STAN PRAWNY NA 5 WRZEŚNIA 2025

Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym, a także stanowi element systemu kontroli wewnętrznej. Jak ją przeprowadzić we właściwy sposób?

Odpowiedzialność kierownika jednostki dotyczy m.in. wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości oraz nadzoru (także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą). Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej – art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości. Natomiast jednym z obowiązków  kierownika jednostki (tu: dyrektora szkoły) jest doprowadzenie do rozliczenia zarządzonego spisu.

Zasady rachunkowości

Ustawa  o  rachunkowości  określa  jedynie  ogólne  zasady  dotyczące  inwentaryzacji i rachunkowości. Bardzo wiele kwestii i zasad wymaga doprecyzowania wewnętrznym prawem jednostki. Wszelkie uregulowania i postanowienia powinny stanowić politykę rachunkowości dostosowaną do specyfiki oraz potrzeb jednostki, w której ma obowiązywać (art. 8 ust. 1 ww. Ustawy). Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy uwzględnić wszystkie istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki dane.

Cele inwentaryzacji

Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym, a także stanowi element systemu kontroli wewnętrznej (por. art. 4 ust. 3 ww. Ustawy).

Główne cele przeprowadzania inwentaryzacji:

• kontrola stopnia zgodności danych ewidencyjnych z rzeczywistymi,
• ocena stanu oraz przydatności materiałów, środków i sprzętów podlegających inwentaryzacji,
• ocena i konsekwencje wobec osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy inwentaryzowanego sprzętu,
• rozliczenie ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji,
• ochrona majątku placówki.

Ważne!
Powierzanie pieczy nad wszelkimi elementami mienia szkolnego powinno się odbywać w formie pisemnej, za potwierdzeniem osoby przejmującej odpowiedzialność za dany sprzęt. Warto w takim powierzeniu zawrzeć informację o odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie, zniszczenie lub zagubienie.

Sposoby inwentaryzacji i regulacje prawne

Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji – art. 26 ust. 1 ww. Ustawy:

• aktywów pieniężnych:
  • papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych,
  • środków trwałych,
  • maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
  • drogą:
    • spisu ich ilości z natury,
    • wyceny tych ilości,
    • porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych,
    • wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki:
  • należności, w tym udzielonych pożyczek,
  • powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów,
  • drogą:
    • otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,
    • wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
• środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe drogą:
  • porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,
  • weryfikacji wartości tych składników.

Ważne!
Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzację przeprowadza się:

• na koniec każdego roku obrotowego – należy rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. Ustawy):
  • składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych,
  • ustalenie stanu musi nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Warto wskazać w tym miejscu na Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych z dnia 9 października 2006 r. (DF/GKO-4900-63/80/RN-35/06/1894), zgodnie z którym przepis art. 26 ust. 3 pkt 1 Ustawy o rachunkowości, nakładający obowiązek rozpoczęcia inwentaryzacji nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończenia do 15 dni następnego roku, nie ma zastosowania do inwentaryzacji środków trwałych. Przepis taki w dużych jednostkach byłby praktycznie niewykonalny.

• raz w ciągu dwóch lat:
  • zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową (art. 26 ust. 3 pkt 2 ww. Ustawy);
• raz w ciągu czterech lat:
  • nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji,
  • maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
  • inne środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym (art. 26 ust. 3 pkt 3 ww. Ustawy).

Informacje praktyczne

Inwentaryzację przeprowadza się więc pod koniec roku  obrotowego (pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku) oraz na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub na dzień zakończenia działalności.

Ważne!
To na dyrektorach szkół ciąży obowiązek zarządzenia inwentaryzacji. Dyrektor szkoły powinien zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych z takim wyprzedzeniem, by czynności inwentaryzacyjne zakończyły się do 15 stycznia danego roku kalendarzowego. Istotna jest tu data protokołu z inwentaryzacji.

W praktyce zdarzało się, iż inwentaryzację w szkole zarządzał wójt (burmistrz, prezydent miasta). Powstaje wtedy pytanie, czy taki akt jest wiążący dla dyrektora szkoły. Podkreślić należy, że to dyrektor szkoły odpowiedzialny jest za przeprowadzenie inwentaryzacji w szkole i to on zobowiązany jest wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. To do dyrektora szkoły w zakresie inwentaryzacji należy m.in.: wydawanie wewnętrznych przepisów (np. instrukcji czy też zarządzeń), zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej, podejmowanie poleceń w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji. Zatem wydanie zarządzenia przez wójta gminy o przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych w szkole nie może być wiążące dla dyrektorów szkół. Pracownicy gminy (jako organu prowadzącego szkołę) nie mają podstaw prawnych do przeprowadzania inwentaryzacji w szkole. Dyrektor szkoły ma prawo odmówić zastosowania się do takiego zarządzenia.