaryzacji; sprawozdanie powinno zawierać: a) dane porządkowe określające datę i przedmiot spisu z natury, b) nazwiska osób wchodzących w skład komisji inwentaryzacyjnej, c) uwagi dotyczące przygotowania pól spisowych do spisu z natury, d) uwagi dotyczące przebiegu spisu z natury, e) informacje o sposobie zabezpieczania mienia przed kradzieżą bądź obniżeniem stopnia ich przydatności, f) rozliczenie pobranych arkuszy spisowych z określeniem liczby pobranych arkuszy oraz sposobu ich wykorzystania, g) pozostałe uwagi i wnioski; 5) przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej. 2. Komisja inwetaryzacyjna zobowiązana jest skompletować dokumentację spisu z natury, w skład której wchodzą: 1) uzyskane oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych: przedspisowe i pospisowe, 2) wypełnione arkusze spisowe wraz z materiałami uzupełniającymi, 3) protokół istnienia oraz stopnia deprecjacji niepełnowartościowych składników majątku, 4) sprawozdanie komisji spisowej z przeprowadzonej inwentaryzacji. Kompletną dokumentację inwentaryzacyjną komisja przekazuje osobie odpowiedzialnej za rozliczenie inwentaryzacji w terminie przewidzianym w zarządzeniu o inwentaryzacji. § 8 Ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych 1. Zgodnie z art. 27 Ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. 2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. 3. Ustalony stan rzeczywisty na arkuszach spisowych podlega porównaniu z zapisami zawartymi w księgach rachunkowych. W tym celu na arkuszach spisu z natury należy dokonać wyceny składników objętych spisem poprzez naniesienie cen oraz wyliczenie wartości. Czynności te wykonuje komisja inwentaryzacyjna. 4. W przypadku pełnej zgodności spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych główny księgowy odnotowuje fakt pełnej zgodności na arkuszu spisu oraz składa podpis. 5. W przypadku stwierdzenia różnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych komórka finansowo-księgowa sporządza zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, podając: stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numeru inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całość dokumentacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 6. W rachunkowości wyodrębnia się następujące różnice inwentaryzacyjne: 1) ilościowo-wartościowe lub ilościowe, 2) pozorne, 3) w granicach norm ubytków, 4) zawinione, niezawinione. 7. Różnice inwentaryzacyjne mogą stanowić: 1) niedobór, jeżeli stan rzeczywisty ustalony na podstawie spisu z natury jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, 2) nadwyżkę, jeżeli stan rzeczywisty ustalony na podstawie spisu z natury jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. 8. Komisja inwetaryzacyjna wyjaśnia w uzgodnieniu z osobami materialnie odpowiedzialnymi przyczyny różnic, formułuje ostateczne wnioski co do ich charakteru oraz co do sposobu ich rozliczenia, sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji. Niedobory lub nadwyżki pozorne rozlicza się, korygując zapisy księgowe zapasów składników majątku objętych inwentaryzacją na podstawie dowodów bezspornych uzasadniających tę korektę. Niedobory rzeczowych składników majątku objętych ewidencją ilościowo-wartościową mogą być kompensowane nadwyżkami tych składników. Kompensata może dotyczyć składników rzeczowego majątku obrotowego o podobnych cechach powierzonego jednej osobie materialnie odpowiedzialnej, gdy różnice zostały stwierdzone w czasie tego samego spisu. Zasadą jest, że kompensuje się mniejszą ilość i po niższej cenie, a pozostałe po kompensacie różnice podlegają dalszemu rozliczeniu. 9. W przypadku powstania zawinionych niedoborów kierownik jednostki obciąża materialnie osoby winne niedoborów (rzeczowe składniki majątku stanowiące niedobór wycenia się według cen rynkowych). 10. Niezawinione nadwyżki inwentaryzacyjne przyjmuje się do ksiąg inwentarzowych. Ujawnione nadwyżki wycenia się dla celów księgowych poprzez ustalenie wartości na podstawie cen rynkowych (takich samych lub podobnych składników). W oparciu o ww. protokół dyrektor szkoły podejmuje decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, parafuje ją swoim podpisem i przekazuje do głównego księgowego. Główny księgowy ewidencjonuje w księgach rachunkowych i inwentarzowych dane wynikające z decyzji dyrektora szkoły. 11. Spisu pozostałych środków trwałych podlegających tylko ilościowej ewidencji dokonuje się poprzez stwierdzenie zgodności lub niezgodności stanu faktycznego ze spisem inwentarzowym. Niezgodności wyjaśnia komisja inwentaryzacyjna z osobami materialnie odpowiedzialnymi. 12. Decyzję ostateczną w sprawie różnic podejmuje dyrektor. Rozdział 4 Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów § 9 Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald 1. Inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz należności przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku. 2. Poprzez uzgodnienie z bankami i kontrahentami sald aktywów (należności) i niektórych pasywów inwentaryzuje się: 1) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych – na koniec roku bank wysyła posiadaczowi rachunku zawiadomienie o stanie rachunku; o stwierdzonych błędach należy niezwłocznie powiadomić bank; błędy rejestruje się, do czasu sprostowania, na koncie „pozostałe rachunki”; wyksięgowanie powstałej różnicy następuje na podstawie noty memoriałowej wystawionej przez bank, 2) należności od odbiorców i innych kontrahentów z wyłączeniem: należności spornych i wątpliwych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (w tym własnych pracowników), a także należności publicznoprawnych. 3. Inwentaryzacja należności polega na wysyłaniu zawiadomienia o figurującym w księgach rachunkowych jednostki saldzie z podaniem specyfikacji dokumentu, z którego saldo wynika. 4. Zawiadomienie wysyła się w dwóch egzemplarzach, z których jeden powinien potwierdzony wrócić do wierzyciela. § 10 Inwentaryzacja w drodze weryfikacji 1. Ten sposób inwentaryzacji obejmuje wszystkie te aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub wzajemnego uzgodnienia i potwierdzenia na piśmie ich stanu księgowego. Należy do nich zaliczyć: 1) wartości niematerialne i prawne – weryfikacja powinna być przeprowadzona pod kątem definicji wartości niematerialnych i prawnych, aktualnie wynikającej z Ustawy o rachunkowości oraz kompletności zapisów, 2) czynne i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów – ich inwentaryzacja polega na sprawdzaniu realności stanu czynnych i biernych rozliczeń kosztów na podstawie zapisów na koncie „rozliczenia międzyokresowe kosztów”: a) saldo debetowe (rozliczenia czynne) – konfrontuje się wielkość kosztów zakwalifikowanych do rozliczenia na przyszłe okresy z dokumentacją tych kosztów oraz sprawdza się przestrzeganie zasady współmierności kosztów z przychodami, b) saldo kredytowe (rozliczenia bierne) – sprawdza się zasadność zarachowania w koszty bieżącego okresu odpowiednich kwot; 3) należności sporne, należności wątpliwe, należności i zobowiązania wobec pracowników oraz wynikające z rozrachunków publicznoprawnych – porównuje się dokumenty źródłowe z zapisami księgowymi, 4) grunty i trudno dostępne oglądowi środki trwałe, 5) fundusze – należy poddać weryfikacji poprawność zwiększeń lub zmniejszeń. 2. Inwentaryzację w drodze uzgodnienia i weryfikację przeprowadza główny księgowy przez porównanie danych wynikających z ksiąg z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. 3. Wyniki tej inwentaryzacji muszą być potwierdzone na piśmie w formie protokołów podpisanych przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji, akceptowanych przez kierownika jednostki. 4. Jeśli w toku inwentaryzacji ustalone zostaną różnice bądź błędy, powinny one zostać wyjaśnione i na podstawie decyzji kierownika jednostki skorygowane. 5. Na dzień bilansowy nie może być składników aktywów i pasywów niepoddanych inwentaryzacji. Jeśli składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały zinwentaryzowane tymi metodami, muszą podlegać inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją. § 11 Pełną dokumentację inwentaryzacyjną należy przechowywać przez 10 lat.