STAN PRAWNY NA 21 GRUDNIA 2021 Przekazywanie danych do systemu informacji oświatowej Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.), • Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 510 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2019 r. poz. 1663). Centralny zbiór danych, czyli bazę danych Systemu Informacji Oświatowej (SIO), prowadzi minister właściwy ds. oświaty i wychowania. Składa się na nią kilka zbiorów danych, w tym: • zbiór danych o szkołach i placówkach oświatowych oraz ich zespołach – Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, • zbiory innych niż objęte RSPO danych o szkołach i placówkach oświatowych, • zbiory danych o innych jednostkach wykonujących zadania z zakresu oświaty, • zbiory danych o uczniach, • zbiory danych o nauczycielach. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświato-wej w SIO gromadzone są i przetwarzane dane dotyczące publicznych i niepublicznych przedszkoli, szkół i placówek oraz innych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, zwanych dalej „szkołami i placówkami oświatowymi”. W każdym przypadku, gdy Ustawa posługuje się pojęciem „szkoła i placówka oświatowa”, rozumieć przez to należy również publiczne i niepubliczne przedszkola. Wyja-śnienie to jest niezbędne dla interpretacji przepisów Ustawy, w szczególności zaś ustalenia, które z nich mają zastosowanie do przedszkoli. Zbiór danych o nauczycielach Według art. 47 Ustawy o systemie informacji oświatowej przedszkole przekazuje do SIO dane identyfikacyjne i dziedzinowe nauczyciela. Dane identyfikacyjne obejmują imię, nazwisko i numer PESEL, a w przypadku nauczyciela nieposiadającego numeru PESEL – imię (imiona), nazwisko, płeć, datę urodzenia, serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzają-cego tożsamość oraz kraj pochodzenia. Natomiast dane dziedzinowe (art. 29 Ustawy), zwią-zane ze stosunkiem pracy i awansem zawodowym, obejmują: • wykształcenie, • przygotowanie pedagogiczne, • posiadane kwalifikacje do nauczania, • staż pracy, w tym staż pracy pedagogicznej, • formę i wymiar zatrudnienia, • zajmowane stanowiska i sprawowane funkcje, • rodzaje i wymiar prowadzonych zajęć lub innych wykonywanych obowiązków, • przyczyny nieprowadzenia zajęć, • stopień awansu zawodowego oraz dane dotyczące uzyskania kolejnego stopnia awan-su zawodowego, • dane o wysokości wynagrodzenia, z wyszczególnieniem jego składników i ich wyso-kości, w tym składników nieperiodycznych, • datę nawiązania stosunku pracy oraz datę rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pra-cy, a w przypadku przeniesienia nauczyciela na inne stanowisko lub do innej jednostki na podstawie art. 18 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela – także datę przeniesienia, • informację o otrzymanej ocenie pracy. Chcąc ustalić dokładny zakres przekazywanych danych, należy odnieść się do Rozporządzenia MEN z dnia 28 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej, np. do regulacji § 21, w myśl którego dane dziedzinowe dotyczące wykształcenia nauczycieli obejmują: • tytuł naukowy lub stopień naukowy, • dyplom ukończenia studiów: pierwszego stopnia, drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich, • dyplom ukończenia kolegium nauczycielskiego lub nauczycielskiego kolegium języków obcych, • dyplom ukończenia studium nauczycielskiego, • dyplom ukończenia studium wychowania przedszkolnego, • dyplom ukończenia pedagogicznego studium technicznego, • dyplom ukończenia studium nauczania początkowego, • uzyskanie zaliczenia wszystkich przedmiotów i praktyk przewidzianych w programie studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich, • dokument potwierdzający ukończenie wyższego seminarium duchownego do 31 grud-nia 1989 r., • świadectwo dojrzałości liceum pedagogicznego, • świadectwo dojrzałości, • świadectwo dojrzałości i dyplom policealnego studium bibliotekarskiego lub pomatu-ralnego studium bibliotekarskiego, • świadectwo dojrzałości liceum bibliotekarskiego, • dyplom mistrza w zawodzie, • dyplom ukończenia kolegium teologicznego. Nadmienić należy, że przedszkole przekazuje również (art. 43 Ustawy) dane związane z uzyskaniem przez nauczyciela stopnia awansu zawodowego. Zbiór danych o uczniach Zgodnie z art. 42 Ustawy do zbioru danych o uczniach przekazuje się: • dane identyfikacyjne i dziedzinowe w związku z wczesnym wspomaganiem rozwoju, zajęciami rewalidacyjno-wychowawczymi oraz kształceniem specjalnym, • dane w związku z objęciem ucznia wychowaniem przedszkolnym. Dane dziedzinowe ucznia w związku z wczesnym wspomaganiem rozwoju, zajęciami rewali-dacyjno-wychowawczymi oraz kształceniem specjalnym obejmują numer, datę wydania, datę przedłożenia w przedszkolu opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenia o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, orzeczenia o potrzebie kształcenia specjal-nego i datę zakończenia realizacji wczesnego wspomagania rozwoju, zajęć rewalidacyjno-wychowawczych i kształcenia specjalnego zorganizowanego na podstawie odpowiednio opinii lub orzeczenia oraz informację o rodzaju niepełnosprawności, a w przypadku niepełno-sprawności sprzężonych – współwystępujących niepełnosprawności, niedostosowaniu spo-łecznym lub zagrożeniu niedostosowaniem społecznym (art. 12 Ustawy). Dane te przedszkole przekazuje po przedłożeniu przez rodziców ucznia opinii lub orzeczenia oraz po pozytywnej weryfikacji ww. danych z danymi dziedzinowymi, o których mowa w art. 8 pkt 2 lit. e Ustawy, obejmującymi numer i datę wydania opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenia o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, wraz z informacją, czy opinia lub orzeczenie zostały wydane dziecku do trzeciego roku życia, dziecku w wieku od trzech do siedmiu lat, w tym objętemu rocznym obowiązkowym przygotowaniem przedszkolnym, oraz uczniowi, we-dług typu szkoły i klasy, do której uczeń uczęszcza, oraz informacją o rodzaju niepełnosprawności, a w przypadku niepełnosprawności sprzężonych – współwystępujących niepełnosprawności, niedostosowaniu społecznym lub zagrożeniu niedostosowaniem społecznym. Przekazywane przez przedszkole do SIO dane identyfikacyjne ucznia zgodnie z art. 11 Usta-wy obejmują imię, nazwisko i numer PESEL, a w przypadku ucznia nieposiadającego numeru PESEL – imię (imiona), nazwisko, płeć, datę urodzenia, serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz – jeżeli uczeń nie jest obywatelem polskim – kraj pochodzenia i dane dotyczące jego statusu, w szczególności, czy jest to: • obywatel państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Euro-pejskiego Stowarzyszenia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej albo członek rodziny takiej osoby posiadający prawo pobytu lub prawo stałego pobytu, • osoba pochodzenia polskiego w rozumieniu przepisów o repatriacji, • osoba, której udzielono zezwolenia na pobyt stały na terytorium Rzeczypospolitej Pol-skiej, • osoba posiadająca ważną Kartę Polaka, • osoba, której nadano status uchodźcy, albo członek rodziny takiej osoby, • osoba posiadająca zgodę na pobyt tolerowany, • osoba, której udzielono zgody na pobyt ze względów humanitarnych, albo członek ro-dziny takiej osoby. Dane dziedzinowe związane z uczęszczaniem ucznia do przedszkola, oddziału przedszkolne-go zorganizowanego w szkole podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego obejmują (art. 13 Ustawy): • miejsce zamieszkania ucznia, • spełnianie obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, • indywidualne spełnianie obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, • spełnianie obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem, oddziałem przedszkolnym zorganizowanym w szkole podstawowej albo inną formą wychowania przedszkolnego, • korzystanie z nauczania, wychowania i opieki w wymiarze wyższym niż ustalony przez organ prowadzący czas, w którym przedszkole zapewnia bezpłatne nauczanie, wychowanie i opiekę, • rodzaj oddziału, do którego uczeń uczęszcza: ogólnodostępny, integracyjny albo spe-cjalny, • informację, jakiego języka obcego uczeń się uczy, • uczestniczenie w nauce języka mniejszości narodowej, etnicznej lub języka regional-nego, z określeniem nazwy tego języka, • korzystanie z bezpłatnego transportu lub zwrotu kosztów przejazdu ucznia i opiekuna, • wypadki, którym uległ uczeń, będąc pod opieką przedszkola, szkoły podstawowej, w której zorganizowano oddział przedszkolny, lub innej formy wychowania przed-szkolnego, z określeniem rodzaju wypadku, miejsca, w którym zdarzył się wypadek, rodzaju zajęć, w czasie których wypadek miał miejsce, oraz przyczyny wypadku, • datę rozpoczęcia i datę zakończenia uczęszczania do przedszkola, oddziału przed-szkolnego zorganizowanego w szkole podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego. Dane identyfikacyjne ucznia podlegają weryfikacji z jego danymi osobowymi zawartymi w rejestrze PESEL. W przypadku pozytywnej weryfikacji do zbioru danych przekazywane jest drugie imię (imiona), płeć, data i miejsce urodzenia oraz obywatelstwo ucznia. W przy-padku weryfikacji negatywnej generowana jest informacja na ten temat. Przedszkole wówczas zobowiązane jest wyjaśnić niezwłocznie stan faktyczny dotyczący niezgodności danych. W tym celu placówka – na podstawie posiadanej dokumentacji – przekazuje kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania ucznia informację o braku pozytywnej weryfikacji danych ucznia, kierownik urzędu natomiast – w myśl art. 11 Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności – dokonuje sprawdzenia danych za-wartych w rejestrze PESEL. W informacji przekazywanej do kierownika urzędu stanu cywilnego przedszkole podaje: • imię i nazwisko ucznia, • numer PESEL ucznia, • datę i miejsce urodzenia ucznia, • adres miejsca zamieszkania ucznia oraz adresy zamieszkania rodziców ucznia, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia, • imiona i nazwiska rodziców ucznia, • podstawę prawną przekazania informacji, czyli art. 11 Ustawy o ewidencji ludności. Urząd stanu cywilnego dokonuje sprawdzenia danych zawartych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców, w szczególności w oparciu o posiadane dokumenty i ustalenia stanu faktycznego. W przypadku stwierdzenia niezgodności usuwa ją przez sprostowanie da-nych nieprawidłowych lub ich uzupełnienie. Kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia o sposobie załatwienia sprawy, a przedszkole ponownie przekazuje dane do SIO niezwłocznie po wyjaśnieniu. Upoważnienia Według art. 68 ust. 1 pkt 1 Ustawy o systemie informacji oświatowej do dostępu do bazy da-nych SIO upoważniony jest dyrektor przedszkola w zakresie przekazywania do bazy danych identyfikacyjnych i dziedzinowych, ich pozyskiwania z bazy oraz pozyskiwania danych z rejestru PESEL za pośrednictwem SIO. Na podstawie ust. 2 pkt 1 tej regulacji dyrektor mo-że upoważnić pracownika przedszkola lub kilku pracowników do dostępu do bazy danych SIO, przy czym upoważnienie takie udziela się na czas określony, nie dłuższy niż pięć lat, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Aktualizacja i zestawienie roczne Zgodnie z art. 30 Ustawy o systemie informacji oświatowej podmiot zobowiązany do przeka-zywania danych do zbioru danych szkoły lub placówki oświatowej, zbioru danych jednostki, zbioru danych nauczyciela i zbioru danych ucznia przekazuje dane do SIO w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana w stanie faktycznym. Zestawienia rocznego dokonuje się na podstawie art. 50 Ustawy według stanu na 30 września. Obejmuje ono dane dotyczące liczby uczniów i liczby etatów nauczycieli, niezbędne do do-konania podziału części oświatowej subwencji ogólnej między poszczególne jednostki samo-rządu terytorialnego. Zestawienie przekazuje się jednostce samorządu terytorialnego, która w terminie 30 dni od dnia ich udostępnienia w bazie danych SIO, potwierdza prawdziwość danych zawartych w zestawieniu. W celu potwierdzenia ich prawdziwości porównuje się je z danymi, którymi dysponuje jednostka samorządu terytorialnego lub minister prowadzący szkoły i placówki oświatowe, w szczególności z danymi posiadanymi w związku ze sprawo-waniem nadzoru nad działalnością prowadzonej szkoły lub placówki oświatowej w zakresie spraw finansowych i administracyjnych oraz w związku z udzielaniem i rozliczaniem przez jednostkę samorządu terytorialnego dotacji dla publicznych szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego lub osoby fizyczne oraz dla niepublicznych szkół i placówek oświatowych. Stosownie do art. 50 ust. 5 Ustawy, jeżeli jednostka samorządu terytorialnego stwierdzi nie-prawdziwość danych przekazanych do SIO przez przedszkole lub poweźmie wątpliwość co do prawdziwości tych danych, niezwłocznie przekazuje informację o tym do SIO oraz powia-damia przedszkole o konieczności sprawdzenia przekazanych danych. W takim przypadku zadaniem dyrektora jest potwierdzić prawdziwość danych w SIO oraz poinformować o tym gminę. Jeśli dane faktycznie okażą się nieprawdziwe, przedszkole dokonuje ich modyfikacji, przekazując prawidłowe dane do SIO, oraz informuje o tym gminę. Ważne terminy Terminy przekazywania danych do SIO określa Rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej w § 6 i nast., zgodnie z którymi do 10 stycznia każdego roku kalendarzowego przekazuje się, według stanu za poprzedni rok kalendarzowy: • dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia, z wyszczególnieniem jego składników i ich wysokości, w tym składników nieperiodycznych, oraz dodatków i ich wysokości, • dane dziedzinowe o wysokości przeciętnego wynagrodzenia nauczyciela przypadają-cego na jeden etat, • dane dziedzinowe dotyczące kosztów wynagrodzeń pracowników niebędących nau-czycielami, • dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia osób wykonujących zadania nauczy-ciela na podstawie umowy cywilnoprawnej, • dane dziedzinowe o wysokości przeciętnego wynagrodzenia nauczycieli mianowanych i dyplomowanych przypadającego na jeden etat, • dane dotyczące wydatków na prowadzenie publicznych przedszkoli prowadzonych przez osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego i osoby fizyczne oraz wydatków na prowadzenie niepublicznych przedszkoli. W terminie do 10 stycznia przekazuje się też do SIO, ale według stanu na koniec IV kwartału roku poprzedniego, m.in.: • dane dziedzinowe dotyczące pracowników niebędących nauczycielami, • dane dziedzinowe dotyczące wyposażenia przedszkola, • dane dziedzinowe dotyczące pomieszczeń.