Dyrektor szkoły i skuteczne planowanie pracy, czyli jak gospodarować czasem

Opracowała: Mariola Ejzenchart-Wojkiewicz, psycholog szkolny

Jakże często w odpowiedzi na propozycję wyjścia do teatru czy do znajomych słyszymy narzekania w rodzaju „nie mam na to czasu”. Podobnie dzieje się w sytuacjach zawodowych „Nie mam czasu na pisanie konspektów lekcji”, czy też: „Nie mam czasu na dodatkowe spotkania z rodzicami”. Na co dzień obserwujemy jednak, że inni mają na to czas. Dlaczego więc tak się dzieje? Czy przyjmujemy na siebie zbyt wiele obowiązków, czy też nie potrafimy odpowiednio gospodarować swoim czasem?

Gospodarowanie czasem nie polega na zwiększeniu aktywności, ale na podejmowaniu odpowiednich decyzji, co do spożytkowania dostępnego czasu pracy. Zarządzanie czasem ma na celu lepsze jego wykorzystanie, a przez to podniesienie skuteczności działania. Aby tego dokonać, należy w pierwszej kolejności poznać samego siebie. Przydatna może okazać się tu reguła „PPP”:

• predyspozycje (angażowanie się we właściwe działania ze względu na własne możliwości psychofizyczne),
• preferencje (zgodność wyznaczanych celów z wyznawaną hierarchią wartości, ponieważ tylko wówczas, gdy jesteśmy w zgodzie z nimi, możemy funkcjonować optymalnie),
• przyzwyczajenia (istotne jest tu zwłaszcza eliminowanie własnych złych nawyków związanych z marnotrawieniem czasu).

Poddając analizie swoje działania pod kątem tejże reguły, możemy zwiększyć własne umiejętności zarządzania czasem, a raczej zarządzania sobą, swoją efektywnością. Oznacza to panowanie nad własnym czasem i własną pracą, czyli niedopuszczenie do tego, by to praca przejęła kontrolę nad nami. Aby wzmocnić swoją umiejętność gospodarowania czasem, w niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej kwestii marnowania czasu oraz przeanalizujemy metody organizacji czasu usprawniające zarządzanie czasem pracy.

Zły nawyk – marnowanie czasu

Niektóre z naszych przyzwyczajeń skutecznie utrudniają nam osiągnięcie celu i jednocześnie marnotrawią nasze cenne chwile. Już sama umiejętność ich rozpoznawania jest pierwszym krokiem ku pożądanej zmianie. Do złych nawyków związanych z zarządzaniem czasem w życiu zawodowym należą:

• odkładanie zajęć na później (zwłaszcza zadań trudnych lub nieprzyjemnych),
• nieprzemyślane przerwy,
• nadmierna biurokracja,
• perfekcjonizm,
• uzależnienie od sprzętu technicznego,
• zabieranie niedokończonej pracy do domu.

W szczegółowym określeniu problemów związanych z nieefektywnym wykorzystaniem czasu może okazać się pomocną podana poniżej lista typowych „pożeraczy czasu”. Pozwoli ona na zidentyfikowanie najczęstszych i najgroźniejszych pożeraczy czasu. Proszę prześledzić poniższą listę trzydziestu najbardziej znaczących „pożeraczy” czasu i wytypować pięć, które sprawiają Państwu najwięcej problemów:

1. Mgliste cele
2. Brak priorytetów
3. Próba wykonania wszystkiego naraz
4. Niedostateczna znajomość zdań i czynności
5. Niewłaściwy rozkład dnia
6. Osobista dezorganizacja – „zawalone biurko”
7. Zbyt dużo papierkowej roboty, czytania
8. Niewłaściwy system segregowania materiałów (dokumentów)
9. Poszukiwanie potrzebnych notatek
10. Brak motywacji, obojętny stosunek do pracy
11. Brak koordynacji w wykonywaniu zadań
12. Przerwy na nieplanowane rozmowy telefoniczne
13. Niezapowiedziani goście
14. Nieumiejętność mówienia „nie”
15. Niepełne, spóźnione informacje
16. Brak samodyscypliny
17. Niedoprowadzanie spraw do końca
18. Odwracanie uwagi, hałas