STAN PRAWNY NA 13 GRUDNIA 2021 Inwentaryzacja w szkole Opracowały: Małgorzata Celuch, nauczycielka, przez kilka lat na stanowisku wicedyrektora szkoły; zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 342), • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 205 poz. 1283), • Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1479), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.). Odpowiedzialność kierownika jednostki dotyczy m.in. wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości oraz nadzoru (także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą). Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej – art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości. Natomiast jednym z obowiązków kierownika jednostki (tu: dyrektora szkoły) jest doprowadzenie do rozliczenia zarządzonego spisu. Zasady rachunkowości Ustawa o rachunkowości określa jedynie ogólne zasady dotyczące inwentaryzacji i rachunkowości. Bardzo wiele kwestii i zasad wymaga doprecyzowania wewnętrznym prawem jednostki. Wszelkie uregulowania i postanowienia powinny stanowić politykę rachunkowości dostosowaną do specyfiki oraz potrzeb jednostki, w której ma obowiązywać (art. 8 ust. 1 ww. Ustawy). Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy uwzględnić wszystkie istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki dane. Cele inwentaryzacji Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym, a także stanowi element systemu kontroli wewnętrznej (por. art. 4 ust. 3 ww. Ustawy). Główne cele przeprowadzania inwentaryzacji: • kontrola stopnia zgodności danych ewidencyjnych z rzeczywistymi, • ocena stanu oraz przydatności materiałów, środków i sprzętów podlegających inwentaryzacji, • ocena i konsekwencje wobec osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy inwentaryzowanego sprzętu, • rozliczenie ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, • ochrona majątku placówki. Ważne! Powierzanie pieczy nad wszelkimi elementami mienia szkolnego powinno się odbywać w formie pisemnej, za potwierdzeniem osoby przejmującej odpowiedzialność za dany sprzęt. Warto w takim powierzeniu zawrzeć informację o odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie, zniszczenie lub zagubienie. Sposoby inwentaryzacji i regulacje prawne Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji – art. 26 ust. 1 ww. Ustawy: • aktywów pieniężnych: o papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, o środków trwałych, o maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, o drogą: spisu ich ilości z natury,  wyceny tych ilości,  porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych,  wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic; • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki: o należności, w tym udzielonych pożyczek, o powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów, drogą:  otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,  wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic; • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe drogą: o porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, o weryfikacji wartości tych składników. Zapamiętaj! Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Terminy inwentaryzacji Inwentaryzację przeprowadza się: • na koniec każdego roku obrotowego – należy rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. Ustawy): o składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, o ustalenie stanu musi nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Warto wskazać w tym miejscu na Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych z dnia 9 października 2006 r. (DF/GKO--4900-63/80/RN-35/06/1894), zgodnie z którym przepis art. 26 ust. 3 pkt 1 Ustawy o rachunkowości, nakładający obowiązek rozpoczęcia inwentaryzacji nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończenia do 15 dni następnego roku, nie ma zastosowania do inwentaryzacji środków trwałych. Przepis taki w dużych jednostkach byłby praktycznie niewykonalny. • raz w ciągu dwóch lat: o zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową (art. 26 ust. 3 pkt 2 ww. Ustawy); • raz w ciągu czterech lat: o nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, o maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, o inne środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym (art. 26 ust. 3 pkt 3 ww. Ustawy). Informacje praktyczne Inwentaryzację przeprowadza się więc pod koniec roku obrotowego (pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku) oraz na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub na dzień zakończenia działalności. Zapamiętaj! To na dyrektorach szkół ciąży obowiązek zarządzenia inwentaryzacji. Dyrektor szkoły powinien zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych z takim wyprzedzeniem, by czynności inwentaryzacyjne zakończyły się do 15 stycznia danego roku kalendarzowego. Istotna jest tu data protokołu z inwentaryzacji. W praktyce zdarzało się, iż inwentaryzację w szkole zarządzał wójt (burmistrz, prezydent miasta). Powstaje wtedy pytanie, czy taki akt jest wiążący dla dyrektora szkoły. Podkreślić należy, że to dyrektor szkoły odpowiedzialny jest za przeprowadzenie inwentaryzacji w szkole i to on zobowiązany jest wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. To do dyrektora szkoły w zakresie inwentaryzacji należy m.in.: wydawanie wewnętrznych przepisów (np. instrukcji czy też zarządzeń), zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej, podejmowanie poleceń w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji. Zatem wydanie zarządzenia przez wójta gminy o przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych w szkole nie może być wiążące dla dyrektorów szkół. Pracownicy gminy (jako organu prowadzącego szkołę) nie mają podstaw prawnych do przeprowadzania inwentaryzacji w szkole. Dyrektor szkoły ma prawo odmówić zastosowania się do takiego zarządzenia. Istotną ważna kwestią związaną z inwentaryzacją w szkole jest to, by dyrektorzy dbali o uporządkowanie stanu prawnego majątku szkoły. Jednostka samorządu terytorialnego tworząc jednostki budżetowe (jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, np. szkoły), wyposaża je w mienie, oddając je w zarząd (art. 12 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych). Mienie oddane w zarząd ujmuje się w księgach rachunkowych zarządcy – § 2 pkt 5 Rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont (…). Inwentaryzację można przeprowadzić również np.: • podczas zmian personalnych na stanowisku dyrektora lub osoby, która przejęła częściową odpowiedzialność za rachunkowość – najczęściej kierownik administracyjny, • na żądanie osoby odpowiedzialnej za sprzęt lub pomieszczenie, np. pracownię szkolną, bibliotekę, • na żądanie właściwych organów zewnętrznych (np. policja, prokuratura, regionalnej izby obrachunkowej), • w sytuacji zdarzeń losowych (np. pożar, powódź). Zapamiętaj! Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji – art. 27 Ustawy o rachunkowości. Powodami tych różnic są najczęściej: zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów, np. przeterminowanie, zużycie, błędy i nadużycia popełnione przez pracowników w ewidencji księgowej, pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia. Ważne! Jeśli różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wynikają z pierwszej grupy przyczyn, należy dokonać kolejnych zakupów. Jeśli jednak wynikają z drugiej grupy przyczyn – poza dokonaniem wymiany czy zakupu sprzętu, powinno się także odnaleźć sprawcę błędów czy nadużyć i pociągnąć takiego pracownika do odpowiedzialności. Księgi rachunkowe Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się: • w sposób trwały, • bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować: • właściwe procedury, • środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: • datę dokonania operacji gospodarczej, • określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, • jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, • zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji (z pisemnymi objaśnieniami treści skrótów lub kodów), • kwotę i datę zapisu, • oznaczenie kont, których dotyczy. Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. Natomiast zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych – art. 23 Ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Uznaje się je za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Poza tym uważa się je za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Ponadto, uznaje się je za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności, gdy: • udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, • zapisy uporządkowane są chronologicznie, systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, • w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, • zapewniony jest dostęp do zbiorów danych, pozwalający – bez względu na stosowaną technikę – na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli: • pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa wyżej, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, • ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami, wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego, i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane – art. 24 Ustawy o rachunkowości. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się (art. 25 ust. 1 ww. Ustawy): • przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, • przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w art. 25 ust. 1 pkt 2 ww. Ustawy. Rodzaje dokumentacji Na etapie przygotowania inwentaryzacji: • instrukcja inwentaryzacyjna, • zarządzenia powołujące komisje inwentaryzacyjne, • zarządzenie dotyczące inwentaryzacji, • inne potrzebne dokumenty. Na etapie przeprowadzania inwentaryzacji: • formularze, karty spisów z natury, • dokumenty weryfikujące stan faktyczny z dotychczasowymi ewidencjami, • protokoły inwentaryzacyjne, • protokoły wyceny sprzętów niepełnowartościowych, • oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie. Na etapie ustaleń po inwentaryzacji: • zestawienia spisów z natury, • protokoły weryfikujące różnice inwentaryzacyjne, • zestawienia niedoborów i nadwyżek, • wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, • zestawienia wniosków, decyzji, poleceń służbowych. Ważne! Wpisów w księgach inwentarzowych nie wolno dokonywać ołówkiem, gdyż zapisy muszą być dokonywane w sposób trwały. Należy też przestrzegać zapisów instrukcji inwentaryzacyjnej Spis z natury Metoda spisu z natury to podstawowa, dowodowo niepodważalna i najczęściej stosowana metoda inwentaryzacji, która polega na bardzo dokładnym liczeniu, ważeniu, mierzeniu, sprawdzaniu stanu oraz spisywaniu elementów inwentaryzowanych. Drogą spisu z natury należy inwentaryzować: • wyposażenie z ewidencji ilościowo-wartościowej, • środki pieniężne, • akcje, obligacje, papiery wartościowe, • rzeczowe składniki majątku obrotowego, • środki trwałe dostępne oglądowi, • nieruchomości zaliczone do inwestycji, • maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, • stan magazynów. Inwentaryzacja środków pieniężnych Podczas inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie komisja inwentaryzacyjna powinna sprawdzić stan gotówki w kasie oraz przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad obrotu gotówkowego, takich jak: • prawidłowość przechowywania gotówki, • prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego, • przestrzeganie pogotowia kasowego (jeżeli jest ustalone), • prawidłowość zabezpieczenia środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i z kasy do banku, • prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie oraz ich ujęcia w raporcie kasowym, • prawidłowość prowadzenia raportów kasowych, • ustalenie, czy kasjer potwierdził na piśmie przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Należy pamiętać, że: • spis z natury powinien być przeprowadzony z udziałem osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie, • wszystkie pozycje arkusza powinny być wypełniane, • rodzaj i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji powinien zostać wyraźnie określony przed rozpoczęciem inwentaryzacji, • inwentaryzacja powinna przebiegać zgodnie z planem; plan inwentaryzacji należy sporządzić przed przystąpieniem komisji do inwentaryzacji, • każdy arkusz spisu musi być podpisany przez osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowany majątek, • błędne zapisy na arkuszach spisu mają być poprawiane w sposób określony w ww. Ustawie, • wydane do inwentaryzacji arkusze spisu muszą zostać zewidencjonowane w książce druków ścisłego zarachowania. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej Inwentaryzacji w szkole dokonuje komisja inwentaryzacyjna, a spisu z natury dokonują zespoły spisowe. Przepisy nie regulują zasad powoływania tych komisji i zespołów. Szczegółowe zasady ich powoływania, działania i zakresu obowiązków powinny być jednak doprecyzowane regulacjami wewnętrznymi w każdej szkole i zawarte w instrukcji inwentaryzacyjnej. Komisja inwentaryzacyjna w szkole powoływana jest na piśmie, w formie zarządzenia dyrektora szkoły. Zarządzenie powinno zawierać: • skład komisji, • funkcje członków komisji, • skład zespołów spisowych – jeśli są powoływane, • termin planowanej inwentaryzacji, • zakres inwentaryzacji, • metody: o pełna – ustalenie na dany moment stanu wszystkich aktywów i pasywów, o ciągła – sukcesywne ustalanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, o uproszczona – ustalanie stanu faktycznego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, np. pomiar, szacunek, porównania weryfikacyjne; • formy, • techniki spisu, • zobowiązania wobec członków komisji, • cele i zadania komisji inwentaryzacyjnej (nieobligatoryjnie). Skład komisji Przepisy prawa nie regulują kwestii składu komisji inwentaryzacyjnej. To dyrektor szkoły decyduje o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, w których skład wchodzą pracownicy. W skład komisji inwentaryzacyjnej powinny wchodzić co najmniej trzy osoby, w tym przewodniczący komisji, a także członkowie komisji. Możliwe jest powołanie w skład komisji inwentaryzacyjnej zastępcy przewodniczącego komisji oraz sekretarza. Powołując komisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe, należy wziąć pod uwagę zakres czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Ustalając skład zespołów spisowych, powinno się dobierać do nich pracowników mających rozeznanie w tematyce spisywanego sprzętu, np. podczas spisu przeprowadzanego w pracowni chemicznej członkiem zespołu powinien być nauczyciel chemii, który będzie potrafił potwierdzić prawidłowość spisu dotyczącego chemicznych substancji, odczynników itp. W skład komisji inwentaryzacyjnej nie powinni wchodzić niektórzy pracownicy, np.: główny księgowy, pracownicy księgowości, którzy prowadzą ewidencję składników majątkowych objętych spisem z natury i mają dokonywać wyceny i rozliczenia spisu z natury oraz są odpowiedzialni materialnie za inwentaryzowany majątek. Każdy członek komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołu spisowego powinien: • znać przepisy dotyczące inwentaryzacji, • znać zasady związane z przeprowadzaniem spisu z natury, • znać zasady dokumentowania inwentaryzacji, • wykazać się dokładnością, rzetelnością i uczciwością podczas wszystkich czynności związanych z pełnieniem obowiązków podczas trwania inwentaryzacji, • znać zasady postępowania w razie stwierdzenia nieprawidłowości, • mieć świadomość konsekwencji wynikających z własnej nierzetelności podczas prac związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji. Warto więc zdecydować się na przeszkolenie pracowników w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji. Możliwe jest również utworzenie stałej komisji inwentaryzacyjnej, która będzie zobowiązana do przeprowadzenia wszystkich inwentaryzacji zarządzanych w szkole, albo wskazanie w zakresach czynności kilku osób w szkole zadania polegającego na przeprowadzaniu inwentaryzacji i powoływanie tych osób w skład komisji inwentaryzacyjnych. Pozwoli to uniknąć błędów popełnianych przez osoby nieposiadające doświadczenia oraz niezbędnej wiedzy. Z praktyki szkolnej Dyrektor szkoły na długo przed planowaną inwentaryzacją powinien przemyśleć skład komisji inwentaryzacyjnej. Problem polega na tym, że wykonywanie czynności związanych z inwentaryzacją nie wchodzi w zakres 40 godzin pracy nauczyciela. Zakres czynności i obowiązków nauczyciela określa KN, a tam wśród zadań obowiązkowych nie są wymienione kwestie związane z rachunkowością szkoły. Nauczycielowi więc nie powinno się powierzać zadań w zakresie inwentaryzacji w ramach obowiązków służbowych bez jego zgody. Zadania związane z dokonaniem inwentaryzacji mogą być powierzane pracownikom niepedagogicznym. Wyznaczanie pracowników niepedagogicznych do składu komisji inwentaryzacyjnej lub zespołów spisowych nie wymaga zawierania z tymi pracownikami odrębnych umów do dokonania czynności z zakresu inwentaryzacji ani uzyskiwania zgód pracowników. Jednakże przy zatrudnianiu tych pracowników dobrze jest pamiętać o umieszczeniu w ich zakresie czynności zadań związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji. Zadania komisji i przewodniczącego Komisja inwentaryzacyjna odpowiedzialna jest za: • terminowe i prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, • prawidłowe wypełnienie dokumentacji, w tym arkuszy spisowych, • ustalenie różnic pomiędzy zapisami ewidencyjnymi a rzeczywistością, • zaproponowanie sposobu rozliczenia różnic, • dokonanie zestawienia wszystkich arkuszy, • sporządzenie protokołu ze spisu. Do głównych zadań przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: • czuwanie nad prawidłowym przebiegiem inwentaryzacji, • nadzorowanie prac komisji, • odpowiedzialność za arkusze inwentaryzacyjne: o przygotowanie arkuszy, o ich ponumerowanie, o wypełnienie, o rozliczenie. Inwentaryzacja w bibliotece Zasady funkcjonowania bibliotek szkolnych reguluje art. 104 Ustawy Prawo oświatowe. Zgodnie z tym przepisem organizacja biblioteki uwzględnia w szczególności zadania w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji księgozbioru biblioteki szkolnej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 27 ust. 6 Ustawy o bibliotekach. Zasady inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych określa Rozporządzenie w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych: • Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych to skontrum, • Częstotliwość przeprowadzania skontrum jest uzależniona od liczebności księgozbioru: o skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat, o w bibliotekach o innym systemie udostępniania, w których zbiory nie przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone co najmniej raz na 10 lat; skontrum można także przeprowadzać częściami w odniesieniu do części materiałów, o w bibliotekach o innym systemie udostępniania niż określony w ust. 1, w których zbiory przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, prowadzi się kontrolę materiałów w sposób ciągły; • Skontrum przeprowadza komisja skontrowa powołana przez dyrektora szkoły pisemnym zarządzeniem, • Wszystkie zasady dotyczące powoływania i prac komisji oraz liczby jej członków powinny być określone w polityce rachunkowości obowiązującej w danej placówce, • Skontrum księgozbiorów polega na: o porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym, o odnotowaniu i wyjaśnieniu różnic pomiędzy zapisami ewidencyjnymi a stanem rzeczywistym, o opisaniu braków, o sporządzeniu protokołu zawierającego spis braków i wnioski; • Skontrum może być przeprowadzane na podstawie: o zapisów w księgach inwentarzowych, o komputerowych baz danych, o rewersów, o kart czytelników, o kart książek. • Materiały nieodnalezione w czasie skontrum przeprowadzonego po raz pierwszy i niefigurujące w ewidencji uznaje się za braki względne, a przy ponownym skontrum – za braki bezwzględne, • Materiały uznane za braki bezwzględne wpisuje się do rejestru ubytków, • Jeżeli materiały uznane za braki bezwzględne i zarejestrowane jako ubytki zostaną odnalezione, należy je traktować jako nowe wpływy.